La primera es la vencida: cómo organizar un evento

Por Jesse McDaniel

Para muchos profesionales de nuestra industria, la diferencia entre nuestras tareas diarias y nuestros deberes durante el evento puede ser un mundo aparte. Es posible que en las operaciones regulares usted administre los permisos de la ciudad y cree rutas, mientras que el gran día en sí puede llamarlo a trabajar con voluntarios, asociarse con proveedores, colocar carteles o supervisar la carpa de registro. Todos desempeñamos muchos papeles diferentes y, en particular, cuando trabajas en una serie de eventos que se llevan a cabo en diferentes ciudades del país al mismo tiempo, puede llegar un momento en el que te pidan que afrontes tu papel más importante hasta el momento: un líder del evento

Durante mi permanencia en Event 360 tuve que gestionar varios puestos mientras trabajaba en eventos. Los detalles de seguridad, el inventario de regalos, la coordinación de talentos y otras responsabilidades habían aparecido en mi lista de tareas pendientes del día del evento en un momento u otro. Pero, si soy honesto, cuando me llamaron para liderar el evento, me detuve en seco. ¡Estaba nervioso! Hay un gran salto entre ser responsable de una pieza de tu rompecabezas y querer ver los cien segmentos que pintan el cuadro completo. Entonces, si eres como yo, sigue leyendo para conocer los cinco consejos que me ayudaron a vencer mi síndrome del impostor y navegar en un barco por aguas inexploradas.

Lea la información de fondo. Es probable que su organización tenga una cantidad decente de recursos para ayudarlo a aclimatarse a su nuevo rol. Sí, ciertas cosas requieren aplicación práctica pero, mientras tanto, aprovecha lo teórico. Pasé horas estudiando un libro de eventos que cubría todo, desde nuestro plan de respuesta a emergencias (DEBE leerse) y el cronograma general hasta contactos con proveedores y circunstancias especiales. Este manual comenzó como una herramienta invaluable pero rápidamente se convirtió en un texto sagrado que no abandonó mi lado hasta que estuve en el tren de regreso a casa. Si se familiariza con las muchas partes que están actualmente o potencialmente en movimiento, podrá establecerse en una perspectiva más detallada. Y créame, esto puede salvarle la vida.

Confía en tu historia. Antes de esto, no tenía experiencia como principal punto de contacto de un evento. Pero tenía experiencia contribuyendo a la carga y descarga. Tenía experiencia garantizando que se cumplieran los estándares de seguridad. Y tenía experiencia con el diseño del sitio. Me gusta pensar en un rol clave en un evento como la culminación de todos los demás roles del personal. Puede que no seas directamente responsable de los voluntarios, pero si sabes cómo se sienten, esto puede ayudarte a saber cómo diriges y apoyas a tus colaboradores.

Confía en tu equipo. Hablando de colaboradores, ¡apóyate en ellos! Si piensa que el líder del evento es alguien que es el único responsable de cada aspecto del evento, entonces seguramente dejará caer la pelota y se agotará en el proceso. Soy alguien a quien le gusta pedir ayuda, por lo que era absolutamente imprescindible poder recurrir a mi equipo o a voluntarios para ayudar con proyectos grandes o pequeños. Piensa menos en el “hazlo tú mismo” y más en el “DELEGADO”. Los eventos en vivo no son un trabajo de una sola persona.

Comprueba todo tres veces. Este no requiere explicación, pero es un recordatorio útil; revisa todo. Cada detalle, incluidos números de teléfono, ubicaciones, horarios, etc. son parte integral de su evento. Esta no es una forma infalible de mantener a raya todas las sorpresas, pero poner puntos en cada i y cruzar cada t puede ayudar a mitigar algunos de esos escenarios imprevistos.

Consulta la previsión. En cualquier evento de Event 360, muchas personas seguirán obsesivamente el clima. A primera vista, esto podría parecer algo a lo que sólo hay que prestar atención a simple vista, pero después de estar en un evento con vientos tan fuertes que las tiendas de campaña volaban por los campos, o una aparente tormenta del noreste a la hora de medianoche, me No se puede subestimar. lo importante que es ser consciente de lo que nos rodea, tanto en su estado actual como en lo que está a la vuelta de la esquina. Como líder del evento, sabía que el seguimiento de las previsiones no era negociable. Elementos como el frío, el viento, la lluvia o el calor extremo no sólo pueden influir en la forma en que gestionas tu logística general, sino que también afectan la moral. Ser capaz de prepararse para la tormenta (a veces literalmente) es una parte integral de la preparación. Y, por supuesto, lo prepara para traer la ropa y los suministros adecuados para enfrentar cualquier cosa que la Madre Naturaleza le depare.

Ser llamado para gobernar el barco es una gran tarea. En lugar de lidiar con lo que hay en un solo plato, se espera que supervises varios platos… todos ellos girando. ¡Pero no tengas miedo! Lo más probable es que toda tu carrera en eventos hasta el momento te haya estado preparando para este momento. Aunque se espera que usted lleve las riendas, no está solo. Haga lo que pueda para prepararse y liderar la carga con el trabajo en equipo a la vanguardia. Si bien dirigir el programa puede resultar desalentador, al final del día, tu trabajo es facilitar una experiencia memorable para las personas que se unen para hacer el bien. Por lo tanto, para cada acción proactiva, asegúrese de recordar la compasión. Cada vez que estés apagando un incendio, grande o pequeño, no pases por alto las habilidades únicas que aportas. Al conectarse con sus electores, mantenga la positividad en su centro. Cíñete al guión, prepárate para lo inesperado y lograrás el aterrizaje.

Jesse McDaniel

Jesse se unió al equipo de Event 360 en 2021 después de una carrera en el mundo de la edición, el desarrollo y la recaudación de fondos. Como Coordinador de Servicios Creativos, se encarga de todo, desde el tráfico de comunicaciones y la gestión de proyectos. para escribir y monitorear resultados de nicho. Experto en todos los oficios, maestro en nada (… ok, tal vez dos o tres), sus experiencias favoritas le permiten formar palabras o establecer conexiones significativas con nuestros increíbles participantes. Cuando él es No sale de la ciudad durante la temporada de eventos, le gusta componer música, escribir no ficción, viajar y pasar tiempo leyendo un buen libro..