La línea entre los datos de los asistentes y la privacidad

Navegar por los datos de los asistentes al evento requiere el equilibrio adecuado entre recopilar información valiosa y respetar la privacidad de los asistentes al evento. Pero con los rápidos avances de la tecnología y las leyes luchando por mantenerse al día, encontrar ese equilibrio puede ser complicado, especialmente a medida que la tecnología se vuelve más barata y de más fácil acceso.

Impulsados ​​por un titular reciente de Tech Crunch sobre una violación del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en el Mobile World Congress (MWC), Will, Nick y Dustin tratan los datos de los asistentes en el episodio de hoy. Pero antes de profundizar en este asunto urgente, Nick proporciona algunos antecedentes sobre la multa del MWC.

Antecedentes: El Congreso Mundial Móvil es una primicia

«El MWC es una influyente feria de electrónica de consumo que se celebra en Barcelona, ​​España», afirma Nick. Recientemente, el MWC recibió una multa sobre el uso de sus datos biométricos. «Una apelación contra el programa dice que violó el GDPR que cubre Europa y, por lo tanto, se vulneró la información personal de los asistentes».

“Es una de esas cosas donde la protección de privacidad más agresiva del mundo se encuentra en Europa. El segundo lugar podría ser para Canadá. California y Australia también compiten por esto, pero en la UE es un gran problema. Esta empresa se enfrenta a lo que parece una multa de 200.000 dólares”.

¿Qué significa esto para los eventos de EE. UU.?

En ese contexto, Will Curran inicia la conversación de hoy con una pregunta que todos nos hacemos: “¿En qué medida esto es un problema simplemente porque está sucediendo en la UE? ¿Crees que ocurre lo mismo en Estados Unidos?».

«Ciertamente, en California hay más riesgo de que esto ocurra. También creo que hay una oportunidad si la tienes. Ciudadanos de la UE en su evento”, dice Nick. En su opinión, hay otras dos formas singulares en las que una empresa puede enfrentarse al ridículo por sus prácticas de recopilación de datos. «Hay un retroceso en las relaciones públicas, que puede ocurrir en cualquier lugar donde haya un aumento en la recopilación de datos. El peor de los casos es si facilitas a un mal actor capacidad de hacer algo malicioso con los datos. Esta cosa uno a uno puede no ser el resultado en los Estados Unidos, pero es muy fácil activar muchas otras cosas».

«Y establece un precedente, ¿no?» añade Dustin. “Esto envía un mensaje a los asistentes: cuando no estén satisfechos con la forma en que se recopilan sus datos, acudan a los tribunales. Eso es peligroso para nosotros. En este caso lo veo como un problema que hay que resolver y queremos que esa experiencia sea mejor como productores y consumidores. Estas cosas lo mejoran y tenemos que encontrar una manera de hacerlo que sea legal y que respete la privacidad de quienes asisten al evento».

¿A quién le importa la fecha de asistencia al evento?

Mientras Dustin continúa, dirige al grupo hacia la cuestión de las partes interesadas. En otras palabras, ¿a quién le importan realmente los datos? «Realmente no entendemos cómo funcionan estas cosas. A medida que la industria de eventos continúe avanzando y avanzando en tecnología, veremos este retroceso. También creo que si te importa esto, realmente te importa esto. Y si no lo haces, no lo haces».

Nick está de acuerdo. “Sólo los extranjeros tienen una idea muy clara de adónde va su información cuando asisten a un evento. La gran mayoría no lo hace», afirma. ¿La razón? «El contrato social de asistir a un evento B2B se basa en la visibilidad. El argumento que planteo a favor de los eventos B2B es que nadie se inmuta ante la idea de poner tu nombre y dónde vives alrededor de tu cuello».

Para Dustin, ese es un punto excelente sobre cómo se comparten los datos de los asistentes. “De verdad, rompe eso. Lleva una placa con su nombre y el lugar donde se hospeda en el hotel en el que se hospeda. Te estás abriendo a los problemas. Es una búsqueda en Google para saber más sobre ti”.

«Pongo privacidad de datos acuerdo en todos mis contratos”, comparte Will. Y cuando los eventos virtuales alcanzaron su punto máximo, regularmente se encontraba en reuniones de 20 horas con abogados sobre el contrato. “Pero es curioso cómo, a medida que los eventos virtuales han desaparecido, a nadie le importan los acuerdos de privacidad de datos. Pero esto sigue siendo 100% relevante”.

Todo esto significa que los datos de los asistentes al evento son complejos y llenos de matices. «No quiero que nadie que escuche esto piense: ‘Necesito volver a la forma antigua de hacer eventos'», dice Nick. “Es una cuerda floja delicada de caminar. Y de esto es principalmente de lo que estamos hablando hoy».

Regulación de datos de asistentes al evento en el futuro

En el caso del evento del MWC, el propio MWC recibió la multa. Pero, ¿qué sucede cuando la tecnología de recopilación de datos está disponible para todos? «Esto será tan barato y de fácil acceso que lo utilizarán otras personas además de los productores del programa», dice Dustin. «Luego tenemos el desafío de entender cómo regular esto. ¿Cuál es nuestra responsabilidad cuando alguien dentro de nuestro programa está haciendo esto?»

«Esto me recuerda cuando el escaneo de credenciales se hizo popular», comparte Will. La gente recorría la sala de exposición escaneando credenciales sin permiso. «Cuando la tecnología evoluciona, ¿cómo diseñamos nosotros, como organizadores, nuestras políticas para tener un sistema? Es un gran tema porque queremos empezar a incluirlo en nuestros acuerdos con expositores».

Dustin está de acuerdo. Es un problema interesante. Pero, como señala, el gobierno debería haber entrado en el pasado. «Nuestra industria no decía: ‘Reunámonos y encontremos una forma responsable de utilizar estos datos’. Lo mismo ocurrirá con estas nuevas tecnologías. Se implementarán rápidamente, con una carrera hacia el fondo en eficiencia y precio. Con el tiempo, las leyes se pondrán al día y habrá una matanza. No hemos solucionado ese problema. Lo aprovechamos, lo usamos en exceso y luego lo conseguimos».

¿Deberían preocuparse las empresas?

«Para volver al artículo, ¿crees que los eventos deberían preocuparse de que sus asistentes emprendan acciones legales?» pregunta Will. “¿Y cuánto de eso fue culpa del vendedor? ¿Qué tan preocupados debemos estar de que este sea el nuevo tropiezo con las grietas del lugar?»

Dustin cree que los organizadores de eventos pueden ayudar siendo más transparentes desde el principio. “Si está elaborando un programa utilizando herramientas nuevas que no se ven comúnmente, será mejor que haga su debida diligencia y descubra cómo asegurarse de que lo está usando de manera segura. Aquí es donde la transparencia es esencial. Decirles a sus participantes qué esperar antes de llegar es parte de ello. Todos los que asistan deberían tener derecho a decir: «No quiero ser parte de esto». Si no lo hacen, entonces está bien».

En Estados Unidos podemos decir: ‘Si no te gusta, no vengas’. Pero cuando se aplica el RGPD, ese enfoque no funciona. «Hay que poder recopilar datos que no excluyan a nadie», afirma Nick. «No tenían otra forma de asistir a este evento que entregar su información biométrica. Eso es una violación del RGPD”.

«Esto es algo que un buen proveedor de tecnología debería poder decirle», continúa Nick. «Como, ‘Legalmente, podemos implementar nuestra tecnología, pero hay límites’. Personas a las que les importa». Eso es lo correcto. Asumo que esta organización con el MWC no dijo eso».

Dustin está de acuerdo, pero cree que la tecnología debería ser líder en transparencia. “Le pedimos al profesional de eventos promedio que trabaja duro que sepa demasiado sobre todo con demasiada frecuencia. Este es un mundo donde tenemos que confiar en la tecnología para que nos asesore sobre el uso de productos legales y éticos».

Y continúa: “Es desafortunado para esta organización tener este error de un cuarto de millón de dólares, pero esta puede ser la única manera en que podemos comenzar a entender cómo superar esto. La fecha siempre será un límite. Siempre se trata de encontrar y caminar esa línea lo más cerca posible; Se necesitará confianza para permitirnos hacer esto. Y tenemos que confiar en que las empresas tecnológicas nos están llevando por un camino ético y legal. Y cuando la tierra golpee el ventilador, ellos deberían ser los que se paren frente a él».

Nick está de acuerdo. Y pone como ejemplo la relación entre los profesionales de la restauración y los organizadores de eventos. “Los planificadores confían en que un proveedor de catering les diga: ‘No podemos servir esto en verano. O no podremos tenerlo allí si llueve.’ Cuando se trata de tecnología y datos, es la misma idea. Los planificadores no son genios del clima alimentario; después de eso, tienen que confiar en los profesionales que contratan».

«Tratemos los datos y la tecnología como tratamos la seguridad personal», dice Dustin. «Hagámoslo igual de importante. No todos somos expertos, pero sabemos cuándo hacer las preguntas correctas. Sabemos cuándo necesitamos un experto en la mesa”.

Y asegúrese de consultar a sus socios. «Solicite certificaciones y haga preguntas difíciles», añade Nick. “A ver si se detienen. El proceso de verificación es una de las cosas más importantes que puede hacer un planificador».

Reflexiones finales sobre los datos de los asistentes al evento

El caso del Mobile World Congress destacó la importancia de priorizar los datos y la privacidad de los participantes del evento. Incluso si no organizas un evento en la UE, California o Australia, el RGPD puede tener un impacto en tu negocio. Y si bien esto puede no ser el nuevo «tropezar con una grieta», aún así debería alentarlo a reflexionar sobre sus propias prácticas de privacidad y recopilación de datos. ¿Qué opinas? Queremos escuchar tus historias, inquietudes, miedos y consejos. ¡Envianos un email!