¿Independiente o integrado? – Software de gestión de eventos granadina

Para todos los planificadores de eventos como yo, cuando se trata de planificar un evento, deben conocer la sensación de esta abrumadora e inevitable abundancia de tareas que deben completarse antes del día del evento. Desde intentar enviar correos electrónicos a posibles asistentes, hasta reunir una lista de patrocinadores o artistas, reservar un lugar, asignar un presupuesto y hasta crear un programa, se pueden utilizar medios y diferentes herramientas (¡además de mucho estrés!). Con cada tarea completada, se podrían perder muchas horas debido a la repetición, la ineficiencia y el uso improductivo de los recursos. Lo que necesita saber es que todo este precioso tiempo perdido podría haberse evitado.

Por ejemplo, cuando pensamos en enviar por correo electrónico cada programa individual a una larga lista de oradores, nuestra tendencia natural sería preparar cada correo electrónico personalizado y utilizar una herramienta de correo electrónico. Después de unas horas de doble verificación y validación, ¡se envían los correos electrónicos! ¡Oh, no! ¡Cambio de planes! Su orador principal tiene un cambio de horario, lo que significa que esto requiere un cambio de sala, un cambio de hora y un cambio para todos los demás oradores en el horario. Esto llevará horas arreglarlo, reprogramarlo y garantizar que se envíe la información correcta, pero solo a aquellos afectados por el cambio. ¿Bien? ¡Supongo que eso es solo parte del juego porque esos cambios ocurren TODO el tiempo! Si tan solo su herramienta de correo electrónico pudiera comunicarse con su herramienta de programación, y ambas pudieran resolver estas cosas por usted. ¡Qué cambio de vida!

De hecho, existen herramientas que hacen esto y se llaman Software de gestión de eventos integrado. Hmm… eso suena complicado. ¿Cómo sé si esa es siquiera una opción para mí??

¡Déjame ayudar! Esto es lo que se puede decir con un solo vs iSoftware integrado de gestión de eventos (EMS):

El EMS independiente se centra en un elemento; El EMS integrado se centra en elementos de sinergia

EMS solo

A Software de gestión de eventos independiente es una herramienta de gestión de eventos que tiene una función específica para completar una tarea en cualquier punto del proceso de planificación del evento. En otras palabras, es una herramienta dedicada que tiene un único objetivo: completar una tarea específica. Se pone énfasis en una operación en lugar de trabajar simultáneamente con otras.

Si analizamos específicamente las posibles funciones en un proceso de planificación de eventos, ejemplos de herramientas independientes podrían ser:

• Herramientas de gestión de proyectos como Microsoft Project y todas las cosas
• Herramientas de marketing por correo electrónico como Monitor de campaña y CorreoChimp
• Creadores de horarios como Emergentesoft
• Hojas de cálculo como Microsoft Excel y Documentos de Google
• Herramientas de encuesta como Encuestas Survey Monkey y Qualtrics
• Herramientas de creación de formularios como Typeform y 123Formbuilders
• Herramientas de creación de sitios web como WordPress y drupal
• Aplicaciones móviles para los asistentes como Eventboard
• Plataformas de venta de entradas como TicketLeap, Eventbrite
• Sistemas de disposición de asientos. como Mesas sociales, disposición de asientos
• Plataformas de invitación electrónica como Evitar y eventobee
• Gestión de listas de invitados como Confirmar asistencia

Si su objetivo y propósito se pueden lograr con una sola herramienta, es mejor que opte por un EMS independiente.

Por ejemplo, es posible que desees planificar un pequeño ingreso gratuito. Noche de película para unos 100 participantes. Se puede utilizar una herramienta como una plataforma de invitaciones electrónicas para enviar hermosas invitaciones en línea. Estos correos electrónicos son estéticamente más bonitos que los correos electrónicos normales y programan automáticamente la fecha seleccionada y la sincronizan con su calendario. Con una herramienta de invitación electrónica, en comparación con una herramienta de mensajería masiva, se puede atraer a más participantes ya que las opciones de personalización son mucho más amplias.

¿Aún no estás seguro de la elección? Aquí hay algunos pros y contras de usar EMS solo:

Ventajas

Capacidades en profundidad: con un solo enfoque principal, una herramienta independiente proporciona al usuario funcionalidades más ricas. Por ejemplo, un programa de encuestas como SurveyMonkey o Qualtrics proporciona a los usuarios una lista establecida de opciones, pero también proporciona subopciones detalladas para ingresar cualquier tipo de pregunta que deseen.

Menos costoso para el producto único.: Generalmente, si solo necesita y compra ese producto, será menos costoso que una solución integrada.

Desventajas

Sistema empresarial aislado: el software independiente ya tiene funciones y salidas predefinidas específicas, y es posible que no sea posible intentar utilizar esa salida con otro software. Esto puede crear complejidades de integración, ya que es posible que los dos sistemas no sean compatibles entre sí.

Se ajusta a un propósito limitado: Una herramienta independiente suele tener un propósito principal. Es posible que no sea posible utilizarlo para otras tareas de planificación de eventos, ya que representa sólo una parte del proceso de planificación.

Múltiples entradas de datos: A menudo, dado que los datos de un software pueden no ser compatibles con otro, es necesario volver a ingresarlos. Esto puede llevar mucho tiempo, ya que necesitará reformatear y volver a ingresar la información manualmente en otro de sus programas. Además, los formatos disponibles para exportar pueden tener menos opciones seleccionables disponibles, lo que crea un proceso de dos pasos para obtener los datos o la información en el tipo de archivo deseado.

Caro: El costo total del software separado agrupado excede el costo del software integrado. Sólo debes comprar la herramienta sola cuando sepas que la usarás absolutamente, o te costará mucho dinero si sigues comprando productos por separado.

Según EventMB en su encuesta más reciente sobre tecnología de eventos, solo 9,4% de los planificadores de eventos utilizan una solución todo en uno, pero en este artículo se explican a continuación las razones por las que una solución integrada tiene sus beneficios.

EMS integrado

Un Software de gestión de eventos integrado, a diferencia de EMS por sí solo, es una herramienta de planificación de eventos que no solo tiene un objetivo único, sino que también puede sincronizar diferentes herramientas para lograr el objetivo principal de crear y gestionar un evento. En lugar de tener, por ejemplo, una plataforma de venta de entradas, un sistema de correo electrónico y un sistema de reserva de asientos independientes, la solución está todo en un solo lugar. Crea una opción única en lugar de tener que subcontratar todas las funciones comerciales a múltiples herramientas.

De las diversas herramientas disponibles, ejemplos de herramientas EMS integradas son:

Para aquellos planificadores de eventos que necesitan realizar una serie de tareas, lo mejor es utilizar una herramienta EMS integrada para simplificar el proceso de planificación.

Supongamos que es un planificador de eventos que busca organizar una conferencia internacional con muchos oradores invitados de renombre. En comparación con eventos de menor escala, las conferencias y convenciones con un gran número de participantes requieren un proceso de planificación mucho más extenso. Desde reservar los billetes de avión del orador invitado hasta preparar la programación del programa, crear un sitio web y comunicar toda la información a los participantes, la lista de tareas simplemente sigue creciendo. Todo se puede hacer al mismo tiempo con la ayuda del EMS integrado, ya que puedes crear un programa, un sitio web, una aplicación móvil y enviar correos electrónicos, todo desde ese único software.

Con el software integrado, existen innumerables formas de mejorar la organización de su evento. Estas son sólo algunas de las razones por las que le beneficiará:

Ventajas

Todo en un lugar: Con el software integrado, puedes centralizar todo tu trabajo en un solo lugar. En lugar de tener que utilizar muchas herramientas, sólo se necesita una. Además, una vez que la información está en su sistema, se puede manipular fácilmente, pero también reduce los errores manuales y las tareas repetitivas. Se ahorra tiempo y, finalmente, conduce a una productividad mejor y mejorada.

Solo cambias una vez: Dado que todos los datos ingresados ​​se pueden utilizar en el software, la modificación de una información aparecerá automáticamente en otras áreas.

Ahorro de costes: En términos de costes, al comprar el paquete combinado, puedes acabar ahorrando el doble de lo que gastarías inicialmente si compraras todos los productos del paquete por separado.

Una mejor visión general del evento.: Un EMS integrado tendrá interfaces sincronizadas y consistentes que mejoren continuamente el proceso de planificación. Con estos ajustes continuos, se puede ver visibilidad en tiempo real y también se pueden notar mejores análisis de datos e informes de relaciones.

Desventajas

Mayor curva de aprendizaje: Puede que sea necesario más tiempo para aprender todas las funciones de un EMS integrado, ya que incluye varias herramientas en una. Asegúrese de elegir un EMS integrado que ofrezca buena documentación o, mejor aún, tutoriales en línea.

Mayores costos posibles: Cuando comparas el precio saludable con el precio de un producto independiente, parecerá más caro. Sin embargo, tan pronto como necesite dos o más herramientas, es mejor tenerlas integradas.

En última instancia, la elección entre utilizar un software independiente o un software integrado depende en gran medida del alcance y las necesidades de su evento. Si solo necesita una herramienta dedicada, quizás buscar una aplicación independiente se adapte mejor a sus necesidades (tenga en cuenta que sus necesidades pueden cambiar o crecer). Sin embargo, para cubrir una gran cantidad de tareas, una aplicación integrada puede permitir un mejor intercambio de usuarios y dar como resultado una planificación mejor sincronizada. La elección sigue siendo tuya, pero espero que ahora tengas una mente más clara sobre cómo navegar por esta gran cantidad de herramientas.

¡Espero que hayas disfrutado leyendo! ¡Déjame saber si tienes alguna pregunta o comentario! stina.

Un resumen de los beneficios de cada opción.