Higiene de los datos durante conferencias ocupadas: cinco consejos para el éxito

Cuando se trata de gestionar una conferencia, hay muchas tareas por delante. Desde conseguir patrocinadores hasta atraer a los asistentes, el proceso puede volverse abrumador rápidamente.

Sin embargo, en medio de todo el caos de la conferencia, recuerde que los datos son la clave para desbloquear información importante sobre su audiencia y mejorar eventos futuros. Para garantizar que los datos de su conferencia sean útiles y estén libres de errores, siga las mejores prácticas de higiene de datos e incorpore estas estrategias en su plan de gestión de conferencias desde el principio.

Mantener sus datos limpios y procesables no tiene por qué ser un proceso que requiere mucho tiempo ni mano de obra. Con estos consejos, podrá aprovechar al máximo sus datos con el menor esfuerzo posible, lo que le permitirá centrarse en otros aspectos de la gestión de conferencias.

1. Simplifique la recopilación de datos

Simplificar el proceso de recopilación de datos y crear un sistema para capturar los detalles de los asistentes puede ayudar a minimizar los problemas de higiene de los datos en el futuro.

Para recopilar datos de los asistentes de manera eficiente y efectiva, siga estas mejores prácticas:

• Permitir que los asistentes se preinscriban. Cuando permite que los asistentes se registren para su conferencia con anticipación, puede recopilar datos esenciales con anticipación, como información de contacto y preferencias de sesión. De esta forma, podrás minimizar las tareas de recopilación de datos durante el evento y evitar errores provocados por la rápida entrada de datos en persona.
• Limitar campos de datos. Cuanta menos información recopile de los asistentes, menos desorden tendrá en su base de datos. Solicite únicamente los datos necesarios de los asistentes que lo ayudarán a comprender mejor a su audiencia y comunicarse con ellos, como sus preferencias de comunicación y adaptaciones requeridas.
• Utilice formato predefinido. Para la información que considere necesario recopilar, utilice un formato predefinido en sus formularios de registro y recopilación de datos. Por ejemplo, si recopila las fechas de nacimiento de los asistentes para poder segmentar su audiencia por edad, configure el campo de fecha de nacimiento para que requiera automáticamente el formato deseado, como AAAA-MM-DD o MM-DD-AAAA.

Además, considere eliminar los formularios físicos y los métodos de recopilación de datos. La digitalización hará que sea mucho más fácil para los participantes completar su información y para su equipo organizar y analizar las respuestas.

2. Desarrollar estándares de datos

Si bien su primera línea de defensa debería ser perfeccionar el proceso de recopilación de datos, en algunos casos ya tiene información de los asistentes en su base de datos. O, a veces, es posible que necesite que los miembros del personal ingresen información manualmente durante o después de una conferencia.

La creación de estándares de datos garantiza que pueda organizar los datos existentes y hacer que su equipo esté en sintonía sobre cómo ingresar información en el futuro. Considere sus preferencias con respecto a puntos de datos como:

• Números telefónicos. Los dos formatos más comunes de números de teléfono son (123) 456-7890 y 123-456-7890. Además, si tiene asistentes de diferentes países, puede agregar el código de país u omitir el código de país si su audiencia está compuesta únicamente por personas de su país.
• Direcciones. Si un miembro del personal siempre ingresa «Calle» y otro usa «St.», puede terminar con duplicados innecesarios o un proceso de búsqueda demasiado complicado. Determina si deletrearás las direcciones o utilizarás versiones abreviadas de los nombres de las calles, como «St.», «Rd.», «Ln.», «Ave.» y «Blvd» para mantener todo coherente.
• Títulos de trabajo. Si la creación de redes es parte integral de su evento, es probable que recopile información sobre los trabajos de los asistentes. Puede optar por deletrear títulos como «Director ejecutivo» y «Doctor en cirugía dental» o simplemente utilizar sus abreviaturas «CEO» y «DDS».

No importa cómo elija estandarizar sus datos; Siempre que cuente con reglas claras de ingreso de datos, será fácil buscar información importante en su base de datos y segmentar a sus asistentes en grupos relevantes utilizando su plataforma de gestión de relaciones con los constituyentes (CRM).

3. Sincronizar datos entre plataformas

Automatice el intercambio de datos entre su plataforma de gestión de eventos y otras herramientas para reducir la entrada manual de datos y los errores. Por ejemplo, su CRM o base de datos debe integrarse con su tecnología de gestión de eventos para que las actualizaciones de una plataforma se transfieran fácilmente a la otra.

Además de su CRM, puede utilizar herramientas secundarias que se benefician de las integraciones con su software de gestión de eventos. Por ejemplo, eCardWidget recomienda utilizar software de invitación en línea para impulsar los registros de eventos, y sincronizar esta herramienta con su plataforma de eventos le permite integrar su página de registro de eventos, importar contactos y usar datos sobre tasas de apertura y clics para informar el alcance de su evento.

Verifique si alguna plataforma nueva que esté considerando se integra con su software existente para facilitar este proceso. Es posible que pueda acceder a la información de integración en el sitio web de cada plataforma o necesite comunicarse con un representante de ventas para obtener más información.

4. Permita que los asistentes actualicen su información

Teniendo en cuenta la frecuencia con la que las personas se mudan, cambian de trabajo, se casan y cambian sus direcciones de correo electrónico, la información de sus asistentes puede quedar obsoleta rápidamente. Mitigue los riesgos de datos inexactos ofreciendo a los participantes la oportunidad de actualizar ellos mismos su información de contacto durante el proceso de check-in.

Poner a los asistentes a cargo de actualizar su propia información garantiza que sea precisa. Otro método para obtener datos actualizados de los asistentes es a través de los perfiles de los asistentes. A través de su aplicación de evento, puede permitir que los asistentes creen perfiles de networking con su información de contacto y asegurarse de que estos datos coincidan con los almacenados en su CRM.

Además, considere enviar una encuesta después de su evento para recopilar comentarios sobre el evento y pedir a los asistentes que actualicen su información de contacto para que pueda mantenerse en contacto. Como explica Deep Sync, estos datos se consideran «datos de parte cero», lo que significa que provienen directa y voluntariamente de los asistentes. Este método de recopilación de datos le permite tener la confianza de poder llegar a sus huéspedes y establecer relaciones a largo plazo con ellos.

5. Audite su base de datos después del evento

Después de su evento, tómese el tiempo para verificar su base de datos en busca de errores. Si nota alguna imprecisión o inconsistencia, cree un plan para rectificarla y delegue responsabilidades a su equipo en consecuencia.

Si encuentra lagunas en la información de sus asistentes que le impiden llegar a ellos o dirigirse a ellos de manera efectiva, considere enriquecer su base de datos con información complementaria. Un proveedor de datos puede obtener datos confiables de terceros y agregarlos a su base de datos. Esta información puede incluir a los invitados:

• Demografía
• Detalles de contacto
• Niveles de educación
• Estado civil
• Ingreso
• Valor neto
• Información de estilo de vida

Supongamos que desea ejecutar una campaña de marketing por SMS para atraer a sus asistentes después de su evento, pero solo nota que la mitad de sus asistentes ingresaron sus números de teléfono durante el proceso de registro. Con el enriquecimiento de datos, puede adjuntar los números de teléfono de los asistentes a su base de datos y lanzar una campaña que llegue a la mayor cantidad posible de miembros de la audiencia.

Dar prioridad a la higiene de los datos durante su conferencia no requiere mucho esfuerzo, pero marcará una gran diferencia en términos de la calidad de sus datos a largo plazo. Considere asignar a un miembro del personal o ser voluntario para el rol de administrador de datos para supervisar sus esfuerzos de higiene de datos y mantener a su equipo encaminado en el futuro.