Gestión de activos digitales (DAM): beneficios, características, casos de uso

Todos los aspectos de las operaciones comerciales se están transformando en digitales y los datos no son una excepción. ¿Cómo se puede utilizar el software DAM para mejorar la eficiencia del rendimiento?

Debido al flujo de tecnologías digitales, la gestión y organización de activos digitales, como documentos, imágenes, vídeos y archivos multimedia, se ha convertido en una máxima prioridad. La gestión de activos digitales es la necesidad del momento. Ayuda a empresas de todos los tamaños a gestionar sin problemas varios tipos de datos en línea.

Con este sistema, puede simplificar los flujos de trabajo y mantener la coherencia de la marca. Es como un lugar centralizado para acceder a diversos activos multimedia de una empresa. Una de las principales características de una solución DAM es optimizar la producción de medios enriquecidos, especialmente en los sectores de ventas y marketing. Además, puede ayudarle a establecer coherencia de marca mediante actualizaciones automáticas de activos y el refuerzo de las directrices de la marca.

Gestión de activos digitales: beneficios clave

La gestión eficaz de los activos digitales es indispensable por los diversos beneficios que ofrece:

Costos de producción reducidos

Centralizar activos dentro de un sistema DAM permite a las organizaciones encontrar y reutilizar activos, reducir los costos de producción y duplicar flujos de trabajo. La eficiencia resultante ayuda a llevar activos y soluciones al mercado más rápidamente.

Mejorar la transparencia organizacional

Cuando implementa un sistema DAM, obtiene una visión clara y completa de los activos digitales. De esta manera, te ayuda a impactar positivamente en la gestión, planificación y ejecución de contenidos. Si busca una mejor colaboración entre las distintas partes interesadas, el software DAM puede ayudarle a lograr este objetivo. Elimine proyectos redundantes, introduciendo así flujos de trabajo impactantes.

Más conversión de clientes potenciales y retención de clientes

Las posibilidades de retención de clientes son altas cuando se ofrece una experiencia personalizada. Y con DAM, lograrlo resulta fácil. Puede lanzar materiales de marketing relevantes en el momento adecuado para mejorar la participación del cliente. Esto puede acelerar el ciclo de compra y fomentar relaciones sólidas entre los clientes y su marca. Cuando hay una mayor satisfacción del cliente, es probable que se conviertan a cuentas de pago y posiblemente regresen a sus productos/servicios.

Consistencia de marca mejorada

Al crear materiales digitales, ya sea contenido de seminarios web, vídeos o imágenes, es importante mantener la coherencia y alinearse con la voz de la marca. Cuando se utiliza el software DAM, se crea coherencia en todos los mensajes, representaciones visuales y otros medios de adhesión a la marca. Además, permite que las áreas funcionales y las unidades de negocio reutilicen archivos creativos y otros activos para ofrecer la misma voz al mercado. Las soluciones DAM protegen la identidad de la marca, independientemente de los equipos que compartan los datos digitales. Al mantener la coherencia, simplifica la gestión de la marca y ofrece una experiencia positiva al cliente.

Mejor cumplimiento

No se puede negar que es esencial cumplir con las licencias, la documentación legal, los archivos y otros activos que son importantes para cumplir con los requisitos de cumplimiento normativo impulsados ​​por la industria. Esto se aplica a industrias de todos los campos y tamaños. Con un cumplimiento mejorado, puede organizar fácilmente y recuperar rápidamente materiales digitales, lo que ahorra tiempo y recursos. DAM también garantiza que sus equipos de ventas y marketing solo utilicen activos digitales sobre los que tengan derechos de uso.

Agregar valor al contenido

La incorporación de una solución de gestión digital le permite optimizar su estrategia de contenidos, ofreciendo un alto valor durante todo el ciclo de vida de los activos. Con este sistema, puede buscar, organizar o reutilizar rápidamente contenido existente. Sus equipos de ventas y marketing pueden compartir fácilmente archivos digitales, lo que aumenta el alcance de la marca.

Aumenta la productividad

Dado que DAM alinea a la perfección los equipos de marketing, la estrategia y los activos digitales. Le permite invertir más tiempo en la creación de activos, aumentando así la productividad. Con una mayor eficiencia en el desempeño, es probable que también mejore la participación del cliente.

Pasos involucrados en la aplicación del software DAM

Al utilizar software de gestión de activos digitales, estos pasos permitirán una implementación exitosa:

1. La creación de activos

El primer paso del proceso DAM implica la creación y preparación de diferentes archivos multimedia utilizando plantillas y formatos estandarizados. La estandarización ayuda a capturar, reconocer y clasificar documentos fácilmente para simplificar la búsqueda y recuperación de datos.

2. Codificación e indexación

El siguiente paso es trabajar en los metadatos: información descriptiva agregada al activo para darle contexto. Es un ingrediente esencial del proceso DAM, que ayuda en la indexación: el proceso de catalogar y organizar sistemáticamente activos digitales que facilita la búsqueda de activos.

3. La implementación de flujos de trabajo

En el tercer paso del uso del sistema DAM, integre los activos digitales en flujos de trabajo, proyectos o procesos relevantes. Puede vincularlos a tareas, proyectos o campañas específicas. En esta etapa, ya habrá asignado metadatos y completado la indexación. Ahora puede aplicar la automatización de tareas y procesos para optimizar DAM.

4. Control de versiones

Los negocios B2B son dinámicos y los datos están en un estado de cambio. Debido a tales circunstancias, las empresas pueden experimentar entradas y salidas periódicas de recursos y reestructuraciones. El control de versiones ayuda a actualizar datos que cambian constantemente. Con esta función, puede asegurarse de que los activos digitales que utiliza estén actualizados. Le permite controlar los cambios, revisiones y actualizaciones de datos. Esto se aplica a múltiples versiones o iteraciones de un activo digital.

5. Gobernanza a través de permisos

En este paso del proceso DAM, concéntrese en establecer políticas, procedimientos y directrices. Con cada uno de estos resultados, puede regular la creación, el uso, la gestión y el ciclo de vida de los activos digitales. Esto le permite autorizar al personal y conservar los recursos contra el uso no autorizado, la corrupción o la pérdida.

Las funciones clave del software DAM

Cuando integra una solución de gestión de activos digitales, le ayuda a organizar, almacenar y recuperar diferentes archivos digitales sin problemas. Desde la creación y redistribución de activos hasta el archivado, la reutilización y el retiro, estas soluciones abarcan el ciclo de vida de un activo digital. Echemos un vistazo más de cerca a estos:

• Crear un activo digital: Algunas herramientas DAM pueden venir con funciones de edición de imágenes y videos que aceleran el proceso de creación de activos.
• Edición y revisión: Una solución de gestión de activos digitales facilita la colaboración con herramientas integradas de comentarios, anotaciones y control de versiones. Esta función permite que varios usuarios compartan comentarios y sugerencias sobre el mismo activo.

• Integraciones: DAM ofrece a los usuarios la flexibilidad de integrarse con otras herramientas, como sistemas de gestión de contenidos y plataformas de gestión de proyectos.
• Distribución: La integración DAM le permite gestionar eficazmente la distribución de activos finalizados junto con otras herramientas, como sistemas de gestión de contenidos o plataformas de redes sociales.
• Seguimiento y archivo: Una vez completado un proyecto, las soluciones DAM garantizan que sus activos estén organizados por categorías, como fecha, etiquetas de metadatos o tipo de archivo.
• Almacenamiento seguro: Estas soluciones pueden proteger los activos digitales del acceso o modificación no autorizados. Puede lograr esto configurando permisos y roles de usuario e implementando cifrado para una capa adicional de protección.
• Búsqueda y recuperación de datos: Cuando se archivan archivos, puede acceder a herramientas para organizar, indexar y buscar activos digitales. Algunos de ellos incluyen una función de búsqueda impulsada por IA.

DAM: Casos de uso

Empresas de diversos campos utilizan activos digitales por los beneficios que ofrecen. Echemos un vistazo a algunos de los casos de uso de este software en el ámbito tecnológico:

• Su departamento de gestión puede utilizar la gestión de activos digitales para ofrecer registros sistemáticos y optimizar operaciones como la adquisición de talentos y los recibos de nómina.
• Sus equipos de ventas y marketing pueden utilizar este software para una mejor gestión de la marca.
• Cuando el control de acceso depende de la unidad de negocio, departamento funcional o designación, DAM le permite controlar el acceso a los datos digitales.

Integrando DAM en su negocio

Puede integrar perfectamente los sistemas DAM en su software de gestión de proyectos, software de edición de imágenes, herramientas de productividad, plataformas de distribución y otras herramientas. Dado que ahora todos los activos de datos son digitales, puede acceder a los archivos casi al instante. Además, la producción de nuevos materiales de marketing se puede acelerar gracias a su fácil integración. Los equipos de ventas y marketing pueden acceder rápidamente al contenido aprobado y utilizarlo para canales de redes sociales o campañas de marketing.

En breve

A medida que el mundo se vuelve digital, datos y activos como archivos multimedia, imágenes y documentos también se almacenan en línea. Los activos digitales eliminan la molestia de la información desorganizada o incorrecta. Si desea ofrecer coherencia de marca y al mismo tiempo mantener una alta productividad, los activos digitales son su solución. El software eficaz de gestión de activos digitales incluye funciones que permiten gestionar el control de acceso a los datos digitales. Tener activos actualizados se simplifica con un DAM, que permite a los equipos de ventas y marketing acceder y compartir información instantáneamente directamente desde la plataforma. Integre DAM en todo el recorrido del comprador y experimente una gestión de datos perfecta.