Eventos híbridos: no les escriba todavía

Se acabaron los encierros. Entonces, todos están listos para asistir nuevamente a los eventos en persona… ¿verdad?

No se puede negar que los eventos presenciales han vuelto con toda su fuerza; sin embargo, con tiempos más cortos, mayores interrupciones en los viajes y demanda de disponibilidad, ¿cómo pueden los organizadores asegurarse de que siguen atrayendo la cantidad de audiencia necesaria para garantizar el éxito?

Es una opinión dividida, pero nuestra investigación indica que al menos el 40 % de los organizadores planean tener algunos elementos virtuales para atraer asistentes en línea, además de presenciales.

Por eso, en este artículo, analizaré los eventos híbridos.—Cómo funcionan, por qué funcionan y por qué no deberías eliminarlos todavía…

¿Qué es un evento híbrido?

No existe una definición estricta de evento híbrido, ya que realmente depende de lo que organices. Sin embargo, normalmente es cualquier evento que consta de un elemento presencial y un elemento virtual.

La trampa en la que caen la mayoría de los organizadores de eventos es que deciden realizar un evento en persona y luego pasar a un elemento virtual. O viceversa.

Un evento híbrido debe ser híbrido desde el principio, no una adición o una idea de último momento.

La incorporación de eventos híbridos.

Este no es un fenómeno nuevo, pero los eventos híbridos se han vuelto más populares en los últimos años. Adivina por qué…

Ya lo tienes: la pandemia.

Durante el cierre, las empresas cambiaron a eventos virtuales por necesidad. A medida que se alivió el bloqueo, muchos asistentes potenciales no quisieron presentarse en persona. ¿La solución natural? Eventos híbridos.

Siempre habrá quienes prefieran un evento físico, y quienes prefieran uno virtual. Sin embargo, un buen evento híbrido atiende a ambos públicos sin que nadie sienta que se lo está perdiendo. ¿Cómo?

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Cómo funcionan los eventos híbridos

Para mayor claridad, dividiremos los eventos híbridos en dos categorías separadas:

1. Interior
2. Externo

En este caso, interno se refiere a un evento para su personal y las partes interesadas internas. El externo es un evento que se realiza principalmente para clientes, prospectos, etc. Empecemos por el interno.

Interior

Es más probable que organice un evento híbrido interno si su empresa utiliza el trabajo híbrido o tiene personal disperso por todo el país.

En cierto modo, el proceso le resultará familiar. Debe crear una lista de invitados, elegir un lugar y enviar invitaciones. Sin embargo, también deberás considerar otros elementos virtuales. Por ejemplo, si estás transmitiendo una charla de un director senior, ¿dónde dará su charla? ¿Cómo se transmitirá a quienes lo vean desde lejos? ¿Tienes el equipo correcto para grabarlos?

Debes decidirte por un software de estudio de eventos híbrido que te permita organizar tu evento. Encontrar un software que se adapte exactamente a tus necesidades es difícil, por lo que no debes apresurarte a tomar una decisión, ya que cada uno tiene su propia funcionalidad única. Asegúrese de que esto se tenga en cuenta desde el inicio del proceso de planificación del evento. Su lugar, proveedores, AV y plataforma virtual deben trabajar juntos para que el evento híbrido funcione sin problemas.

Una vez que haya decidido todo lo anterior, debe concentrarse en la comunicación. Al enviar invitaciones, asegúrese de dejar claro que existe una opción para unirse de forma remota. No es necesario que incluyas detalles de conexión remota en la invitación, pero siempre debes proporcionar instrucciones en algún momento antes del evento. De lo contrario, tu evento fracasará al primer obstáculo.

Externo

Todo lo anterior también se aplica a eventos externos, pero hay algunas otras consideraciones: el patrocinio, por ejemplo.

Para algunos, generar ingresos es el objetivo principal al organizar un evento externo. Esto se puede hacer a través de paquetes de patrocinio y exhibición, o mediante objetivos a largo plazo, como la generación de leads y el fomento de relaciones con clientes y prospectos.

Crear un evento híbrido significa que puedes llegar a un público más amplio. Esto permite que su equipo de ventas interno, patrocinadores invitados y expositores obtengan la mayor visibilidad posible. Puede hacerlo a través de varios métodos, que incluyen:

• Notificaciones push
• Sesiones patrocinadas
• Publicidad
• Página de patrocinador en línea
• Stands de patrocinadores físicos y virtuales
• Reuniones programadas en línea y en persona.
• Conexiones de asistente

Asimismo, vale la pena pensar en contenidos para tu audiencia externa. Si el networking es el motivo principal para asistir, asegúrese de hacerlo tanto como pueda. Considere sesiones virtuales de networking rápido para sus participantes en línea, así como la invaluable conexión de networking en la sala para los asistentes en persona.

Cuando utilice eventos virtuales, hágalos emocionantes y atractivos. Piense en contenido de acceso exclusivo, entrevistas sinceras y material «detrás de escena». Por supuesto, la belleza del híbrido es que puedes hacer que muchas cosas estén disponibles a pedido después del evento, dándole longevidad.

Por último, reducir los viajes y otras emisiones de carbono relacionadas con los eventos tiene un efecto positivo tanto en el evento como en la empresa. Le ayuda a alcanzar sus objetivos de RSC, crea reputación de marca y ofrece ventajas de relaciones públicas. Sin mencionar que, en última instancia, ayuda con la crisis climática global. Entraré en esto con más detalle en la siguiente sección…

Por qué funcionan los eventos híbridos

Con el respaldo de la empresa de eventos híbridos adecuada, podrá afrontar los desafíos de organizar un evento híbrido con facilidad y obtener los beneficios. Y hay muchos de ellos.

Una ventaja de un evento híbrido es una mayor asistencia. En cualquier evento, siempre existe el riesgo de que los asistentes abandonen en el último momento o no asistan debido a obstáculos en el viaje. Los eventos híbridos eliminan estas barreras y brindan la oportunidad de participar independientemente de su situación. Esto le da a su evento un alcance global, si así lo desea.

Otro beneficio es que tienes acceso a datos más detallados sobre tu evento. En una reunión en persona, puede registrar la asistencia y tal vez hacer que los delegados completen una encuesta. Las plataformas virtuales le brindan acceso a estos datos y a mucho más. ¿Quieres saber cuántas personas ven una sesión? ¿Cúando se fueron? ¿Quién descargó los materiales adicionales? Descubra y utilice estos datos para diseñar eventos futuros.

Los eventos híbridos también son sostenibles. ¿Busca reducir su huella de carbono? Puede eliminar una gran parte de sus emisiones de carbono si se vuelve híbrido. Un evento de tres días por persona supone alrededor de 430 kg de carbono por persona. Un evento virtual de la misma duración cuesta aproximadamente 0,5 kg por persona. El catering, los viajes y la selección del lugar son tres de los principales factores que contribuyen al carbono producido por su evento. Hybrid reduce la cantidad de comida que necesitas pedir, restringe los viajes largos y reduce el tamaño de tu lugar. Obtenga más información sobre cómo reducir la huella de carbono de su evento con nuestro servicio de Consultoría de Carbono aquí.

Foto de Jodie Cook en Unsplash

¿Por qué debería organizar un evento híbrido en 2023?

En una encuesta reciente del Virtual Events Institute, el 73,3% de las personas estuvo de acuerdo en que los eventos híbridos son el futuro. Ahora que los eventos virtuales son algo común y los eventos en persona están regresando, es fácil ver por qué.

Los eventos virtuales son rentables. Los eventos presenciales son más exigentes. Pero la verdad es que, si bien los eventos híbridos pueden ser difíciles de realizar, también son los más gratificantes.

Si lo logra, atraerá más patrocinadores y asistentes que un evento virtual o físico. Esto significa más compromiso, más visibilidad y más ingresos…

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– Blog de Sally McNamara, jefa de servicios digitales en Conference Curation