Eventos híbridos en 2021 y más allá

EVENTOS HÍBRIDOS EN 2021 Y MÁS ALLÁ:

¿QUÉ SIGNIFICA PARA LOS PLANIFICADORES DE EVENTOS?

Todos hemos escuchado el término «eventos híbridos«, b¿Y qué significa esta palabra de moda entre quienes se dedican a la producción y planificación de la industria de eventos? ¿Y cómo es un evento híbrido exitoso tanto para los administradores del programa como para los asistentes?

«Híbrido: tener dos tipos diferentes de componentes que esencialmente realizan la misma función» – Merriam Webster

Esta es una definición que destaca una conclusión clave: ambos Los componentes deben ser igualmente convincentes. En el caso de los eventos, eso significa que los asistentes en persona quieren irse sintiéndose como si hubieran sido atendidos. valor por su tiempo y esfuerzo para viajar y asistir, mientras que los asistentes virtuales a estos eventos híbridos deben convertirse y participar. Por último, la experiencia general del evento debe resultar coherente y emocionante para todos los asistentes.

El mundo se puso patas arriba a principios de 2020 por COVID-19, y la industria de eventos, como muchas otras, tuvo que cambiar y adaptarse rápidamente a una nueva norma de experiencia de eventos: esa experiencia pasó a estar dominada por ser completamente virtual. Todos los asistentes a eventos se han vuelto expertos en la tecnología de eventos virtuales para cosas como reuniones y conferencias (todos hemos aprendido de primera mano acerca de la frase «Zoom Fatigue»), y los profesionales de eventos de toda la industria trabajaron arduamente para transformar sus eventos en persona. en experiencias virtuales que aún inspiraban significado e impulsaban la participación de sus audiencias.

Con el lanzamiento de las vacunas en todo el mundo, muchos se preguntan cuándo volverán los eventos personales y cómo serán estas experiencias y eventos. En cuanto a «¿cuándo?», las respuestas todavía suenan un poco como la Bola 8 Mágica: «pregunta de nuevo más tarde», «no puedo predecir ahora», «concéntrate y pregunta de nuevo», pero tenemos algunas predicciones en cuanto a «qué ?».

• • VIRTUDUAL: El consenso general es que todos los eventos en el futuro deben tener un componente virtual tanto para los presentadores como para los asistentes. Ambos lados de la ecuación se han acostumbrado a la flexibilidad y las prometedoras oportunidades que ofrece el ámbito de los eventos virtuales. Los presentadores de renombre mundial ahora pueden compartir su experiencia desde cualquier lugar del mundo con audiencias de todos los tamaños. Los asistentes pueden ver eventos desde la comodidad de su hogar u oficina, y según su propio horario. Además del componente de salud y seguridad, muchos no quieren renunciar al factor de conveniencia que implica tener un elemento virtual.

• • SALUD Y SEGURIDAD: Según la publicación, algunos condados ya han delineado pautas para reanudar eventos seguros en persona. La salud y la seguridad seguirán siendo una alta prioridad para los asistentes, por lo que deben seguir siendo una prioridad para los planificadores. Cosas como protocolos de uso de mascarillas, limpieza adicional, check-in sin contacto, pruebas de campo, espacio adecuado para el distanciamiento social, límites de capacidad de asistentes y señalización para todo lo anterior. Los planificadores y los equipos de producción también deberán trabajar en colaboración con sus departamentos legales para implementar protocolos y exenciones que sirvan a todas las partes.

• • PRESUPUESTO: En muchos sentidos, organizar un evento virtual junto con uno presencial es como organizar dos eventos a la vez. Aunque gran parte del contenido puede ser el mismo, las dos dinámicas diferentes requerirán recursos diferentes, lo que equivaldrá a necesidades presupuestarias adicionales. Como antes, la asignación presupuestaria es una fuerza impulsora en la dirección y el diseño de la experiencia general de un evento. Para servicios de transmisión adecuados, viene una línea para conectividad a Internet adicional. Más espacio para que los asistentes mantengan una distancia social adecuada puede significar un mayor presupuesto para un espacio más grande.

La experiencia sigue siendo la número uno para los asistentes: ya sea que estén en persona o mirando desde la comodidad de su propio asiento. El panorama cambiante de los eventos está empujando a los planificadores y profesionales de eventos a colaborar y pensar más allá de los viejos modelos y hacia nuevas experiencias y alcances. Los próximos años serán una nueva oportunidad de ofrecer resultados innovadores a nuestros socios, ¡y esta industria resiliente está absolutamente preparada para el desafío!

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