Etherlive – Expertos en tecnología de eventos » ¿Está preparado para el trabajo remoto?

En el entorno actual, con una posibilidad real de restricciones de viaje y de que las empresas se vean alentadas o posiblemente obligadas a que sus empleados trabajen desde casa, es esencial revisar las capacidades de los servicios de TI para garantizar que podrán continuar operando si se producen estos escenarios. Para las grandes empresas con un departamento de TI dedicado, esta es una práctica rutinaria, pero para las empresas más pequeñas, la contingencia de TI a menudo se pasa por alto, pero no tiene por qué ser una tarea onerosa.

Es probable que la mayoría de los servicios de TI de una empresa sean «locales», es decir, alojados en las instalaciones físicas de la empresa o «alojados en la nube», o como un servicio totalmente gestionado, como Microsoft Office 365, o estén situado. en un centro de datos como Amazon Web Services. Comenzando con la disposición en el sitio, hay algunas áreas clave que se deben verificar y abordar.

Capacidad de conectividad a Internet

No es de extrañar que a menudo se piense en la capacidad de Internet de la oficina desde el punto de vista de los empleados que trabajan en la oficina y no desde la situación en la que todos están en casa intentando acceder a los servicios remotos, y esto puede poner en peligro un tipo diferente de situación. de la demanda sobre el servicio.

La situación puede agravarse aún más si la conectividad existente es «asimétrica», donde la velocidad de descarga es mayor que la de carga, como es el caso de servicios como BT Infinity y otras ofertas FTTC (Fibre to the Cabinet). En estos casos, cuando los usuarios son remotos, la velocidad de «carga» se convierte en el factor crítico ya que es lo que limitará el acceso de los empleados externos a los servicios.

Es posible que se requiera capacidad adicional a través de servicios adicionales o mediante un aumento de velocidad en los servicios de fibra, cualquiera de los cuales puede tardar en instalarse o activarse. Hay varias opciones posibles, cada una con sus propias implicaciones de tiempo y costos.

Redes Privadas Virtuales (VPN)

Muchos usuarios acceden a las redes de su oficina a través de una red privada virtual (VPN), generalmente un software que los conecta de forma segura a la red de su oficina. No es inusual que el ‘centro’ de la oficina tenga restricciones para el mismo usuario, ya sea mediante licencias o simplemente en función del rendimiento. Es aconsejable comprender cuál es el límite y si se puede aumentar para evitar la situación en la que solo algunos de los empleados puedan conectarse en cualquier momento.

Gestión remota del sistema

Si surge la situación en la que todos los empleados trabajan desde casa, entonces la gestión de servicios de TI in situ desde casa también es esencial, esto debe cubrir todo, desde la administración básica mediante software hasta escenarios en los que es posible que sea necesario reiniciar los sistemas manualmente utilizando herramientas especializadas. Al mismo tiempo, sería prudente asegurarse de que exista algún tipo de monitoreo en esos sistemas que pueda alertar al personal de soporte si surgen problemas.

Telefonía

El enfoque de la telefonía dependerá en gran medida de lo que se utilice actualmente. Si se confía en las líneas telefónicas tradicionales o en la telefonía RDSI, la única opción puede ser el desvío básico de llamadas. Un paso adelante podría ser la introducción de un servicio VoIP (Voz sobre IP) con los números existentes reenviados a ese servicio.

Para aquellos que ya utilizan VoIP, hay más opciones. Si el servicio está basado en la nube, entonces debería ser fácil para los usuarios utilizarlo desde casa, ya sea con un teléfono VoIP físico o un ‘softphone’, que es un software que se ejecuta en una computadora portátil o un teléfono móvil.

Cuando una empresa ejecuta su propia PBX VoIP, entonces debería ser posible un enfoque similar, pero esto puede requerir cierta configuración de firewall y controles de capacidad de Internet.

Herramientas de comunicación y colaboración

Dado que todos los empleados trabajan desde casa, la comunicación y la colaboración efectivas son fundamentales y al menos debe haber una aplicación de mensajería instantánea para todos. Si no hay servicios locales existentes, entonces puede ser más eficiente usar una de las muchas soluciones basadas en la nube; sin embargo, si los aspectos existentes funcionan en las instalaciones, entonces debe asegurarse de que se puedan usar de forma remota. la lista de verificación.

Servicios basados ​​en la nube

Cuando los servicios básicos de TI se subcontratan a un proveedor de nube, es necesario considerar algunos aspectos diferentes. El primer aspecto es un plan de respaldo. Aunque los grandes proveedores como Microsoft y Google tienen una capacidad significativa y una alta confiabilidad, siempre existe el riesgo de sufrir una interrupción importante. Aunque es doloroso durante el horario normal de funcionamiento, un apagón cuando todos los empleados están en casa tiene un impacto importante. Como mínimo debería haber un plan documentado sobre cuál sería el enfoque en tal situación y preferiblemente esto debería extenderse a los servicios de respaldo; esto podría ser tan simple como mantener información sobre direcciones de correo electrónico personales alternativas para todos los empleados en caso de que el servicio principal falla.

Si la empresa aloja sus propios servicios en la nube en un centro de datos, entonces la administración remota es importante, pero probablemente ya esté implementada. También se debe comprobar la capacidad, pero se espera que sea adecuada, ya que en este escenario no hay mucha diferencia si los usuarios están en casa o en la oficina.

Preparación del trabajador remoto

El aspecto final de la preparación son los trabajadores domésticos reales. Cada empleado necesita un dispositivo adecuado, preferiblemente un ordenador portátil para una flexibilidad óptima o un PC. Esta puede ser la propia PC del usuario si está dispuesto a tener software adicional instalado. Dependiendo de la configuración, también puede ser necesario proporcionar un teclado y un mouse externos, y posiblemente un monitor, para mantener una buena configuración ergonómica durante largas horas de trabajo en casa. Para una comunicación de voz eficaz, unos auriculares USB son una buena inversión.

Cualquier escenario de trabajo desde casa será productivo sólo si el usuario tiene una conectividad a Internet adecuada. Es poco probable que una conexión ADSL deficiente sea lo suficientemente buena para algo más que enviar y navegar por correo electrónico básico. Si se utilizan llamadas de audio, videoconferencias como Skype o Microsoft Teams y colaboración basada en la nube, es probable que se requiera capacidad adicional.

La única solución a corto plazo puede ser proporcionar una unidad Mi-Fi 4G o un enrutador 4G si el trabajador tiene buena señal de uno de los operadores, pero esto puede agregar costos de datos significativos. Alternativamente, puede tener sentido ayudar al empleado a mejorar su servicio si está disponible, pero esto puede llevar tiempo.

El trabajador a domicilio también necesita probar todos los componentes antes de promulgar cualquier política, esto debería incluir verificar el acceso y el funcionamiento de todas las herramientas como softphone, sistema de conferencias, servicios de mensajería y herramientas de colaboración.

Dado que los empleados pueden estar fuera de la oficina por un período de tiempo, todas las computadoras portátiles o PC deben tener algún tipo de herramienta de administración remota para que cualquier problema pueda ser manejado por el personal técnico.

Puede parecer una lista larga, pero con el apoyo adecuado estos aspectos pueden cubrirse rápidamente y elaborarse un plan. Dedicar una pequeña cantidad de tiempo ahora a tener todo en su lugar puede ahorrar mucha pérdida de productividad en el futuro y, como beneficio adicional, permitir un entorno de trabajo flexible a largo plazo que sea más productivo para todos.

Sin embargo, el trabajo remoto es mucho más que un simple conjunto de herramientas: requiere cambios en comportamientos y procesos para que sea efectivo, pero implementar las herramientas es el primer paso.

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