Es hora de limpiar las ofertas de sus patrocinadores

Varias de las asociaciones con las que trabajamos han visto su asistencia a las ventas de espacios de exhibición de convenciones anuales, que se han recuperado de la pandemia. Por el contrario, los ingresos por patrocinio han vuelto a los niveles anteriores a la pandemia y tienen un potencial positivo. Si su menú de patrocinio y sus perspectivas son similares a los de 2019, una actualización puede ayudarlo a aprovechar esta oportunidad de crecimiento.

Aquí hay una guía paso a paso para auditar y actualizar su menú de patrocinio. Los dos primeros pasos son fundamentales para organizar los datos de su patrocinador para su análisis. Los pasos tres a cinco deben realizarse en colaboración con un pequeño grupo de trabajo.

1. Detalla tu inventario. En una hoja de cálculo, enumere todos los artículos del patrocinador que ofreció para su conferencia principal de 2019 y 2023. Para cada año, incluya la cantidad de opciones disponibles, la cantidad vendida y el precio detallado de cada una. Agregue campos que calculen el inventario no vendido para cada año.
2. Asignar categorías. Agregue una columna para ordenar su inventario de patrocinadores por tipo. Nos gusta utilizar estas categorías: marca en el sitio, publicidad digital/impresa, liderazgo intelectual, experiencias/networking de los asistentes y eventos VIP. Una vez completado, ordene su inventario de patrocinadores para que pueda analizar cada categoría una por una.
3. Recorta el menú. Una buena medida del éxito de un programa de patrocinadores: se vende al menos el 65 por ciento del inventario disponible. Si su programa tiene un rendimiento inferior a esta métrica, el menú de su patrocinador debe ponerse a dieta. Los primeros lugares donde buscar poda son las categorías de marca en el sitio y publicidad digital/impresa, que tienden a tener una alta tasa de abandono, un bajo retorno de la inversión del patrocinador y poco o ningún valor para la experiencia de los asistentes. Primero busque eliminar los artículos que no se estaban vendiendo y/o que tienen una tasa alta de no renovación.
4. Ajuste por oferta/demanda. A continuación, analice los artículos que se venden constantemente; potencialmente, puede pedir más por estos artículos con mayor demanda. La información sobre precios de patrocinadores competitivos de un par de otras conferencias puede ayudar a guiar y validar sus decisiones de precios.
5. Agregar nuevo inventario. Las mejores categorías a considerar para agregar nuevo inventario son liderazgo intelectual, experiencias de asistentes/networking y eventos VIP. Algunos elementos emergentes del inventario incluyen activaciones de bienestar o caridad, salones de networking y experiencias emergentes sorpresa y placentera.
6. Actualice el flujo de prospectos de su patrocinador. Considere reorganizar su menú de patrocinadores por categoría. Comience con las categorías de mayor costo y valor, como liderazgo intelectual y experiencias de asistentes/networking. Haga un seguimiento con la marca en el sitio y, finalmente, con la publicidad digital/impresa. Tan pronto como se vendan los artículos, actualice el prospecto con una marca de agua «vendido».

Primer derecho de renuncia

Uno de los atributos más importantes de un programa de patrocinio exitoso es tener menos inversores, pero más grandes. Muchos programas otorgan a sus patrocinadores principales el derecho preferente de negarse a renovar su inversión para el año siguiente. Esta es una buena práctica: si aún no la estás adoptando, deberías hacerlo. Otra forma de aprovechar el poderoso derecho de tanteo es identificar y ofrecer oportunidades de marca en el sitio y digitales de alta visibilidad a sus mejores patrocinadores leales.

Adaptado de la columna Forward Thinking de Dave en Reuniones del PCMA. Reimpreso con autorización de convocar, la revista de la Asociación Profesional de Gestión de Convenciones. ©2023.