En busca de una mejor estructura y programación de eventos

En julio-agosto convocar En esta edición, los editores pidieron a los profesionales de eventos de todo el mundo que compartieran sus vacas sagradas (aquellas prácticas o tradiciones de eventos que consideran obsoletas y necesitan ser revisadas o cambiadas) y sus soluciones. Aquí compartimos respuestas centradas en la estructura y programación de eventos, comenzando con lo que Huong Nguyen, director ejecutivo y fundador de Shiloh Events, dijo sobre el uso de insignias en eventos.

Pierda las insignias con sus nombres para tener mejores conversaciones

«Insignias con nombres: ¿realmente las necesitamos?» el pregunto Huong Nguyenel director ejecutivo y fundador de Shiloh Eventsen una publicación en LinkedIn. «Es una práctica de la industria o un elemento del evento que cada conferencia [has] siempre implementado. Dado que es una norma de la industria, es fácil no cuestionar nunca su necesidad. Además, el proceso de registro in situ requiere mucho esfuerzo».

Citando una lista de pros y contras, Nguyen propuso que para reuniones más pequeñas vale la pena quitar las insignias, no sólo para reducir costos y desperdicios, sino también para fomentar un flujo más natural de la conversación. Después de probar la idea en una reunión de la industria con unas 30 personas, obtuvo algunas notas positivas.

«Fue un gran paso para un microevento porque fomenta conversaciones orgánicas y puntos de conexión», dijo Nguyen. «Por ejemplo, se animará a los que asistieron a que se hagan preguntas unos a otros… Pasará orgánicamente de «Hola, soy ____, ¿cómo te llamas?». para ‘¿De dónde eres?’ a ‘¿Con qué empresa estás?’ a «¿Qué haces?»

«Toda esta información suele estar en una placa, pero es mejor hablar entre nosotros para establecer contactos y conectarse realmente».

jose henry

Largas jornadas de conferencias

“Cuando nuestros asistentes se van a un lugar para asistir a una conferencia, nuestro enfoque común es asegurarnos de que aprovechen al máximo su tiempo. Nuestro error es ser demasiado breves y terminar perdiendo capacidad de atención, creando participantes menos comprometidos y agotando a los asistentes antes de enviarlos a casa. Al acortar los días de nuestra conferencia y/o brindar suficiente tiempo libre durante la conferencia, nos aseguramos de que nuestros invitados puedan ponerse al día con el trabajo, pasar tiempo disfrutando de la ciudad que están visitando y hacer tiempo para relacionarse con sus almas a solas. ¿Cuántas veces ha asistido a una conferencia con la intención de almorzar, tomar una copa o tomar un café con colegas o socios y nunca ha encontrado el tiempo del día para hacerlo? Eso depende de nosotros como planificadores. Si bien es cierto que tener un tiempo vacío en su agenda de conferencias significa que los espacios que ha alquilado están vacíos, esto permite a sus asistentes recargar energías y participar aún más cuando se reanude la conferencia.

— jose henryCMP, Gerente de Reuniones y Líder de Diversidad e Inclusión, SPIE, la sociedad internacional de óptica y fotónica

Duración y formato de la sesión

Las sesiones que duran una hora son «demasiado largas». Las investigaciones muestran que los asistentes pierden interés y tienen dificultades para retener información; Lo mejor es de 15 a 20 minutos, con 30 minutos como máximo».

El modelo de conferencia, en general, debería desviarse a favor del aprendizaje entre pares. «Prefiero discusiones directas entre los asistentes a que alguien hable contigo».

— Kerry CrockettMBA, CPC, CAE, CMP Fellow, DES, Presidente, NPAworldwide