Elaboración de correos electrónicos profesionales para una mejor comunicación empresarial artística

Como artista en la era digital, es probable que tengas que escribir correos electrónicos con regularidad.

Es posible que necesite utilizar el correo electrónico para acercarse a las galerías, mantener relaciones actuales con las galerías, comunicarse con coleccionistas o conectarse con otros artistas. Debido a que escribe tantos correos electrónicos, puede ser fácil escribir algo rápidamente y enviarlo sin tomarse el tiempo para asegurarse de comunicarse bien y presentarse profesionalmente.

Puede que no parezca importante, pero si tiene su propio negocio de arte, la comunicación profesional es esencial para tener relaciones positivas. Si alguna vez ha tenido que trabajar con alguien que no era bueno comunicándose, sabe lo difícil y frustrante que puede ser. Los correos electrónicos no profesionales pueden hacerte parecer inestable, apático o incluso grosero, y esa no es la reputación que quieres tener ante los ojos de las personas con las que trabajas o a las que intentas venderles arte.

La clave para escribir correos electrónicos profesionales es tomarse su tiempo para asegurarse de decir exactamente lo que quiere decir con la mayor claridad posible, pero existen otros pasos específicos que puede seguir para elaborar mejores correos electrónicos.

La línea de asunto que utilice debe ser única y llamar la atención de la persona a la que envía el correo electrónico, pero también debe asegurarse de que sea profesional, educada y apropiada para la situación. No es necesario escribir un titular sensacionalista para que alguien abra su correo electrónico, y es importante ser honesto acerca de su propósito al escribirlo.

Normalmente, con los tipos de correos electrónicos que enviará, podrá utilizar un saludo amigable como «hola», «hola», «buenos días», etc. Sin embargo, asegúrese de pensar en su audiencia cuando escriba un saludo y, si su audiencia necesita un saludo más formal como «querida», ajústelo en consecuencia.

Si desea que su correo electrónico se lea en su totalidad y no se lea por encima, manténgalo lo más breve posible. Concéntrese en solo uno o dos temas del correo electrónico y elimine cualquier detalle innecesario. Recomiendo que la mayoría de los correos electrónicos tengan menos de 5 párrafos y entre 1 y 3 oraciones por párrafo.

Cuanto más conciso, mejor. Si puede transmitir su punto de vista rápidamente, será mucho más fácil para la persona que lo recibe leer el correo electrónico y responder.

Debido a que el lenguaje corporal y la inflexión no están presentes en los correos electrónicos, puede ser fácil que su tono se malinterprete como exigente o grosero. Para evitar malentendidos incómodos, tenga cuidado con la elección de palabras y la estructura de las oraciones. Evite oraciones concisas. No escriba preguntas que parezcan provenir de una sala de interrogatorios. Utilice «por favor», «gracias» y otras frases educadas con gracia.

Y definitivamente no escribas cosas que en realidad pretendan ser groseras o pasivas agresivas. La mayoría de los problemas se pueden resolver mediante preguntas y discusiones educadas.

Deje al lector una buena impresión de usted cerrando su correo electrónico de manera profesional. En algunos casos, puede tener sentido cerrar con un «gracias», pero cuando no lo hagas, utiliza un signo de despedida como «saludos cordiales», que sea amigable pero no demasiado personal.

Puntuar su mensaje con caritas sonrientes puede estar bien para correos electrónicos dirigidos a amigos cercanos y familiares, pero los emoticones no pertenecen a los correos electrónicos profesionales. Déjalos fuera de los correos electrónicos dirigidos a galeristas, clientes, profesores de arte, estudiantes y cualquier otra conexión profesional.

Como ocurre con cualquier comunicación escrita, los errores ortográficos y gramaticales en un correo electrónico pueden hacer que al destinatario le resulte mucho más difícil tomarlo en serio, independientemente de lo bueno que sea el contenido del mensaje. Tómese un momento para revisar su correo electrónico en busca de errores gramaticales y tipográficos, y para correos electrónicos más importantes, pídale a alguien que lo revise antes de enviarlo, si es posible.

Todos hemos cometido el error de presionar «enviar» en un correo electrónico y olvidarnos de adjuntar un documento o imagen que necesitábamos incluir. Si bien todos nos identificamos y perdonaremos este error, es mucho más profesional y menos frustrante si no sucede. Tómate un momento cuando termines el correo electrónico para asegurarte de haber puesto todo lo que querías.

¿Qué importancia tiene el correo electrónico en tu negocio de arte? ¿Alguna vez ha tenido un malentendido debido a una falta de comunicación?