EL ARTE DE DISEÑAR UN PAQUETE DE PATROCINIO DE EVENTOS

Los patrocinadores son los que hacen que un evento funcione. Son una de las fuentes de ingresos más importantes, si no la más importante, para su evento. Los ingresos, a su vez, son directamente proporcionales al éxito de su evento, suponiendo que todo vaya bien. Esto simplemente significa plataformas como la gestión de eventos fuera de línea y canales en línea como aplicación de planificación de eventos, necesitan atender para crear un fantástico paquete de patrocinio de eventos.

Qué paquete de patrocinio es, en esencia, su argumento sobre por qué los patrocinadores potenciales deberían optar por invertir capital y asociarse con su evento en comparación con una gran cantidad de eventos que tienen lugar en todo el mundo. También debe incorporar las metas y objetivos de sus patrocinadores y los posibles nuevos patrocinadores que puedan surgir.

Ha sido una tendencia constante entre los patrocinadores de eventos solicitar la personalización de las características del paquete de patrocinio del evento, estableciendo así conexiones con los asistentes. Junto a estas exigencias, también existen requisitos necesarios como la integración con tecnologías de eventos, la exposición de la marca y, por último, pero no menos importante, el retorno de la inversión (ROI). Abordar estas preocupaciones de los patrocinadores en su paquete de patrocinio seguramente garantizará una gran extracción de ingresos y, a su vez, un evento exitoso con patrocinadores que regresan año tras año con una sonrisa. ¿No suena bien eso?

Entonces, ¿cómo se puede crear un paquete de patrocinio de eventos? Generalmente, se han formulado dos enfoques para crear un paquete de patrocinio de eventos realmente impresionante.

• Modelo de patrocinio escalonado: Este es el enfoque tradicional donde se incluyen una variedad de características en el evento, es decir, ofertas, basadas en los niveles de patrocinio.
• Modelo de Patrocinio a la carta: Este enfoque se aplica cuando los patrocinadores necesitan recibir servicios u objetivos flexibles y personalizables, y esto es de gran importancia para los patrocinadores.

El modelo de patrocinio escalonado:

Hay 3 pasos esenciales para ejecutar el modelo de patrocinio escalonado. A continuación se muestra un proceso paso a paso para el mismo.

1. Crear niveles de nivel: Generalmente, los niveles de su paquete de patrocinio estarán etiquetados como Patrocinadores Platino, Patrocinadores Oro, Patrocinadores Plata y expositores. Hay mucho espacio creativo para innovar en estos nombres de niveles con temas de eventos. También presenta la oportunidad para que el evento suene muy interactivo y ligeramente diferente de los demás.

1. Decide las ventajas para cada nivel: Una vez decididos los niveles, el siguiente paso es determinar el número de paquetes de cada nivel que deben cerrarse para alcanzar las metas de ingresos. Las matemáticas simples dictan que cuanto menor sea el número de paquetes de eventos que haya para cada nivel, mayor será la cantidad de patrocinio que se podrá vender para citar la «exclusividad» de esos paquetes. Esto ayuda a impulsar a los patrocinadores a tomar medidas definitivas lo antes posible. No sólo le ayudará a conseguir patrocinadores, sino que también le ayudará a planificar el evento con antelación en función de los resultados de la presentación.

1. Distribución de retornos de patrocinio: Cuanto más alto y exclusivo sea el nivel de un patrocinador en particular, mayor será el número de beneficios de alto valor. Hay muchos ejemplos de estructuras de modelos en capas de alto rendimiento que tienen muchas características como herramientas de participación de los empleados.

El modelo de patrocinio a la carta

El patrocinio a la carta es una forma alternativa de abordar la creación de su paquete de patrocinio de eventos para los patrocinadores que buscan personalizar sus paquetes y beneficios y, a su vez, aspirar a lograr un mayor retorno de la inversión (ROI) de los exploits. A continuación se muestra un enfoque detallado de este modelo de oferta de patrocinio basado en las etapas del ciclo de vida del evento.

Comunicaciones de marketing

• El logotipo de los patrocinadores del evento es indispensable en cualquier página de registro del evento y en todas las comunicaciones de marketing que promuevan directa o indirectamente el evento, por ejemplo, invitaciones de registro electrónicas.
• Los agradecimientos en las redes sociales son una forma segura de generar interés en canales muy relevantes.
• Los oradores patrocinadores deben promocionarse a medida que promueve las redes sociales de todos aquellos que desempeñan roles clave en el evento.
• Sorteos patrocinados antes del evento mientras promocionamos el registro.

Diseño de aplicaciones para eventos

• El logotipo del patrocinador y la inclusión de un perfil detallado en la sección de patrocinio de la aplicación del evento ayudarán a brindar una visión holística de lo que son los patrocinadores.
• Resalte el logotipo del patrocinador en todos los resultados de la encuesta, la página de inicio e incluso las imágenes de mapas, si las hubiera.
• Incluya enlaces de descarga a recursos descargables proporcionados por patrocinadores, como material publicitario o folletos de productos.

Compromiso de los asistentes

• Si el evento se basa en la gamificación, incluidos desafíos en los que los asistentes necesitan interactuar con los patrocinadores de alguna manera, será increíblemente útil para lograr los objetivos tanto de los organizadores como de los patrocinadores. Por supuesto los premios los dan los patrocinadores.
• Promocione ofertas de patrocinadores y obsequios que puedan incluirse como parte del proceso de gamificación.
• Las alertas específicas o notificaciones automáticas van con el logotipo del patrocinador.
• Los correos electrónicos patrocinados dirigidos a un grupo demográfico objetivo muy específico ayudarán aún más a la causa de los patrocinadores.
• Permite a los patrocinadores conectarse con los asistentes uno a uno a través de una función de chat/mensajería.

Diseño de lugar

• Coloque el logotipo del patrocinador en cualquier material impreso y en cualquier canal o letrero de marketing digital que se muestre en el área de registro del evento.
• Las competiciones y obsequios en el sitio serán cruciales para que su evento conecte tanto a los asistentes como a los patrocinadores.

Logotipos del patrocinador y/o menciones en correos electrónicos posteriores al evento o encuestas enviadas a los asistentes.

Estas son sólo algunas de una larga lista de cosas que necesita para verificar su paquete de patrocinio, pero tenga la seguridad de que estos pequeños pasos realizados de manera organizada ayudarán a atraer patrocinadores de alto perfil y ayudarán a organizar eventos exitosos.