Diez errores audiovisuales comunes y cómo evitarlos

Como organizador de eventos, el audiovisual es una de tus armas secretas para agregar el factor WOW a tu evento. Pero para muchos organizadores de eventos, también es un territorio algo incómodo, en gran medida manejado por otra persona y aprendido a través de prueba y error a lo largo de los años.

El audiovisual (AV) es una parte importante de los eventos que afecta a cada sala, presentación y, ciertamente, a su presupuesto. Cuando sale bien, puede pasar desapercibido excepto para los asistentes que se van sintiendo que acaban de asistir a un evento increíble. Pero cuando el AV sale mal, tenga cuidado: la experiencia y/o el presupuesto de sus asistentes sufre las consecuencias.

Afortunadamente (o desafortunadamente, dependiendo de dónde te encuentres), existen algunos errores audiovisuales muy comunes que cometen los organizadores de eventos y que puedes evitar teniendo a mano la siguiente lista.

Error n.º 1: el contenido de los presentadores se distorsiona cuando se muestra. Este es un problema muy común, particularmente entre los presentadores que usan sus propias plantillas. El problema audiovisual aquí es una falta de coincidencia entre la relación de aspecto de los equipos audiovisuales y el contenido de las diapositivas.

Cómo evitarlo: Primero, seleccione el tamaño de presentación que desea utilizar. Las dos opciones más comunes son la pantalla ancha en 16:9 (rectángulo horizontal) y cuatro tres con relación de aspecto 4:3 (más cercana a una imagen cuadrada) y la pantalla ancha está actualmente «de moda». Su proveedor de AV podrá recomendarle el tamaño de pantalla correcto para que coincida con el tamaño de su presentación.

Cree una plantilla estándar para todos los presentadores y distribúyala mucho antes de la fecha de vencimiento de su contenido. Si permite que los presentadores utilicen su propia plantilla, comparta las pautas de presentación y anote de manera destacada la relación de aspecto/tamaño de la presentación que se utilizará.

Finalmente, considere tener un recurso de diseño gráfico en el sitio para realizar ajustes de última hora en la presentación, como reformatear las presentaciones enviadas en la relación de aspecto incorrecta, ajustar la vista de las notas en monitores de confianza, corregir las transiciones de una diapositiva a otra y más.

Error #2 – Ese vídeo perfecto de su presentador tartamudea. ¿Y es un comercial? Reproducir un vídeo durante una presentación no es tan fácil como parece. Se puede importar una versión directamente a PowerPoint, pero la calidad es baja y sólo maneja archivos pequeños. Y la reproducción desde YouTube corre el riesgo de sufrir interrupciones comerciales y almacenamiento en búfer (esas pausas, tartamudeos y ruedas de la muerte que NO deseas ver durante una presentación en vivo) debido a problemas de conexión a Internet.

Cómo evitarlo: Para obtener la más alta calidad y la mejor experiencia para la audiencia, trabaje con su socio audiovisual para obtener un archivo de video en vivo y reproducirlo desde un sistema de reproducción de video.

Error #3 – ¿Cuáles son estas tarifas adicionales de energía y manipulación en el sitio? Los lugares tienen muchas tarifas que no son intuitivas a menos que las hayas tenido antes (y también pueden estar ocultas en esos enormes contratos). E incluso como profesional experimentado, es posible que encuentre cargos que nunca antes había visto cuando trabaja en una nueva ubicación, ya que las tarifas, como la energía, varían entre las ubicaciones. ¿Quién imaginaría que el poder significaría cosas diferentes en diferentes lugares? Pero puede significar de todo, desde simplemente enchufar su equipo hasta fuentes o distribución de energía adicionales.

Los puntos de andamio son un punto de error universal para los planificadores de eventos que no trabajan con socios de producción audiovisual. Estos son lugares en el techo y las paredes donde está aprobado para colgar equipos como iluminación y proyectores.

Cómo evitarlo: La mayoría de los lugares cobran una tarifa especial por el montaje o intentan exigirle que utilice el proveedor interno para encargarse de esta parte del proyecto. Trabaje con un socio audiovisual como AVT Productions durante la selección del lugar para estar atento a cosas como esta (consulte el n.º 10 en esta lista). Además, pídale a su contacto de ubicación de inmediato que le señale y le explique la parte del contrato que le describe estos términos. Incluso si no sabe de antemano exactamente qué equipo AV utilizará, suponga que necesitará varios puntos de montaje y negociar en consecuencia.

Error #4 – ¡La última cuarta parte de la audiencia no puede escuchar (y/o ver) a los presentadores! El tamaño de su habitación determinará sus necesidades de audio y pantalla. El error más común aquí es escatimar en el audio y asumir que todo estará bien. Pero esforzarse por escuchar una presentación proporciona una experiencia terrible y es poco probable que su audiencia recuerde su mensaje.

Cómo evitarlo: Pruebe bien su equipo antes de su espectáculo. Verifique la calidad de los parlantes y micrófonos de audio y colóquelos en toda la sala para que todos puedan escuchar al presentador al mismo volumen «correcto», especialmente en una sala grande. Para habitaciones más grandes, asegúrese de colocar también pantallas por todas partes. Asegúrese de elegir un socio audiovisual que sepa cómo planificar adecuadamente su espacio. En AVT, hacemos esto con herramientas únicas, como el mapeo de audio, que muestra visualmente qué tan lejos está su audio en el espacio para que la calidad pueda ajustarse y garantizarse durante el espectáculo.

Error #5 – La publicación dice que necesito utilizar su equipo audiovisual «interno» y ya firmé el contrato, así que… A menudo, asegurar el lugar es una tarea temprana en el proceso de planificación del evento y es posible que aún no estés pensando en quién se encargará de la producción audiovisual y del evento. Pero ten cuidado: ¡tu lugar es! Desafortunadamente, algunos de nuestros clientes aprendieron esta lección de la mejor manera solo después de que se firmaron los contratos de las instalaciones.

Hay muchas buenas razones para utilizar un socio audiovisual subcontratado, desde la creatividad hasta el ahorro de costos y la asociación que puede construir en múltiples ubicaciones. Lea sobre ellos aquí.

Cómo evitarlo: NO está obligado a utilizar los servicios de producción y audiovisuales internos, incluso si ya ha firmado un contrato. Mira esta publicación de blog con cláusulas contractuales tanto antes como después de firmar.

Error #6 – Mi dispositivo de AV0 es incompatible con AV1, que es incompatible con AV2, ¡qué cosa! Adoptar un enfoque de ‘menú chino’ (trabajar con varios proveedores de AV en un evento para ahorrar unos cuantos dólares aquí y allá) es una receta para el desastre. Un evento impecable requiere una coordinación y ejecución fluidas y el dinero que ahorra en equipos se gasta en la coordinación entre proveedores o en caso de falla cuando se producen errores.

Cómo evitarlo: Elija un socio audiovisual en el que confíe para brindarle la mejor experiencia general en eventos y aprovechar su inversión.

Error #7 – ¡Falta una hora para el evento y todavía están instalando el equipo! A un tiempo de instalación corto o una huelga pueden aumentar drásticamente sus costos laborales. Menos tiempo significa que necesitarás un equipo más grande. También puede significar horas extras. Y elimina cualquier posibilidad de realizar pruebas adecuadas y ensayos previos al espectáculo.

Cómo evitarlo: Los tiempos de montaje (y desmontaje) de eventos son tan variados como las necesidades del equipo. Un evento de 100 personas lleva mucho menos tiempo que un evento de 3000 personas. Hable con su socio audiovisual para averiguar cuánto tiempo necesita para organizar y configurar su evento y reserve el lugar para incluir esos horarios.

Error #8 – ¡Mis presentadores quieren practicar pero no hay tiempo! Cuando se trata de presentaciones de alto nivel y presentaciones ejecutivas, es absolutamente necesario tiempo para hacer clic en las presentaciones y darles a los presentadores tiempo para hacer una descripción general rápida de su presentación. Esto le permite que el diseñador gráfico en el sitio realice cambios o retoques de último momento y que los ejecutivos se sientan cómodos con el proceso de subir al escenario. Intentar hacerlo todo en la mañana de un programa puede aumentar los costos de mano de obra, dependiendo del tiempo, y puede generar mucho estrés innecesario para los presentadores y planificadores.

Cómo evitarlo: Asegúrese de que su socio AV tenga un Primero realice el ensayo técnico para asegurarse de que todo el equipo funcione correctamente y para familiarizar al equipo de producción con el flujo de su espectáculo. Entonces, llévalos incluya tiempo de ensayo de los oradores al menos un día antes del evento para resolver cualquier problema de último momento y familiarizar a sus presentadores con el proceso.

Error #9 – ¿Dónde voy a poner todos estos casos? ¡¡Sin mencionar a las personas que dirigen el espectáculo!! Con el equipo vienen cajas de equipo y, como probablemente notó la primera vez que asistió a una feria comercial y tuvo que averiguar dónde colocar el contenedor del stand, necesita un lugar para almacenar los contenedores o las cosas se ensucian muy rápido.

Más importante aún, su ingeniero de audio y director de escena/persona que llama deben estar «al frente de la casa» para que puedan administrar adecuadamente el audio y el escenario, y el resto del equipo de su AV necesitará espacio para ejecutar el espectáculo también; esto puede ser ya sea ‘detrás de la casa’ o ‘frente de la casa’ (es decir, en algún lugar de la habitación, oculto o fuera de la vista, en el frente o en la parte trasera).

Cómo evitarlo: Cuando reserve su lugar, reserve espacio de almacenamiento y asegúrese de que haya espacio para que su equipo audiovisual dirija el espectáculo.

Error #10 – Ahora que estoy planeando el AV, este espacio está mal 🙁 Algunos espacios funcionan mejor que otros para determinados eventos. ¿Hay pilares en la habitación, una pared inclinada? ¿Hay espacio para proyección frontal o trasera? ¿Hay una lámpara de araña gigante en la habitación que interferirá con tu pantalla? ¿Cuál es la disponibilidad de energía y cuánta contaminación lumínica natural hay en el espacio?

Cómo evitarlo: Consulta con tu socio audiovisual a la hora de elegir tu ubicación. Hay preguntas que saben hacer sobre el lugar que quizás usted no sepa o recuerde en el acto, y usted elige su lugar sin revisar todos los aspectos técnicos (muchos de los cuales se describen anteriormente, como puntos de andamiaje, espacio para almacenamiento y equipos de producción audiovisual). , y altavoces y pantallas) pueden limitar gravemente las capacidades de su evento. Cuanto más contribuya por adelantado, mejor será la experiencia general del evento para sus asistentes.

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