Cuando las tarifas de habitación más bajas afectan a sus asistentes

La comunidad PCMA Catalyst ofrece ideas sobre cómo los planificadores pueden trabajar con un hotel de conferencias que está reduciendo las tarifas de bloqueo de habitaciones.

La comunidad Catalyst de PCMA ofrece a sus miembros una plataforma para hacerse preguntas, compartir ideas o, como dice el sitio web, «comunicarse y colaborar». Aquí hay un ejemplo de una discusión reciente sobre Catalyst.

«Estoy buscando orientación sobre cómo trabajar con un hotel de conferencias que vende habitaciones durante las fechas de su evento a un precio más bajo que el bloque de su hotel». Carrie Renuart, director de conferencias y eventos de ARMA International, escribió a la comunidad Catalyst. «Desafortunadamente no tenemos una cláusula de tarifa mínima en nuestro contrato. ¿Tenemos algún recurso?

Como dicen la mayoría de los defensores de la industria, depende de lo que su grupo haya bloqueado, cómo sea su colección y si sus participantes obtienen la tarifa más baja. Incluso si no existe una cláusula de tarifa más baja, es posible que tenga una cláusula de verificación o puede discutir con el hotel la necesidad de verificación para garantizar que a su grupo se le acrediten todas las habitaciones ocupadas por los miembros del grupo, independientemente de la tarifa pagada o del método de reserva.

Tenga una conversación abierta con el director de ventas y marketing del hotel, o si trabaja con el oficial de personal general, [ask] la persona que posee su cuenta. La preocupación, por supuesto, es el desgaste, los compuestos y la historia.
—Joan EisenstodtDirector, Eisenstodt Associates LLC

Lo mejor para el hotel es llenar su bloque, por lo que deberían alcanzar esa tarifa más baja que la de su sistema o reducir su tarifa de conferencia para igualarla. ¿Está esto en su sitio web o en el sitio web de un tercero? ¿Es este un hotel de marca? Si es así, comuníquese con su oficina de ventas nacional para obtener más ayuda, si es necesario.
—Kerry KerrDirector sénior de Cuentas Globales, HelmsBriscoe

Me gustaría comprobar una cosa: ¿el hotel tiene una tarifa de destino/resort de la que su grupo está exento, pero que otros huéspedes que reserven fuera del bloque tienen que pagar? Por ejemplo, si ve una tarifa de $250 pero su tarifa grupal es de $270, ¿los huéspedes que paguen $250 deben pagar una tarifa de destino/resort de $45 además de su tarifa?

[In that case], todavía tienes la tarifa más baja. Sin embargo, si no hay tarifa de destino/resort en este lugar, me gustaría tener una conversación abierta con su punto de contacto en el hotel.
—Justin RosalesGerente senior de ventas, Atentamente, DC

Es posible que no tenga muchos recursos si no se incluye algo en su contrato para cubrir esto. Pero aquí hay una cláusula que pedimos en nuestros contratos hoteleros. [that has often been] aceptado. A veces tenemos que aceptar una ligera variación, pero es importante tener esa conversación. Aquí está el texto: «El hotel se compromete a abstenerse de ofrecer tarifas inferiores a las pactadas en el contrato, así como tarifas promocionales especiales, paquetes de fin de semana o beneficios adicionales durante las fechas oficiales de reuniones, a menos que dichas tarifas y beneficios no estén aplicable de la misma manera. para todas las habitaciones dentro del bloque reservado del grupo.»
—Penélope PiñaDirector de Reuniones y Conferencias, Sociedad Matemática Estadounidense

es dificil saberlo [without] detalles completos, pero si el hotel solo ofrece algunas habitaciones a través de motores de búsqueda de terceros a una tarifa más baja, a menudo es difícil cerrarlas y esas habitaciones tienen limitaciones especiales: pagan el bis completo, no son reembolsables, etc. Pero le pedí a un hotel que cerrara las tarifas más bajas antes y pudieron hacerlo. Durante una recesión anterior, le pedimos al hotel que redujera la tarifa de las habitaciones para grupos para estar en línea con las tarifas de los hoteles de los alrededores para que nosotros y el hotel no perdiéramos habitaciones para grupos, y estaban dispuestos a hacerlo.

Ahora es un momento diferente, pero si por alguna razón su tarifa de grupo excede las tarifas generales en los hoteles de los alrededores, este puede ser un ángulo para discutir con el hotel. De lo contrario, definitivamente solicitaría una verificación de la habitación después de que su grupo se retire para que el hotel pueda buscar cualquier habitación que se haya reservado fuera del bloque de habitaciones. Luego, tendrá un historial preciso y un cumplimiento de cualquier cláusula de deserción.
—Julia LeveneDirector ejecutivo, especialista en selección de sitios hoteleros, socios planificadores de asociaciones