Cree seminarios web atractivos que les encantarán a sus miembros

Por un breve momento, las reuniones virtuales se convirtieron en el centro del universo de eventos, más bien por necesidad.

En ese tiempo, los planificadores de eventos aprovecharon al máximo el alejamiento de los eventos en persona, haciendo todo lo posible para mantener a los asistentes interesados. ¿Grandes invitados, juegos interactivos, happy hours donde puedes preparar tu propia bebida? Estaba todo sobre la mesa.

Y esto llevó los valores de producción a nuevas alturas. Si no ha comparado un discurso de apertura de Apple de 2019 con un discurso de apertura de Apple más reciente, se debe a usted mismo ver cuán dramático fue realmente el cambio. Para algunas organizaciones, incluso a menor escala, el cambio ha sido dramático y duradero.

Ahora, la gente está dispuesta a viajar a eventos en persona. Y los eventos presenciales de todo tipo están prosperando: los conciertos se recuperaron considerablemente en 2023, por ejemplo, y el 69 % de los organizadores de eventos encuestados por El PCMA se reúne Espere más asistencia en persona en los próximos años. Por el contrario, el 38% de los encuestados esperaba una disminución de los eventos virtuales o híbridos.

A pesar de esto, los eventos digitales siguen desempeñando un papel clave para llegar a su audiencia. (Después de todo, no todos los días te subes a un avión). ¿Cómo puedes mantenerlos interesados? Algunos puntos a considerar:

Sí, los eventos virtuales todavía tienen valor

Con los eventos virtuales en un segundo plano, esto puede alentar a los planificadores a invertir menos tiempo o energía en reuniones virtuales.

¿Es esto un error? Potencialmente. Si bien los eventos en persona actualmente dominan el calendario de eventos, los eventos virtuales ahora son algo natural para millones de personas, gracias a herramientas como Zoom y redes sociales como Twitch. Y todavía tienen un lugar, ya sea que su punto de vista sea B2B, marketing, recaudación de fondos o asociaciones. Según el B2B Marketing Benchmark 2024 de LinkedIn, el 51% de los encuestados dijeron que utilizan eventos en persona como canal de marketing, lo que lo convierte en el canal de marketing no digital más utilizado. Sin embargo, casi la misma cantidad (46%) dijo que también utilizan eventos digitales.

Kristin Arnold, fundadora de Power Panels, una consultoría centrada en crear paneles de discusión más atractivos, dice que diferentes tipos de asistentes obtienen cosas diferentes de cada entorno.

«Creo que la gente se siente mucho más cómoda en el entorno virtual, así que veo que no depende sólo de una forma u otra», afirma. “La gente está siendo más intencional y reflexiva al respecto. ¿Es necesario que la gente se una, entre el tiempo y el coste que implica?»

Crear carriles distintos para eventos digitales y presenciales puede ayudarle a sacar más provecho de cada uno.

Admítelo: no todo el mundo quiere involucrarse (¡pero algunas personas sí!)

Uno de los mayores desafíos de los eventos virtuales es que el entorno digital hace que sean fáciles de activar. Es posible que algunas personas se inscriban en su seminario web sobre el almuerzo y nunca se presenten, eligiendo el trabajo o el almuerzo y viendo el video después del hecho. Por supuesto, es valioso ofrecer contenido de video a su audiencia a pedido para estudiantes pasivos.

Pero esto hace la vida mucho más difícil si tu objetivo es gestionar el compromiso. Arnold señala que las tácticas comúnmente utilizadas para involucrar a las personas en entornos personales, como conversaciones triviales, rara vez son posibles en entornos virtuales.

«Muestra cuándo debe comenzar la reunión, si no unos minutos más tarde», afirma. Realmente no hay charlas allí, depende de cuál sea tu cultura. Y nadie se queda allí; te diriges a la siguiente reunión».

Teniendo esto en cuenta, Arnold sugiere analizar los objetivos de la reunión. ¿Está intentando establecer relaciones entre los asistentes, educar a su audiencia o transmitir información importante?

Para algunas configuraciones virtuales, tiene sentido tener un cuadro de chat; otras veces, puede ser una distracción. Al comprender a su audiencia y construir con intención, puede crear algo que tenga sentido para las necesidades de su audiencia.

Una cosa que podría ayudar: contratar a alguien para monitorear la participación en las áreas de chat o discusión, algo que Arnold llama un defensor del pueblo.

«Me gusta utilizar un ombudsman, para que alguien mire el cuadro de chat y aporte algo que sea relevante para lo que esté sucediendo en la conversación, para que sepas que no te estás perdiendo nada», dice.

El conjunto de funciones sin explotar de su software de eventos

Una plataforma de eventos virtuales como EventMobi suele tener muchas funciones diseñadas para impulsar la participación y hacer que la gente hable.

Durante la pandemia, estas plataformas han ganado mucha sofisticación técnica y nuevas funciones. Pero los organizadores de eventos pasan por alto estas características potencialmente útiles, afirma Arnold.

«Sabes, antes de que existiera, teníamos esta nueva característica. Puedes usar anotaciones y le estás enseñando a la gente cómo usarlas, y ella dijo: ‘Bueno, eso es realmente genial’”, dice. «¿Y cuándo fue la última reunión en la que estuviste en la que utilizaste la anotación como característica?»

Por ese motivo, es importante comprender qué está disponible para usted y qué tiene sentido para sus necesidades. Incluso si desea que sea simple, desarrollar estrategias para integrar estas herramientas en sus eventos garantizará que maximice su potencial.

«¿Ha configurado los sistemas para poder realizar algunas encuestas, algunas nubes de palabras y poner a las personas en grupos de trabajo? Que son más o menos los tres tipos estándar de cosas que se hacen en un entorno virtual», afirma.

Integre elementos tangibles en eventos virtuales

Si bien los eventos virtuales pueden separar a los asistentes por la distancia, eso no significa que no se pueda dejar espacio para elementos más tangibles o físicos. ¿Alguna vez haces una hora feliz virtual? Aún puedes aplicar esa estrategia de enviar el paquete a tus eventos actuales.

Publicar cosas con anticipación también es una idea inteligente para los oradores remotos, ya que puede crear oportunidades para mejorar la calidad de la producción. Por ejemplo, la organizadora del evento Alicia Jenelle de The Jenelle Group recomienda brindar a los presentadores las herramientas que necesitan para garantizar una experiencia de alta calidad.

«Para los presentadores, también animamos a nuestros clientes a que envíen kits de producción a los oradores para garantizar que el espectador tenga la mejor experiencia», dice Jenelle. «Un kit de producción normalmente incluye un telón de fondo de la marca, un anillo de iluminación, Wi-Fi ampliado, una cámara web externa, un micrófono, etc. para garantizar que su espacio esté perfectamente configurado en un formato de transmisión».

Como señala Jenelle, esto ayuda a fomentar la participación de los asistentes al eliminar distracciones, como videos de mala calidad o un fondo borroso o que distrae, que pueden restar valor a la información que se comparte.

En términos de asistentes, Arnold sugiere ofrecer una «caja de experiencias» que pueda incluir formas de responder preguntas en cámara, como banderas rojas y verdes, o pizarras físicas.

«Creo que tienes una pizarra que dice: ‘Está bien, todos escriban la palabra que les viene a la mente cuando hablan de reuniones virtuales’, ¿y todos la guardan? Esto da miedo”, dice Arnold.

Una idea de compromiso que puede valer la pena probar para un grupo más íntimo: incluir una tarjeta de regalo para un servicio de entrega de comida para que la parada de comida se sienta especial, incluso si no viajan al evento.

No pase por alto los elementos virtuales de los eventos híbridos

Probablemente todo eso suene bien para los eventos virtuales. Pero ¿qué pasa con los eventos híbridos, que integran elementos digitales en el evento presencial? Puede resultar tentador apuntar una cámara a los presentadores, encender la transmisión en vivo y dar por terminado el día. Pero puede que esto no sea suficiente para atraer a los asistentes virtuales a largo plazo.

Lynda Hoff, CMM, CMP, gerente de Eventos y Experiencia de Miembros de la Asociación de Enfermeras de Ontario, sugiere adoptar un enfoque para los eventos que trate la experiencia virtual como algo separado de la experiencia en persona, con contenido distinto.

«Hacemos entrevistas con diferentes proveedores», dice. «Hacemos entrevistas con nuestros vicepresidentes, alguien que, ya sabes, es interesante».

El resultado de este enfoque es que los asistentes sienten que están obteniendo algo de valor que puede hacer que valga la pena iniciar sesión en el evento.

«Así que los estás incluyendo», dice. “Pero les estás diciendo: ‘Esto es lo que te estás perdiendo’. ¿Por qué no vienes la próxima vez?’”

E incluso si intentas caminar y masticar chicle combinando elementos en línea y fuera de línea al mismo tiempo, puedes hacerlo, si estás dispuesto a invertir en un MC virtual para ayudar a dar forma a la oferta para los asistentes, dice Arnold. .

«Si tienes un MC en vivo, el MC virtual y en vivo pueden coordinar y diseñar algunas cosas interesantes que la audiencia virtual puede hacer», dice, como colaborar en las secciones de preguntas y respuestas, por ejemplo.

El objetivo es permitir que todos trabajen juntos, para que todos los que asistan obtengan valor. Y eso no sólo requiere herramientas: requiere conciencia y llamadas frecuentes, lo que Arnold llama «reconocer que hay personas en el mundo virtual» durante su evento personal.

Esto puede requerir un poco de coordinación adicional, pero con una estrategia de evento híbrido bien organizada, su evento puede estar en marcha.

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