Contrato de planificación de bodas – Muestras, consejos y plantillas – Certificado de evento

No hace falta decir que tener un contrato de organización de bodas ayuda a protegerlo a usted, a su empresa y a sus clientes. Si bien es rápido y fácil reservar un cliente y comenzar a trabajar sin toda la «burocracia» adicional. Tener sus políticas y expectativas establecidas y acordadas puede proteger a todos los involucrados si surge un problema.

En esta publicación, compartiremos algunas de las cosas en las que debes pensar al desarrollar un contrato de planificación de bodas. Además de muestras y plantillas que puedes utilizar ahora en tu negocio.

Cláusulas imprescindibles para el contrato de planificación de bodas

El contrato de su organizador de bodas debe incluir las cláusulas más importantes para usted y su negocio. Pero también debe incluir estándares que protejan su negocio independientemente del cliente.

Detalles de contacto & Detalles del evento:

Aquí es donde incluirá información sobre usted, su empresa y el cliente. Esto es bastante estándar en la mayoría de los acuerdos y generalmente son sus nombres, información de contacto y detalles específicos sobre el evento, como la fecha, hora, lugar y cualquier evento adicional que esté incluido, por ejemplo, una cena de ensayo.

Servicios prestados:

El contrato de su organizador de bodas también debe incluir los servicios que se brindan. No hagas suposiciones aquí. Incluya un desglose detallado de lo que se está acordando y describa claramente las expectativas. ¿Qué servicios es usted responsable de brindar como planificador? ¿Y cuáles son las responsabilidades del cliente? Esto también puede incluir artículos diversos como gastos de viaje, etc.

Tarifas y calendario de pagos:

En esta sección de su contrato de planificación de bodas, debe describir las tarifas, paquetes y cargos acordados. Aquí también es donde debe articular cualquier cronograma de pagos, específicamente fechas de pago, montos, depósitos y cualquier política de pagos atrasados. Vea una página de muestra de un contrato de planificación de bodas a continuación para su referencia.

Política de cancelación:

En caso de circunstancias imprevistas, ¿cuáles son las opciones disponibles para usted y su cliente? Su política de cancelación es el área de su acuerdo donde la dejará clara. Asegúrese de incluir información sobre el proceso de cancelación por parte de cualquiera de las partes, los plazos de cancelación y las tarifas asociadas.

Aquí también se oye a menudo el término «fuerza mayor». Pero ¿qué es la cláusula de fuerza mayor para las bodas? La cláusula de fuerza mayor describe esencialmente lo que sucede en caso de circunstancias imprevistas, por ejemplo, un desastre natural. Es decir, ¿se cancelarán o reprogramarán la boda y los eventos relacionados? ¿Se devolverán los depósitos? ¿Se devolverán los depósitos total o parcialmente? Todas estas preguntas y más deberían describirse aquí.

Limitaciones de responsabilidad:

Las cláusulas de limitación de responsabilidad son otro componente estándar e importante de su contrato de organización de bodas. Describe el alcance de la responsabilidad del planificador en caso de circunstancias imprevistas, como mal tiempo, problemas con los proveedores y otros daños. Básicamente, esto tiene como objetivo proteger (también conocido como límite) al planificador de ser responsable de costos o daños fuera de su control.

Resolución de conflictos:

Si bien todas las cláusulas son importantes, esta puede ser una de nuestras favoritas porque describe el proceso para resolver cualquier desacuerdo que pueda surgir. Esto es especialmente importante si incluso se encuentra en un punto muerto con un cliente o simplemente no puede ponerse de acuerdo sobre cómo avanzar en un tema específico.

Estas son sólo algunas de las cláusulas estándar que deben incluirse en el contrato de su organizador de bodas. Hay muchas más cosas que pueden aplicarse a su negocio y que no se analizan aquí, como privacidad, confidencialidad, publicidad y/o divulgación de fotografías, comunicación e indemnización, por nombrar algunas. Esta es una de las razones por las que normalmente recomendamos que un abogado redacte y/o revise un contrato.

La importancia del contrato de un organizador de bodas revisado por un abogado

Los contratos suelen incluir jerga legal y cláusulas que en ocasiones pueden resultar confusas o mal interpretadas. Por esta razón, hacer que un abogado revise el contrato de su organizador de bodas garantiza que la redacción de su contrato sea clara y proteja su negocio. Dependiendo de su ubicación, también puede haber leyes específicas de su ciudad o estado, con las que un abogado estará familiarizado. Si sus servicios son de nicho, un abogado también puede incluir cláusulas no estándar específicas para su negocio. Pero lo más importante es que un abogado puede identificar cualquier problema o posible laguna jurídica en su contrato actual de planificación de bodas y sugerir formas de evitarlos.

Lea también: Cómo encontrar el mejor abogado para su negocio de planificación de eventos

Plantillas de contratos de planificación de bodas

Si no tiene el presupuesto para contratar a un abogado, hay muchos lugares en línea donde puede comprar plantillas de contratos para organizadores de bodas. Uno que recomendamos es The Contract Shop. Las plantillas están redactadas por abogados y personalizadas para organizadores de eventos y bodas. Aquí hay unos ejemplos:

Plantilla de contrato para organizador de eventos o bodas

Con esta plantilla, puede causar una buena primera impresión a sus nuevos clientes y, al mismo tiempo, proteger sus intereses con un contrato bien redactado. Esta plantilla está redactada y revisada por abogados y está escrita en un lenguaje fácil de entender para que pueda sentirse seguro al comprender su nuevo contrato y explicárselo a los clientes.

Plantilla de contrato de asistente de planificación

Si también contrata asistentes para que trabajen con usted en eventos, se recomienda este contrato. Describe roles, responsabilidades, expectativas y obligaciones, por nombrar algunos. Esto es muy recomendable cuando se trabaja con cualquier empleado o contratista para garantizar que todos estén en sintonía.

En resumen, aquí hay una lista de verificación rápida de cláusulas que se pueden incluir en el contrato de su organizador de bodas:

• Detalles de contacto: Nombres y datos de contacto tanto de los novios como del organizador de bodas.
• Detalles del evento: Fecha, hora y lugar específicos de la boda. Indique si se incluyen eventos adicionales (fiesta de compromiso, cena de ensayo).
• Servicios prestados: Desglose detallado de los servicios de planificación ofrecidos por el planificador (selección de ubicación, gestión de proveedores, etc.).
• Tarifas y calendario de pagos: Un resumen de la tarifa total por sus servicios. Desglose del calendario de pagos (depósito, cuotas, pago final y morosidad).
• Política de cancelación: Términos claros de cancelación por cualquiera de las partes, incluidos los plazos y las tarifas. Describa qué sucede en caso de fuerza mayor.
• Responsabilidades: Defina las responsabilidades tanto de la pareja como del planificador. Esto puede incluir comunicación, procesos de toma de decisiones y presupuesto.
• Gestión de proveedores: Especificar quién es el responsable de contratar, aprobar y gestionar proveedores (planificador o pareja).
• Limitaciones de responsabilidad: Definir la responsabilidad del planificador en caso de circunstancias imprevistas (mal tiempo, problemas con los proveedores, etc.)
• Cláusula de Confidencialidad: Protege la información confidencial compartida entre la pareja y el planificador.
• Resolución de conflictos: Describa brevemente el proceso para resolver los desacuerdos que puedan surgir (mediación, arbitraje, etc.)

Conclusión: Contrato de organización de eventos y bodas.

Cuando la relación con el cliente es buena sientes que puede que ni siquiera sea necesario un contrato. Pero créannos, hemos visto casos en los que un contrato no estaba en vigor y las disputas tuvieron que llevarse a los tribunales. Es importante contar con un contrato de planificación de bodas bien redactado para garantizar que usted y su empresa estén protegidos. Lo más importante es que la planificación de la boda es bastante estresante y este es un elemento adicional que puedes tachar de tu lista y en el que no tienes que pensar.

Una de las mejores formas de asegurarse de que sus contratos estén haciendo su trabajo es alentar a sus clientes a revisarlos antes de firmarlos. También esté abierto a las preguntas de sus clientes sobre su contrato, para asegurarse de que los términos sean claros y que todos estén en sintonía.

Si actualmente está construyendo su negocio de planificación de bodas y tiene preguntas, ¡no dude en programar una sesión para elegir nuestras ideas!