Consejos de expertos para celebraciones navideñas

Puede que muchos se encuentren en medio de una ola de calor, pero ahora es el momento de empezar a planificar sus reuniones navideñas.

Carrie Davenport, gerente senior de eventos de Altria y presentadora del podcast Like an #EventBoss, y Jaki Baskow, director ejecutivo de Las Vegas Speakers Bureau y Baskow Talent, comparten sus ideas para reuniones navideñas.

«Usted quiere que su fiesta navideña sea ligera, divertida e interactiva, por lo que quiere que la gente quiera ir», dice Davenport.

Puntos clave

Comience con datos

El primer lugar para comenzar es determinar la fecha. Tenga en cuenta que la Navidad este año es el miércoles 25 de diciembre, Hanukkah también comienza el 25 de diciembre y termina en la noche del 2 de enero, y Kwanzaa comienza el 26 de diciembre y continúa hasta el 1 de enero. Las primeras dos semanas de diciembre son ideales, aunque ocupadas, dijo Davenport.

La última semana de noviembre puede funcionar y, según Davenport, puede ser más barata que las fechas de diciembre.

Consejo: no reserve el evento como una «fiesta navideña», recomienda Davenport. «Si no lo llamas fiesta navideña o fiesta corporativa, los precios pueden ser mejores», dijo.

¿Cuál es el tema?

El tema que elija para su reunión navideña ayudará a determinar la decoración, la comida y las bebidas. Una opción que recomiendan Davenport y Baskow es un paraíso invernal para garantizar que sea inclusivo: ese tema debe atraer a todos, no sólo a aquellos de una determinada cultura o religión.

Otra idea divertida es una fiesta de suéteres feos en la que los asistentes usan sus suéteres navideños más extraños.

Alimentos y bebidas

Una vez reservado el lugar y elegida la temática, llega el momento de pensar en la comida.

“Como organizadora de eventos, rara vez hago pedidos del menú. Normalmente acudo directamente al chef y a él le encantan porque les encanta ser creativos”, dice Davenport.

Si su reunión dura solo unas pocas horas, considere solo aperitivos y bebidas. Si queda más, sirva una comida.

«Mantener a la gente bien alimentada es el secreto número uno de mi éxito en la industria de las reuniones», dice Davenport. «Si la gente se alimenta y se alimenta correctamente, será feliz».

Se prefieren las mesas de pastoreo o los espacios estilo buffet, ya que brindan a las personas la oportunidad de deambular e interactuar entre sí. «Una fiesta navideña debería ser una oportunidad para socializar y ver gente que no has visto durante el año», dice Davenport.

Asegúrese de que haya opciones para quienes tienen restricciones dietéticas. Tenga disponibles opciones veganas, vegetarianas y sin nueces.

Postres y Bebidas

No olvides el postre, es un gran lugar para ser creativo. Las barras de chocolate caliente están de moda. Ofrezca diferentes tipos de chocolate caliente con aderezos como crema batida, malvaviscos y palitos de menta.

Los cócteles y cócteles sin alcohol con temas navideños son divertidos e incluyen ponche de huevo, vino caliente, mojitos de arándanos y margaritas navideñas. Un cóctel exclusivo creado exclusivamente para la reunión es un buen toque, dice Baskow.

Si se sirve alcohol, haga arreglos para que sus invitados lo lleven a casa. Se deben proporcionar Ubers o transporte. “Como organizadores de reuniones, estas son todas las cosas en las que debemos pensar. ¿Estás pensando en todos los escenarios? pregunta Davenport.

Las estaciones de dulces siempre son bien recibidas, afirmó Baskow. “Hazlo colorido con todos los diferentes tipos de dulces e incluye cajitas que los invitados puedan llenar. La gente quiere llevarse algo a casa», afirma Baskow. Davenport agregó que cada vez que crea una pared de donas o champán para un evento, es un éxito.

Entretenimiento

Algunas de las opciones de entretenimiento corporativo más populares para reuniones navideñas incluyen karaoke, bandas, comediantes y, por supuesto, Papá Noel. Davenport incluso hizo arreglos para que Santa hiciera una «aparición» de holograma.

Los personajes LED atmosféricos, como los zancudos, los que caminan con pelotas y los malabaristas, son una adición divertida, dijo Baskow. A menudo contrata a The Drumots, la línea de batería oficial de los Golden Knights, para reuniones con clientes en Las Vegas. «Los mejores eventos tienen un factor sorpresa y organicé que el CEO de la compañía se vistiera como uno de los bateristas y luego hiciéramos una gran revelación», dijo Baskow. Otro favorito es Bella Electric Strings, que cuenta con una lista de más de 25 violinistas eléctricos.

Interactividad

Son muy populares los bares de bricolaje donde los asistentes pueden decorar suéteres, sombreros o hacer sus propios ramos de flores. Se recomiendan flores de temporada y al incluir ramas de pino, sale ese aroma a hoja perenne y un evento exitoso activa todos los sentidos, dijo Davenport.

Las estaciones de galletas navideñas personalizadas donde la cara del asistente está grabada en una galleta son una nueva oferta, dice Baskow.

Una estación de café o chocolate caliente se vuelve aún más memorable con una máquina que puede imprimir imágenes o logotipos en leche espumosa. Los robots son una adición divertida a una colección y pueden servir como mixólogos o baristas, dice Baskow.

Fotomatones

Los fotomatones ofrecen comida para llevar instantánea. «A la gente le encantan los autorretratos», dice Davenport.

Es popular diseñar espacios fotográficos visualmente atractivos, como fondos llamativos o funciones de realidad aumentada.

Se destacan los fotomatones de 360 ​​​​grados que capturan videos de alta resolución desde todos los ángulos.

Además, un componente de redes sociales es importante. Considere compartir un hashtag personalizado con los asistentes.

Filantropía at Reuniones durante los días festivos

La responsabilidad social corporativa (RSC) hace que todos se sientan bien, especialmente durante las vacaciones.

Comunicarse con la oficina local de visitantes y convenciones o con la empresa de gestión de destinos es un buen punto de partida, dijo Davenport. «Son un recurso útil que lo conectará con la comunidad local para encontrar este tipo de oportunidades», dijo.

Además, puede asociarse con una organización local por su cuenta y conocer sus necesidades. Haga que sus participantes traigan esos artículos. “Es beneficioso para todos. Es una victoria para la comunidad y todos se sienten bien alejándose de ella. Entonces esto puede incorporarse a su barra de bricolaje. Hacemos algo por alguien más. Es realmente especial durante las vacaciones”, dice Davenport.

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