Consejos audiovisuales prácticos para reducir la huella de carbono de los eventos – CanadianSpecialEvents.com

Esta publicación está patrocinada por Evergreen Brick Works.

En el dinámico mundo de la planificación de eventos, la producción audiovisual (AV) se ha convertido en sinónimo de creación de experiencias memorables. Sin embargo, a veces esto puede tener un coste para el medio ambiente. A medida que se intensifica el enfoque global en la sostenibilidad, los organizadores de eventos ahora enfrentan el desafío de armonizar la magia de la producción audiovisual con el compromiso de minimizar su huella de carbono.

El primer paso es la conciencia y la comprensión.

Los elementos audiovisuales, desde elaborados sistemas de sonido hasta deslumbrantes exhibiciones de luces, pueden contribuir significativamente a la huella de carbono de un evento. La fabricación, el transporte y el consumo de energía asociados con los equipos audiovisuales influyen en el impacto medioambiental de un evento.

Tomar decisiones informadas que prioricen la sostenibilidad sin comprometer el factor sorpresa del evento es fundamental para garantizar eventos que se alineen con el deseo de los planificadores de reducir el impacto ambiental del evento. No te preocupes; Hay algunas estrategias prácticas a tener en cuenta.

Invierta en tecnología sostenible

Si bien muchos proveedores audiovisuales están invirtiendo en tecnología sostenible, los organizadores de eventos también deberían exigir que se utilice tecnología sostenible para respaldar sus eventos.

Las empresas audiovisuales pueden entonces elegir equipos audiovisuales energéticamente eficientes y respetuosos con el medio ambiente. Pueden elegir tecnologías diseñadas teniendo en cuenta la sostenibilidad, como sistemas de iluminación LED y sistemas de proyección y sonido energéticamente eficientes.

Las luces LED que funcionan con baterías y que se pueden recargar son especialmente excelentes para realzar un evento y tienen una duración de batería de 10 a 15 horas (si no más) por carga. Otros equipos que funcionan con baterías están ingresando ahora a la industria, incluidas estaciones de carga que funcionan con baterías recargables, mesas de bistró y fuentes de alimentación bajo demanda para computadoras y dispositivos personales. Esto ayuda a reducir la necesidad de un gran consumo de energía de sus instalaciones/instalaciones. Recuerde, sus socios proveedores buscan la mejor solución para satisfacer sus necesidades. Asegúrese de que sepan que la sostenibilidad es una de ellas para que elijan los artículos que mejor se adapten.

Fuente local

La adquisición de equipos audiovisuales localmente puede minimizar las emisiones del transporte. Trabajar con proveedores locales también puede reducir la huella de carbono de su evento y apoyar a la comunidad circundante.

Tenga en cuenta que los proveedores audiovisuales internos o in situ conocen muy bien las capacidades/limitaciones de energía existentes en el lugar. Una vez que comprendan las necesidades de su evento como planificador, estarán capacitados para ofrecer orientación sobre el mejor uso de los recursos, qué funciona en ese espacio, qué no, qué puede ser necesario subcontratar y la mejor manera de maximizar el mínimo. . drene el recurso para obtener el máximo efecto. Incluso puede tener la suerte de aprovechar una configuración preexistente, lo que se traducirá en un menor uso de personas, energía y equipos.

Escenografía y piezas de escenografía reutilizables

Diseñe decorados y escenarios que puedan reutilizarse para múltiples eventos. Alquilar piezas de telón de fondo reutilizables de empresas audiovisuales que obtengan nuevas aplicaciones de iluminación, marcas de gobos, proyecciones o una nueva disposición del escenario le dará nueva vida a una opción existente. Esto reduce el desperdicio y reduce los recursos necesarios para construir nuevas piezas desde cero.

Otra opción es incorporar piezas escénicas que sean impresas en 3D y posteriormente compostables. Incluso puedes alquilar plantas y hojas reales que regresan a los invernaderos y continúan creciendo un día más.

Adopte lo digital en todas sus formas.

Desde aplicaciones móviles hasta pancartas y señales de tráfico.

La mayoría de los asistentes están familiarizados con las aplicaciones de eventos. Es una excelente manera de encontrar toda la información sobre los eventos en un solo lugar. Además de ayudar a eliminar el consumo y el desperdicio de papel, las aplicaciones se pueden actualizar e integrar fácilmente con las plataformas de redes sociales. Los banners digitales son más versátiles que los banners impresos tradicionales. Un telón de fondo digital no solo ahorra papel y costos de impresión, sino que también permite a los organizadores de eventos crear una exhibición visual impresionante que cautivará a sus invitados y unirá todos los aspectos de la marca del evento. Los carteles y pancartas digitales son lugares ideales para bucles de patrocinio, marcas corporativas o contenido animado. Las pantallas digitales se pueden actualizar fácilmente para brindar a los huéspedes información actualizada y cambios de programación, si es necesario.

Alternativas virtuales

Cuando sea posible, utilice la tecnología para organizar eventos virtuales o híbridos. Esto no sólo reduce drásticamente la huella de carbono asociada con los viajes, sino que también abre la posibilidad de hacer que su evento sea más accesible.

Educar y comunicar

¿Por qué no utilizar su evento audiovisual para involucrar y educar a su audiencia sobre cuestiones medioambientales y de sostenibilidad? Muestre sus iniciativas ecológicas, comunique sus objetivos y logros de sostenibilidad e inspire a su audiencia a actuar. Cree experiencias interactivas y educativas, como cuestionarios, juegos, simulaciones e historias con su AV, que generen conciencia y comprensión sobre temas ambientales y de sostenibilidad.

En un mundo donde la sostenibilidad ya no es una opción sino una necesidad, los organizadores de eventos deben afrontar el desafío de crear experiencias inmersivas sin comprometer la salud del planeta. Al adoptar prácticas de producción audiovisual sostenibles, los eventos no sólo pueden reducir su impacto ambiental sino también ser un ejemplo inspirador para la industria. Compartir estos ejemplos ayudará a otros a garantizar que tomen medidas para continuar con iniciativas que hagan de los eventos sostenibles la norma y no la excepción.

Equilibrar la innovación tecnológica con el compromiso con prácticas ecológicas no es sólo una tendencia; es una elección responsable que garantiza que los eventos no sólo sean inolvidables sino también responsables con el medio ambiente.

Estudios de caso:

STAND – ESTUDIO DE CASO N.º 1

En una exposición reciente de CSAE TETE A TETE en Ottawa, la tecnología para un gran stand con iluminación decorativa LED completa, dos monitores LED, una mesa de bistró iluminada, un fotomatón con iluminación completa para la cámara, computadoras e impresoras fueron alimentados por dispositivos portátiles. solución eléctrica. Estaban creando una huella de carbono neta cero durante el evento.

CONFERENCIA – ESTUDIO DE CASO #2

En el otoño de 2021, Waterloo CanSPEP asumió la misión de ser una de las primeras conferencias híbridas sostenibles que surgieron de la pandemia. Fue una gran misión. Se midió todo el uso de CO2 durante toda la conferencia, incluido el uso de potencia en vatios de los equipos audiovisuales, los viajes del equipo audiovisual y las camionetas de reparto y recogida. El equipo AV consolidó sus viajes con técnicos que viajaban de Toronto a Waterloo y regresaban en vehículos compartidos. Los camiones llevan equipo adicional para eliminar entregas adicionales. Se ha ahorrado energía mediante el uso de tecnología LED en iluminación y equipos visuales y de audio que consumen poca corriente. Lo más importante, y el ahorro más significativo, fue que el evento transmitió todo el programa en una plataforma virtual, lo que permitió a los asistentes virtuales unirse y ser parte de la conferencia desde la comodidad de sus propios hogares: una gran parte del ahorro general de CO2. .

Autores: Melissa Deslauriers y Robert Thompson

Melissa Deslauriers es directora de participación del cliente de CCR Solutions y profesora de PT en Conestoga College. Síguela en Linkedin

Robert Thompson es el socio director de AV-CANADA. Síguelo en Linkedin