Conferencia Viajes Configurables – Velvet Chainsaw

Para muchas reuniones anuales, la Gran Recesión ha resultado en una erosión de asistentes leales y regulares y un aumento de principiantes, cuya experiencia se puede mejorar con orientación sobre el mejor camino a seguir durante su programa.

En su libro, La paradoja de la elección, el autor Barry Schwartz escribe: “Aprender a elegir es difícil. Aprender a elegir bien es más difícil. Y aprender a elegir bien en un mundo de posibilidades ilimitadas es más difícil, tal vez demasiado». Para programas de conferencias complejos, este conocimiento significa que puede aumentar la satisfacción y reducir la ansiedad de los asistentes brindándoles varias opciones específicas.

Elección de la arquitectura

Marriott, PCMA, CEMA y Storycraft Lab publicaron recientemente un informe, «Seis verdades para estrategias de eventos innovadoras», que está influenciado principalmente por los especialistas en marketing de eventos corporativos, pero que se puede aplicar a las conferencias anuales de las asociaciones. Para conferencias que desarrollan sesiones educativas que atraen a una audiencia amplia, la aplicación de los principios de este estudio puede mejorar la experiencia de los asistentes.

Configurar el recorrido del asistente

La segunda verdad explorada en el estudio, Architecting Choice, sugiere que usted considere su nuevo rol como «curador de elección». Aquí hay cuatro formas prácticas de poner esto en práctica:

1. Crear y publicar itinerarios recomendados. Identificó de seis a ocho personas que asistieron. Desafíe al comité de su conferencia o a los expertos internos en la materia a desarrollar recorridos de asistentes para cada persona. Proporcione hasta tres opciones durante los intervalos de tiempo de sesiones simultáneas. Publique estos itinerarios en el sitio web aproximadamente un mes antes del evento.
2. Diseña tus sesiones diurnas. La mayoría de los asistentes esperan hasta que el evento realmente comience para tomar decisiones sobre a qué sesión asistir. Además de ofrecer una orientación inicial, cree y facilite sus propias sesiones de diseño diario cada mañana. Reclute asistentes veteranos o miembros del comité de la conferencia para ayudar a guiar a los asistentes a tomar decisiones sobre cómo planificar y aprovechar al máximo su día.
3. Proporcionar recomendaciones durante la sesión. Dígale a los moderadores y oradores de la sesión que identifiquen las sesiones que ocurren más adelante en el programa y que probablemente atraigan a los asistentes a la sesión. Cree una plantilla de diapositiva con mensajes como «Si esta sesión fue útil, considere ir a esta sesión y a esta también».
4. Programar espacios en blanco. Los descansos de quince minutos no dan a los asistentes suficiente tiempo para atender sus necesidades, establecer contactos y encontrar el camino a la siguiente sesión. Siempre que sea posible, establezca 30 minutos entre sesiones.

Tecnología habilitada

Si bien las aplicaciones móviles para eventos pueden ayudar a mejorar la toma de decisiones de los asistentes, su eficacia aumenta drásticamente mediante un diseño deliberado. Considere estas recomendaciones:

1. Desarrolle sesiones de sesiones o rutas de aprendizaje que se basen en problemas en lugar de roles.
2. Para cada sesión, identifique «para quién es mejor». Límite a no más de tres segmentos de asistentes.
3. Mejore su capacidad para hacer recomendaciones inteligentes desarrollando una metodología de etiquetado que utilice de tres a cinco palabras clave por sesión educativa.

¿Qué consejos puede compartir para ayudar a los asistentes a configurar su viaje a la conferencia?