Cómo planificar un evento exitoso durante el COVID-19

Organizar reuniones y eventos en un mundo afectado por la COVID-19 requirió ajustes importantes, especialmente para los planificadores y los lugares. Los lugares deben centrarse en las siguientes áreas: protocolos de salud y seguridad, soluciones tecnológicas y, lo más importante, manipulación segura de alimentos y bebidas.

En esta publicación, analizamos en profundidad las reuniones y eventos seguros. Exploraremos cómo los organizadores pueden equipar completamente los lugares con las herramientas y recursos necesarios para que las reuniones y eventos avancen en la dirección correcta.

Antes de comenzar, es importante tener en cuenta que los hoteles y lugares deben mantenerse actualizados sobre todas las pautas locales, estatales y federales para garantizar que se cumplan todos los protocolos para poder organizar reuniones seguras. Entendemos que hay mucha incertidumbre debido al COVID 19, y la salud de tu equipo y de los asistentes debe ser siempre una prioridad.

Crea un plan y comunícalo con todas tus partes interesadas.

Cree un plan de comunicación de crisis que asegure a sus socios y asistentes que se está tomando el COVID 19 en serio y comparta cómo seguirá todas las pautas.

El mejor lugar para crear y compartir el tuyo plan de evento Está en la página web de tu evento. Las primeras partes interesadas con las que se comunicará son los asistentes. Cree y comparta un plan transparente que describa lo que pueden esperar y responda las preguntas que puedan tener sobre la asistencia a su evento. Crear un plan de comunicación interna que detalle el plan de acción y el proceso.

Mantenga un registro actualizado

Otra forma de informar a sus participantes, socios y oradores que se está tomando en serio la COVID-19 es manteniendo un registro actualizado. También puede incluir el seguimiento de contactos en su registro de actualizaciones. Puede mantener un registro actualizado en el sitio web de su evento:

• Agregue la hora y la fecha a sus actualizaciones para mostrar que está monitoreando activamente la situación.
• Comparta información local de funcionarios de salud locales.
• Comparta las últimas actualizaciones de los planes terminados.
• Dirija a su audiencia a otras actualizaciones.

Actualice proactivamente a sus participantes

Mantener un registro actualizado en el sitio web de su evento ayuda a brindar respuestas a los asistentes, oradores y socios que buscan más información sobre sus eventos. Planifique enviar actualizaciones periódicas a través de correos electrónicos, redes sociales y notificaciones automáticas. Las actualizaciones también incluyen el cambio en la ejecución del evento.

Algunas mejores prácticas:

• Comparte la última actualización de estado
• Reitera la voluntad de tu plan
• Dirige a tu audiencia
• Actualiza en cualquier lugar

Damos el paso a un evento virtual

Si bien la experiencia personal es una parte irreproducible de los eventos, si hay que elegir entre tener parte del evento virtualmente o no tenerlo, la mayoría de los organizadores optan por mover las cosas en línea. Este año, la industria hizo el cambio en cuestión de semanas después del inicio de la pandemia. Eventos virtuales en Montreal Se han vuelto cada vez más innovadores, experimentados, dinámicos e inmersivos durante el último año. Elegir la plataforma adecuada, crear el contenido adecuado, integrar las tecnologías más avanzadas y las integraciones API, lanzar segmentos espontáneos e incluir entregas en puerta son todas formas de cautivar y entrar en el espacio virtual.

Creando un evento híbrido

Muchas industrias están pasando de eventos físicos a eventos híbridos/virtuales. Estos eventos híbridos reunirán lo virtual y lo presencial, en un nuevo formato que permitirá a los organizadores de eventos replicar de forma segura experiencias en vivo y al mismo tiempo aprovechar los beneficios del espacio digital. El sentimiento general de la industria es que los eventos híbridos desempeñarán un papel importante en el futuro, razón por la cual muchos clientes de Fortune 500 están migrando al modelo de eventos híbridos.

Aprovecha tu presencia digital

Necesitamos que los especialistas en marketing de eventos creen una estrategia influyente para todos los asistentes. Crear estrategias para su evento virtual e híbrido en las redes sociales puede atraer más audiencia y puede ayudarlo a llenar el bolsillo de su organización con más participantes y seguidores. Por lo tanto el aprovechamiento de tu presencia a través de un medio digital es más fácil y permite un evento exitoso. La participación de los influencers también es esencial para ayudar a aumentar la asistencia a los eventos.

el envoltorio

No hay duda de que el COVID-19 plantea un serio desafío al mundo de los eventos. Se han perdido ingresos y se verán más pérdidas en los próximos meses. Sin embargo, hay pocos nombres en la industria que estén disfrutando del cambio con sus habilidades creativas y los requisitos actualizados del mercado.

Pero aquí está la cuestión: en nuestra conversación con profesionales de eventos, incluso entre aquellos que han tenido que virtualizar, posponer o cancelar sus eventos, todavía existe una creencia imperturbable en el poder de los eventos para construir comunidades y servir como canal de valor. para impulsar los resultados del negocio.

La industria de eventos se ha topado con un obstáculo. Están cambiando las cosas al realizar eventos exitosos a través de canales virtuales. Aventura es uno de los actores más importantes en la industria de eventos y actualmente organiza muchos eventos virtuales e híbridos exitosos. Eventure tomará tus necesidades y te ayudará a convertir tu sueño en realidad.