Cómo la asociación con DMO agrega valor a su reunión

Este contenido fue creado en colaboración entre Destination DC y el estudio de contenido de marca de Skift, SkiftX.

Con menos personal y menos recursos que los que estaban disponibles anteriormente, los planificadores aún pueden brindar las experiencias locales y auténticas que los asistentes anhelan al asociarse con organizaciones de marketing de destinos (DMO) locales. Las DMO están compuestas por expertos en el destino que organiza su evento y pueden establecer conexiones para asegurar las tarifas y las fechas que buscan los planificadores. Además, el conocimiento local genera ideas para activaciones y actividades que transforman una reunión ordinaria en una experiencia inolvidable.

Aquí examinamos cómo los planificadores pueden mejorar sus reuniones trabajando con las DMO.

Se basa en el conocimiento local

Piense en DMO como una ventanilla única y gratuita para revisar opciones y asegurar elementos clave para su reunión. Si bien puede encontrar información y hacer reservas por su cuenta, es mucho más fácil trabajar con una organización que pueda proporcionar el conocimiento y el contexto que falta en una búsqueda en Internet. Esta información privilegiada puede luego traducirse para incluir actividades o ubicaciones únicas que los planificadores quizás aún no hayan considerado.

Teniendo en cuenta que Washington, DC es un destino internacional, una comparación adecuada es que una DMO actúa como un agente de viajes que puede buscar fechas, tarifas y otra información importante para que usted pueda tomar las mejores decisiones para la experiencia de su grupo y sus resultados.

La experiencia del equipo de ventas y servicios de convenciones de Destination DC incluye lugares únicos, atracciones locales y logística específica de la ciudad, lo que ayuda a los planificadores a crear experiencias auténticas y seleccionar con confianza proveedores, otros lugares y servicios. Por ejemplo, Washington, DC cuenta con muchos lugares únicos, incluidos museos de renombre mundial, embajadas internacionales y edificios y monumentos históricos.

Los grupos que deseen reunirse en la capital del país pueden comunicarse con representantes de Destination DC para identificar las fechas disponibles de lugares populares. De manera similar, las DMO pueden aconsejarle qué hotel es adecuado para su grupo (tamaño, tipo de reunión, objetivos del evento y presupuesto) y tener las conexiones para negociar tarifas de habitación más bajas.

«Una DMO puede anticipar las consultas de hoteles y lugares y abordarlas antes de la adquisición para evitar idas y venidas con múltiples hoteles y lugares», dijo Tara Miller, directora de Ventas Globales (Internacionales) de Destination DC.

El conocimiento institucional también es útil para identificar y conseguir líderes cívicos locales, celebridades, mentes académicas y ejecutivos de negocios que encajarían naturalmente como oradores y oradores principales. Aprovechar a los oradores locales no sólo proporciona nuevas voces para los debates sobre temas importantes para las organizaciones, sino que también ahorra tiempo y dinero en la programación de viajes y reservas de alojamiento. También limita el riesgo de que el orador se retrase, lo que afectaría negativamente a la sesión.

Los equipos de planificación también pueden beneficiarse al trabajar con las DMO cuando se trata de recopilar la información que necesitan para materiales de marketing, como correos electrónicos «Infórmese antes de ir» y micrositios de eventos, que normalmente incluyen consejos de viaje por la ciudad, ropa para el clima, listas. . de restaurantes populares e inspiración para las noches de puertas abiertas.

«No hay ninguna razón por la que los planificadores deban sentir que tienen que hacerlo todo», dijo Melissa Riley, vicepresidenta senior de ventas y servicios de convenciones de Destination DC. «Organizaciones como Destination DC pueden recopilar información rápidamente para ayudar a garantizar que sus asistentes tengan la mejor experiencia posible».

Obtenga conocimiento temprano

La expresión «El conocimiento es poder» es cierta cuando se planifican reuniones, ya sea para una docena de directores ejecutivos o para miles de asistentes. Colaborar con la OGD local en las primeras etapas del proceso (incluso en la etapa de solicitud de propuestas) tiene importantes beneficios.

Los representantes de Destination DC pueden buscar calendarios futuros para ver posibles conflictos (en toda la ciudad u otros eventos a gran escala) que podrían limitar la disponibilidad y ubicación de las habitaciones de hotel. La misma búsqueda revela fechas abiertas que pueden generar mejores tarifas.

Yendo un paso más allá, las DMO pueden organizar visitas al sitio para maximizar el tiempo del planificador en la ciudad explorando posibles hogares para recepciones, galas y, por supuesto, reuniones reales.

«[Destination DC] Organizamos todo nuestro itinerario para nuestra primera visita in situ. Consideraron todos los tipos de lugares necesarios para nuestros eventos y se aseguraron de que viéramos una variedad de lugares, con recorridos exhaustivos de cada uno y mucho tiempo para ver los espacios, así como discutir la logística con los contactos de todo el lugar», dijo Bethany. Coleman, Director de Gestión de Eventos del Instituto de Auditores Internos. «El conocimiento de Washington DC que proporcionó Destination DC fue irreemplazable».

La conferencia de Auditores Internos atrae a asistentes de 120 países que probablemente conozcan los famosos monumentos y museos de DC, pero no necesariamente otros sitios notables. En el caso de esa conferencia, celebrada en julio de 2024, Destination DC señaló a Coleman la Catedral Nacional de Washington, que brindó una «experiencia mágica» para una gala, dijo el planificador.

Las asociaciones y otros grupos que reserven con años de antelación también obtendrán información sobre los proyectos en curso y las fechas de finalización programadas. Con la planificación y el momento adecuados, un grupo de este tipo puede utilizar un lugar que pocos o ningún otro evento tendrán, creando una experiencia completamente nueva incluso para organizaciones que se han reunido anteriormente en Washington.

«Los hoteles cambian constantemente con la administración, las renovaciones y los nuevos edificios», señaló Miller.

Descubra Experiencias Auténticas y Únicas

Al tratar de satisfacer las expectativas de los asistentes que quieren más que una reunión, los organizadores necesitan cada vez más pensar en sus reuniones como eventos «bleisure», que incorporan experiencias que sólo se pueden encontrar en el destino anfitrión. A menudo, esto puede significar abandonar el centro de una ciudad para descubrir vecindarios vibrantes que revelan una cultura construida por generaciones de residentes de la ciudad natal.

Las grandes ciudades internacionales siempre tienen distritos para compradores de alto nivel, amantes de la música, amantes de la gastronomía y más. En Washington, por ejemplo, los planificadores pueden enviar grupos a Georgetown para explorar el comercio minorista de élite, a Dupont Circle para abrazar una escena artística y cultural vibrante, o a U Street, donde la ciudad con herencia afroamericana es prominente.

Riley dijo que las DMO como Destination DC son recursos útiles para conectarse con la comunidad local y líderes de organizaciones sin fines de lucro. También proporcionan mapas, guías locales, transporte y recomendaciones para momentos fuera del centro de convenciones, como fiestas de barrio u otras recepciones únicas. Esto se extiende a explorar rutas para correr por la mañana o hacer ejercicios de yoga, como usar parques populares o encontrar vistas para líneas de visión icónicas, o encontrar un punto de referencia local para actividades de trabajo en equipo.

Para una mayor localización de la experiencia, las DMO pueden conectar a los planificadores con proveedores locales para garantizar recuerdos únicos y proporcionar artículos que profundicen la conexión entre los asistentes y el destino. Como ejemplo, la Cumbre de la OTAN de 2024 en julio incluyó bolsas de regalo bien surtidas de empresas locales propiedad de minorías. Las ganancias combinadas ascendieron a más de $250,000 para las empresas locales, y más de $215,000 se destinaron a los socios miembros de Destination DC.

Crystal Green, directora senior de servicios de reuniones del Colegio Americano de Reumatología, elogió a Destination DC por su enfoque para facilitar la autenticidad en las reuniones. «Lo que Destination DC hace muy bien es que son consistentes con su marca, por lo que no tenemos que pensar demasiado en con quién estamos trabajando. [or] eso es lo que estamos haciendo», dijo Green. «Podemos tomar una idea juntos como equipo y pensar en cómo nuestra organización quiere avanzar, qué nuevas ideas tenemos y cómo podemos utilizar mejor la ciudad».

Planifique responsablemente

Muchas asociaciones y organizaciones internacionales tienen objetivos ambientales escritos en sus estatutos, que requieren que los planificadores sean conscientes de encontrar momentos viables impulsados ​​por la sostenibilidad. Las OGD locales han compilado listas de puntos verdes que hablan sobre energía, reducen el desperdicio y son accesibles para todos los asistentes. También pueden trabajar con los planificadores para crear campus de reuniones transitables y desplazarse por la ciudad utilizando autobuses, bicicletas o sistemas de metro para limitar el espacio de un evento.

Trabajar con proveedores y vendedores a través de un destino anfitrión reduce los costos de transporte y las emisiones de carbono. También permite a las organizaciones desarrollar una relación a largo plazo con un socio local que deja un legado significativo.

«Uno de los elementos clave que buscamos al invitar a licitar es una relación sólida con la DMO, los lugares y la cadena de suministro en un destino», dijo Caroline Mackenzie, directora ejecutiva de ISHA – The Hip Preservation Society, que organizará su reunión anual. Reunión científica en Washington en octubre de 2024. «Nos da un indicador de que el destino comprende las necesidades de los eventos internacionales que llegan a un destino, y la relación entre la DMO y la cadena de suministro en un destino da una indicación de cuánto esto. Un equipo local trabaja en conjunto y podrá colaborar con nosotros para brindar la mejor entrega de eventos posible”.

Riley dijo que dicha asociación tiene los puntos fuertes de la DMO: “Destination DC está orgullosa de nuestro compromiso, así como del compromiso de la ciudad, de hacer del mundo un lugar mejor. Estamos entusiasmados de trabajar con nuestros socios para crear eventos que se alineen con nuestros valores y educar a nuestros visitantes sobre la misión de sustentabilidad de DC”.

Pruebe el retorno de la inversión

Una ventaja adicional de trabajar con una DMO es articular mejor la importancia de la industria de reuniones y eventos y resaltar su impacto económico positivo. El beneficio es mutuo, señaló Miller. «Existe la necesidad de estudios de casos y datos de impacto económico para promover que las partes interesadas locales sigan invirtiendo y fortaleciendo el sector de eventos empresariales», dijo.

Cuanto más comprenda la comunidad local la importancia de un evento, más probable será que las empresas locales ayuden a crear una experiencia positiva e innegablemente única para quienes asisten.

Los planificadores también pueden obtener acceso a los materiales de marketing de la DMO y a los kits de herramientas para reuniones para ayudar a promover el evento e impulsar la asistencia. Una vez que los invitados estén en la ciudad, la DMO puede brindar asistencia del personal para reducir los costos y recursos de viaje de la organización, que luego pueden invertirse en otras partes del evento.

Descubra cómo Destination DC puede ayudarle a planificar su próxima reunión en Washington, DC, visite washington.org.

Este contenido fue creado en colaboración entre Destination DC y el estudio de contenido de marca de Skift, SkiftX.