Cómo generar impacto como expositor de eventos

Los cofundadores de Backtrack, una aplicación móvil para grabar conversaciones en el stand, hicieron un esfuerzo adicional para establecer conexiones y conseguir clientes potenciales en ECEF 2024. Su experiencia puede ayudar a generar ideas para todo tipo de expositores y patrocinadores.

Hunter McKinley, cofundador y director ejecutivo de la empresa matriz de Backtrack, Yac, habla con un asistente del ECEF en mayo. (Cortesía de Lippman Connects)

Destacar como expositor en ferias y otros eventos no es fácil. Los cofundadores de Backtrack, una aplicación de asistente de ventas de stands con inteligencia artificial, se dieron cuenta de que necesitaban una nueva forma de ayudarlos a conectarse con clientes potenciales en el Foro de Ejecutivos de Exposiciones y Convenciones (ECEF), celebrado el 29 de mayo en Washington, DC, por lo que idearon un plan. — aunque durante las 50 horas que les tomó ejecutarlo, comenzaron a preguntarse si terminaría valiendo la pena todo el esfuerzo.

Jordán Walker

«Cada idea que teníamos nos llevó a otra», dijo Hunter McKinley, cofundador y director ejecutivo de la empresa matriz de Backtrack, Yac. convocar. «Y se convirtió en un gran proyecto».

A McKinley y al cofundador de Yac, Jordan Walker, se les ocurrió por primera vez la idea de enviar a los 223 asistentes de ECEF cartas escritas a mano personalizadas, dijo McKinley, utilizando una lista de asistentes que les había proporcionado ECEF. Ambos coincidieron en que era importante establecer una relación con los prospectos antes del evento, «para que supieran quiénes éramos», dijo McKinley. Y funcionó: al menos 10 personas en el evento se acercaron al dúo primero, sabiendo quiénes eran antes de que se llevara a cabo cualquier conversación inicial en el acto, dijo Walker.

McKinley y Walker no se limitaron a las cartas. También se conectaron con cada participante en LinkedIn antes del evento, lo cual fue más fácil que lo que vino después.

El equipo de Backtrack comenzó a inclinarse hacia la idea de hacer que cada cliente potencial se sintiera especial y creó 223 páginas de destino web personalizadas, una para cada uno de los participantes de la lista que les asignaron. Cada página de inicio incluía el nombre, cargo, empresa y fotografía del asistente, junto con una demostración de la tecnología Backtrack.

Uno de los titulares de tarjetas comerciales que el equipo de Backtrack ha convertido en un artículo personalizado para clientes potenciales.

Para ayudar a los asistentes a llegar a las páginas de destino, el equipo de Backtrack compró 223 titulares de tarjetas coleccionables, cada uno adornado con el nombre del asistente, así como un chip NFC que, cuando lo tocaba el teléfono celular del asistente, aterrizaría en su aduana. página en el teléfono. Como si eso no fuera suficiente, insertaron una tarjeta de regalo de Starbucks y su propia tarjeta de presentación Backtrack en cada titular de la tarjeta. «¿Quién va a tirar dinero y algo con su nombre?» Dijo McKinley.

En ECEF, McKinley le dio a cada participante que visitó el stand de Backtrack su propio tarjetero personalizado. «Pudimos darles algo que es sólo suyo y que hicimos especialmente para ellos», dijo.

En este punto durante las posibles conversaciones, McKinley pudo demostrar la tecnología Backtrack grabando parte de la conversación. La aplicación móvil Backtrack captura retroactivamente hasta 20 minutos de historial de audio después de que ha tenido lugar una conversación. El registro se puede activar escaneando el código QR de LinkedIn, escribiendo una dirección de correo electrónico o cargando una foto de una tarjeta de presentación. McKinley usó Backtrack para grabar una pequeña parte de sus conversaciones y luego envió la grabación a la página de inicio de cada participante, donde podían acceder y escucharla casi al instante.

Un ejemplo de cómo apareció el registro de Backtrack en las páginas de inicio de los participantes de ECEF.

Walker dijo que fue gratificante ver a McKinley hablar ante los asistentes de ECEF en el quiosco. «Él decía: ‘Oye, mira, hicimos algo solo para ti’. Y sus rostros simplemente se iluminaron. Ellos dicen: ‘Espera, ¿qué?’ Y cuando escucharon su grabación, dijeron: ‘Dios mío, ni siquiera puedo creer esto'».

La respuesta a sus tácticas fue positiva, dijo Walker, y un asistente llevó a otras seis personas al stand de Backtrack durante el evento de un día para mostrarles lo que había hecho Backtrack. Sam Lippman, presidente y fundador de Lippman Connects, productor de ECEF, calificó a Backtrack como el «modelo» de cómo exhibir. A los 30 días del evento, Backtrack tenía más de 500.000 dólares en posibles clientes potenciales y más de 25 reuniones reservadas, dijo.

Aparte del tiempo invertido, ¿cuál fue la inversión total para que Backtrack hiciera un debut exitoso en ECEF? En una publicación de LinkedIn, McKinley escribió que le costó a Backtrack $500 en materiales y herramientas tecnológicas, más $1,100 en tarjetas de regalo, sin mencionar los cuatro días que pasaron haciendo todo el trabajo, admitió Walker. convocar«No están entusiasmados por hacerlo de nuevo». McKinley dijo que ECEF tenía el número adecuado de asistentes “para hacer algo para todos. Si hubiéramos sido 1.000 personas, probablemente no hubiéramos podido hacerlo».

Los 8 pasos de Backtrack para una mejor visualización

En una publicación en LinkedIn, Hunter McKinley escribió sobre la experiencia de Backtrack al exhibir en ECEF 2024. Estos son sus ocho pasos en pocas palabras, algunos de los cuales se pueden aplicar a cualquier expositor o patrocinador que busque causar una buena impresión. Encuentre todos los detalles de LinkedIn de McKinley aquí.

• Construye la relación antes del evento de una manera única.
• Muestre a los participantes que los conoce.
• Haga la cabina de manera que la gente interesante atraiga a sus colegas.
• Incorpore la demostración del producto a la experiencia.
• Optimice el embalaje para que sea más sencillo, más económico y más rápido de recoger.
• Facilite el acceso a las páginas de destino.
• Hágalo imposible de desechar.
• Asegúrese de que las personas sepan cómo llegar a su página de destino.

Curtis Wagner es editor digital en Júntelo.