Cómo elegir un lugar para su evento

Buscar lugares para su próximo evento es una de las principales tareas de su puesto: lo hace día tras día. Por lo tanto, probablemente tengas una idea de lo que debes tener en cuenta cuando elijas los sitios, los visites y decidas cuál sería la mejor opción para el evento que estás planeando.

¿Pero lo estás haciendo correctamente? Todos cometemos errores, pero para asegurarte de cometer la menor cantidad de errores posible al gestionar eventos, siempre debes pensar en ciertos elementos. Si es así, estará en camino de tener un evento brillante del que clientes y visitantes hablarán después.

CONOCE TU AUDIENCIA Y EL TAMAÑO DE TU LISTA DE INVITADOS

Antes de comenzar a buscar lugares para su evento, necesita saber quién asistirá y cuántas personas asistirán. Debes saber cuántas personas necesitarás para el evento y si será adecuado para tu audiencia.

Esto también incluye conocer la demografía de las personas que se espera que asistan al evento. Puedes, por ejemplo, conocer el ingreso promedio de las personas que desean asistir a tu evento, cuáles son sus gustos y disgustos y a qué están acostumbrados. Si su audiencia es un grupo de directores ejecutivos, por ejemplo, entonces su publicación debe reflejar sus necesidades y gustos.

LUGAR

La elección de un lugar cercano al lugar donde trabajan y viven los asistentes se reflejará en el número de invitados que acudirán. También hay que pensar en las opciones de transporte y en el consumo de alcohol. No desea que los invitados beban y conduzcan, por lo que puede considerar opciones de transporte gratuito para después del evento (para que puedan llegar a casa de manera segura), o asegurarse de que haya taxis disponibles para cuando la gente abandone el lugar.

FECHA DE TU EVENTO

Hay varios factores que pueden influir en la fecha preferida para el evento que estás planeando. Para una fiesta al aire libre en verano, por ejemplo, puede esperar un día cálido y soleado, aunque el tiempo no siempre es seguro, y en los meses de invierno siempre es bienvenida una acogedora habitación con chimenea. Si tienes planeada una fiesta al aire libre, asegúrate de que tu lugar tenga un plan B en caso de que empiece a llover.

Las temporadas altas obligan a reservar plaza con antelación. Debes alquilar un lugar lo antes posible, así que habla con el administrador del lugar sobre cuándo reservar y hazlo antes de que te quedes sin opciones; esto se aplica a eventos como fiestas de Navidad o cenas de Año Nuevo. Si no puede planificar con anticipación, puede aprovechar al máximo las ofertas de último momento que los lugares puedan ofrecerle. Sin embargo, no debes confiar en este curso de acción.

ABASTECIMIENTO

Si quieres que tu local ofrezca catering, no dudes en comunicarles tus requisitos. También puedes preguntar sobre el sabor del menú y echar un vistazo a reseñas de eventos anteriores para ver si la comida del lugar fue buena.

Si quieres hacer el catering tú mismo, pregunta qué opciones tienes disponibles. Muchos lugares ya cuentan con servicios de catering externos, lo que puede resultar útil. Pregúntele al administrador del lugar todas las opciones antes de buscar usted mismo.

SERVICIOS E INSTALACIONES

Asegúrese de que su lugar pueda satisfacer sus necesidades específicas al reservar su evento. Tenga una lista de estas necesidades y compárela con lo que proporciona el sitio. Esto puede incluir:

• Estacionamiento
• Instalaciones de cocina
• Equipo (por ejemplo, artículos audiovisuales)
• Seguridad
• Espacio adicional (por ejemplo, vestidor o área de descanso)
• Licencias (por ejemplo, alcohol)
• Restricciones (por ejemplo, fotografía, ruido)
• Cargos adicionales (por ejemplo, horas extras o cancelación)

Cuando realice visitas al sitio, puede considerar tener su propio informe de inspección. De esta manera, podrás hacer una lista de lo que necesitas comprobar antes de ir, y luego valorar el lugar durante tu visita. También puede gestionar las relaciones con los clientes y compartir detalles con sus equipos.

ATMÓSFERA

Puedes manipular un espacio con decoraciones con bastante facilidad, pero hay algunas cosas que no puedes cambiar, como la arquitectura y el estilo del lugar en sí. Querrás cosas diferentes para diferentes eventos; un evento corporativo debe ser diferente a una gala, por ejemplo.

ESPIAR

Es fundamental que se siente y planifique un presupuesto que pueda cumplir. El costo del lugar es importante, así que tenga suficiente dinero para comida, entretenimiento y decoración. Es posible que desees reservar el lugar más glamuroso, pero también es posible que tengas que hacer concesiones y ser flexible.

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