Cómo el seguimiento de los asistentes a sus conferencias virtuales y en vivo puede ayudarle

En la loca prisa por prepararse para una conferencia, es fácil pasar por alto una de las métricas más importantes del programa: quién realmente asistió. Los planificadores a menudo pasan por alto esta métrica porque los ingresos por registro ya están en el banco y, por lo tanto, en sus mentes sobrecargadas de trabajo, no es particularmente importante saber quién realmente se presentó. Este es un gran error porque conocer a los asistentes de los que no se presentaron es muy importante para su planificación, marketing y resultados.

Hay dos cosas a considerar cuando esté listo para auditar a sus asistentes.

• Conozca la diferencia entre los números de Asistencia y Registro. El número de registro representa las personas que se preinscribieron para su programa o se registraron en el sitio. Estas suelen ser las personas que llegaron al tuyo. Software de grabación. Por otro lado, los números de asistentes realmente deben verificarse; es decir, el asistente debe estar registrado en algún sistema como si realmente hubiera asistido a su evento. Una cosa con la que puede contar: los números de asistencia siempre serán menores o iguales que sus números de registro (generalmente una cantidad decente menor).
• Hay muchas maneras de verificar la asistencia. Para conferencias más pequeñas, se recogen o entregan a los asistentes credenciales preimpresas. Una forma rápida de comprobar la asistencia en esta situación es simplemente registrar que todos asistieron, excepto las credenciales restantes que no se han recogido. El pago de gama alta incluye quioscos y escaneando códigos QR.
• Realice un seguimiento de los asistentes virtuales. No todo el software virtual hace un buen trabajo al rastrear la participación. Asegúrese de que su software para eventos virtuales realice un seguimiento no solo de los asistentes a su conferencia, sino también de sus sesiones educativas y subeventos.

Una vez implementado esto, aquí hay algunas GRANDES razones por las que desea saber quién realmente asistió a su reunión:

• Mejor planificación futura. Este es el beneficio más obvio de los datos concretos de asistencia. Por ejemplo, si regularmente tienes un 20 % de personas que no se presentan a tu evento, puedes hacer estimaciones de alimentos y bebidas más conservadoras.
• Informes más precisos para las partes interesadas. Una tasa alta de no presentación puede hacer que su programa parezca más exitoso de lo que realmente fue. Por ejemplo, es posible que los expositores tengan menos tráfico del esperado porque sus promesas se basaron en cifras de registro en lugar de en la asistencia real. Todos sabemos cómo se sienten los expositores ante promesas incumplidas.
• Encuesta mejorada. Si conoce a los asistentes que no se presentaron, entonces su encuesta posterior al evento puede ser más útil. Si bien puedes enviar tu encuesta clásica a los asistentes, puedes enviar otra encuesta a los que estuvieron ausentes. La última encuesta proporciona información muy útil sobre la discrepancia entre sus cifras de inscripción y asistencia.
• Dirigirse a asistentes presenciales frente a asistentes virtuales. Habrá algunos grupos de personas que preferirán fuertemente la experiencia en persona o virtual. Necesita saber quiénes son para poder enviar los mensajes correctos.
• Comercialización enfocada. De manera similar, sus esfuerzos de marketing se pueden organizar en consecuencia. En particular, debe reducir las barreras y crear entusiasmo por sus ausencias anteriores para que realmente obtengan una placa.

Si puede utilizar tecnología de seguimiento como Aplicaciones para escanear códigos QR o una plataforma robusta de eventos virtualesObtendrás estos beneficios adicionales:

• Conocer la asistencia a subeventos. En particular, realizar un seguimiento de la asistencia a sus talleres y ferias comerciales puede ampliar los beneficios descritos anteriormente. Para la asistencia al taller, tener informes de asistencia automatizados puede simplificar muchas tareas posteriores al espectáculo, como para emitir CEU.
• Segmentación de asistentes. No todos los asistentes son iguales. Algunos ejemplos incluyen poder separar a sus expositores del resto, así como conocer sus composiciones y los asistentes a la sala de exhibición solo de los asistentes a la conferencia totalmente pagados. Este último es su verdadero oro, por lo que conocer su comportamiento es mucho más importante que el de alguien que simplemente quiere caminar por la feria.

Para obtener más información sobre el seguimiento de asistentes virtuales y presenciales, póngase en contacto con el equipo de EventRebels.