Cómo cobrar una tarifa por su servicio de planificación de eventos (actualizado en 2023)

Hacer: Mire este video para aprender cómo fijar el precio de sus servicios y asegúrese de verlo hasta el final, donde revelaremos el mejor método para elegir. Actualizado en julio de 2023.

Ahora que ha visto el video, lea el texto importante a continuación para conocer las diferentes opciones sobre cómo puede fijar el precio de sus servicios. El precio es la pregunta más común que hacen los nuevos planificadores.

Hoy nos ocupamos de la importante cuestión de:

«¿Cómo cobro por mis servicios de planificación de eventos?»

Hay cinco formas posibles de pagar sus servicios. Tenga en cuenta que la tarifa varía según su ubicación. Por ejemplo, las grandes ciudades como Nueva York, Los Ángeles y San Francisco suelen permitir que se cobren tarifas más altas que las ciudades pequeñas. Estas son las formas más comunes de cobrar:

1) Tarifa por hora

Pregúntate cuánto crees que vale y decide una tarifa horaria fija. La cantidad de experiencia que tengas influirá en tu decisión. Una tarifa por hora común puede oscilar entre $ 25 por hora para un nuevo planificador y superar los $ 100 o más por hora para los mejores planificadores de eventos con carteras increíbles.

Sabiendo que la inflación ha aumentado significativamente este año, así como el costo de vida, téngalo en cuenta al establecer su tarifa por hora. A medida que vea aumentar los costos de los productos y servicios a su alrededor, su tarifa también debe reflejar esto para garantizar que reciba una compensación adecuada por su arduo trabajo.

Normalmente se puede cobrar alrededor de un 30% más por un evento corporativo que por un evento social. Ajustar sus precios según el mercado al que atiende (social versus corporativo) es una práctica aceptable.

2) Tarifa fija

Cobrar una tarifa fija es el método más común y preferido para facturar a sus clientes. Con una tarifa fija, no habrá sorpresas para usted ni para su cliente. Una vez que discutan el monto de la tarifa con honestidad y transparencia, usted y el cliente podrán concentrarse únicamente en hacer que el evento sea lo mejor posible.

Al definir su tarifa fija, es normal cobrar por sus servicios, más un porcentaje basado en las tarifas totales del vendedor.

Un porcentaje de comisión de proveedor estándar es del 10 al 15 %, por lo que, por ejemplo, si un proveedor de catering cobra $ 3000 por un evento, su tarifa sería de $ 300 a 450 para encontrar y coordinar a ese proveedor en particular.

La estructura de tarifas anterior se aplica tanto a eventos sociales como corporativos.

Después de la pandemia de Covid-19, se ha vuelto más común que se realicen eventos virtuales. Si tiene experiencia en eventos virtuales, debería tener una estructura de tarifa fija separada para estos. Si continúa especializándose en eventos tradicionales y personales, como hacen la mayoría de nuestros lectores, entonces una estructura de tarifa fija es suficiente.

Para protegerse económicamente, se recomienda recibir un depósito del 50% por adelantado y el 50% restante dentro de las dos semanas posteriores al evento.

Para calcular cuál será su tarifa fija, debe hacer su mejor estimación del número de horas que dedicará a la planificación; más cualquier gasto en el que incurra como gas, impresión, suministros, equipos, etc.; además de crear una reserva del 10 al 20 % en caso de que el alcance del evento vaya más allá de los detalles iniciales y esta pueda ser la tarifa fija a cobrar.

3) Porcentaje de Evento

Algunos planificadores prefieren cobrar a los clientes un porcentaje del presupuesto total del evento. La mayor dificultad con este método de cobro es presentárselo al cliente de una manera que lo apruebe. Si cree que puede gestionar esto sin que el cliente le pregunte sobre su método de facturación, entonces esta es una posibilidad que debe considerar. Los porcentajes típicos son del 15 al 20 % del presupuesto del evento. Puedes ajustarlo más bajo si lo crees necesario.

4) Jornada de Coordinación

En algún momento de tu carrera, te pedirán que hagas una jornada de coordinación. Esto suele ocurrir en bodas, pero a veces también en eventos especiales. Cuando un cliente quiere contratarlo para un día de servicio, eso significa que ha seleccionado cuidadosamente a sus propios proveedores y trabaja directamente con ellos el día del evento para asegurarse de que todo se desarrolle sin problemas.

Puedes cobrar ya sea por horas o una tarifa fija por el día de coordinación. Debes asumir entre 8 y 10 horas de trabajo el día del evento (multiplícalo por tu tarifa por hora para obtener una tarifa fija), pero no olvides la preparación que tendrás que hacer.

Nos gustaría decirte que debes prepararte durante al menos un mes para familiarizarte completamente con todos los aspectos del evento que estás coordinando. La preparación adicional antes del evento puede llevarle entre 10 y 20 horas adicionales, así que asegúrese de tener esto en cuenta cuando analice su tarifa.

Dado que la coordinación de eventos diurnos es menos costosa para el cliente, su popularidad ha aumentado en los últimos años debido a una economía más lenta. Por lo tanto, incluso si no prevé abandonar este servicio, es posible que un cliente se lo solicite.

5) Comisión del vendedor

Una minoría de planificadores opta por reducir en gran medida las tarifas de sus clientes o no cobrar nada por su servicio y ganar todo su dinero cobrando una comisión de los vendedores que contratan.

En los últimos cinco años, este modelo de pago se ha vuelto menos popular y no lo fomentamos. Las cuatro opciones anteriores deberían ser sus mejores opciones para la estructura de facturación, pero queremos brindar una vista integral, por lo que incluimos esta estructura de facturación más a fondo para su información.

Este método de facturación tiene sus partidarios y sus detractores. Quienes están en contra de este método dicen que no le hace ningún favor a su cliente al elegir vendedores que no son los mejores en lo que hacen pero que le pagan la comisión más alta. Los defensores de cobrar una comisión dicen que todavía eligen a los mejores vendedores que conocen, pero simplemente hacen un esfuerzo adicional para elaborar una estructura de comisiones.

Le recomendamos que no utilice este método a menos que sea 100% transparente con su cliente sobre lo que hace. Puede ser una forma tentadora de reducir la competencia, pero en general dejará a más clientes cuestionando su elección de vendedor. Al ser transparente con su cliente como en el método n.° 2 anterior, podrá brindarle un mejor servicio.

Ahí lo tienes: las cinco formas más comunes de cobrar por tu servicio. Si desea leer más sobre cómo iniciar su propio negocio, puede hacerlo aquí.

No olvide controlar de cerca sus costos generales totales en todo momento. Los costos generales se componen de todos los costos no laborales que tiene y que son necesarios para organizar el evento. Por ejemplo cosas como costos adicionales de facturas telefónicas, costos de gasolina, contratación de ayuda temporal, etc. Estos gastos generales pueden pasarse por alto fácilmente y, a menudo, representan entre el 4 y el 5 % del presupuesto total del evento. Así que asegúrese de monitorearlos e incorporarlos a sus precios.

Otros elementos importantes relacionados con los precios:

Reciben depósitos – Le recomendamos que reciba un depósito no reembolsable del 30 – 50% al momento de firmar el contrato. Y el resto dos semanas antes del evento.

Precio de la consulta – Los planificadores suelen preguntar si deberían cobrar por la consulta inicial. Si recién está comenzando, no recomendamos cobrar una tarifa de consulta, pero si tiene más experiencia, nos gusta esta regla general:

Las consultas son gratuitas dentro de 10 millas de donde usted vive. Más allá de ese pago de honorarios de $ 45 a 75 y destinarlo a un contrato firmado. Recuerde que si no cobra una tarifa de consulta, no proporciona información específica del vendedor. A veces, los clientes intentan buscar ideas de proveedores, lugares y temas solo para terminar eligiendo un planificador diferente. No quieres que esto te suceda. Aquí hay una línea que puede usar para compensar por brindar información de contacto de un proveedor específico antes de firmar un acuerdo o pagar una tarifa de consulta: “Trabajo con una gran cantidad de proveedores de bodas que brindan nada menos que un servicio excelente. Si desea contratar nuestros servicios, estaré más que feliz de involucrar a los proveedores adecuados”.

Cargos de decoración – Si además haces una decoración elaborada para el evento puedes cobrar extra por ello. Si no considera que la decoración sea una especialidad adicional que ofrecer, simplemente cobre por sus servicios de planificación como de costumbre.

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