Cómo afecta el aumento del calor a los eventos

Hace calor ahí fuera: una ola de calor está afectando a gran parte de Estados Unidos. Están vigentes avisos, alertas y advertencias de calor excesivo.

Además, ciudades de cuatro continentes alcanzaron niveles récord. La Organización Meteorológica Mundial dice que se prevé que el cambio climático aumentará la gravedad de las olas de calor.

¿Qué significa esto para los organizadores de eventos? Como ocurre con cualquier reunión, la seguridad y comodidad de los asistentes es de suma importancia.

Las imágenes son altas

Un asistente a la reunión que prefirió permanecer en el anonimato compartió su experiencia en una conferencia reciente en Arizona. “Hacía un calor sofocante, pero nuestra empresa insistió en celebrar la recepción de la noche inaugural al aire libre. Esto a pesar del calor», afirmó. Un colega tuvo que ir al hospital. Aunque se encontraba bien después de recibir líquidos por vía intravenosa, esto no reflejó bien a la empresa, dijo el asistente. «Muchos se quejaban de que sentían que su salud estaba en riesgo para conseguir un buen contrato de hotel fuera de temporada».

Un plan de respaldo imprescindible

Melinda Burdette, directora senior de eventos de Meeting Professionals International (MPI), recuerda haber planificado el Congreso Mundial de Educación (WEC) de la organización en Indianápolis.

La fiesta de inauguración se llevó a cabo en el Parque Estatal White River de la ciudad, y se planeó como una celebración al aire libre para dar inicio a la conferencia.

El estadio Lucas Oil, adjunto al Centro de Convenciones de Indianápolis que albergaba el WEC, estaba reservado en caso de calor, lluvia u otros fenómenos meteorológicos. «Durante una visita inicial al sitio, estoy explorando ubicaciones potenciales que podemos usar como plan B si es necesario», dijo.

No todos los grupos están en condiciones de reservar un estadio de fútbol como plan alternativo, pero también será suficiente un salón de hotel o un espacio para reuniones.

Maneras de combatir el calor

La Cumbre de Bienestar Global de Caesars reunió a 120 profesionales de eventos en Las Vegas a principios de este mes. La temperatura se disparó durante la cumbre a más de 100 grados Fahrenheit, lo cual es inusual en Las Vegas pero no inusual en esta época del año. Caesars se mudó del área de la piscina a la sala de reuniones del centro de conferencias para una cena debido al calor. Cuando terminó la cena, se había refrescado lo suficiente como para organizar su baño de sonido al aire libre, una experiencia que sumerge a los participantes en profundas vibraciones sonoras, en la terraza de la piscina.

Lee Caston, un planificador de reuniones con sede en Houston, planifica muchas reuniones al aire libre donde el calor puede ser un problema. También dispone de un área interior disponible para que los asistentes durante el evento se refresquen. Los ventiladores de niebla fría están instalados en su espacio exterior e incluso utilizaron ventiladores de mano como obsequio.

En última instancia, los planificadores no tienen control sobre el clima, por lo que la flexibilidad es esencial.

Consejos para mantener cómodos a los asistentes durante las reuniones al aire libre

Burdette ofreció consejos sobre formas de mantener cómodos a los asistentes en reuniones al aire libre.

• Hidratación: Es fundamental garantizar que los asistentes se mantengan hidratados. Proporcione muchas estaciones de agua y fomente paradas frecuentes para beber agua.
• proteccion solar: Deben estar disponibles envases pequeños del tamaño de protector solar. Burdette sugiere que los patrocinen.
• Zona de sombra y enfriamiento: Se debe proporcionar una habitación con aire acondicionado para los huéspedes que necesiten refrescarse del calor. También se recomiendan ventiladores de refrigeración por niebla.
• Ropa: Asegúrese de mantener a sus participantes informados sobre el clima y anímelos a vestirse en consecuencia. Las toallas frías para la nuca de los participantes son un complemento bienvenido.
• Cronograma: Planifique reuniones al aire libre durante la parte más fresca del día o de la noche. Tokio se volvió tan caluroso durante los Juegos Olímpicos de Verano de 2020 que los horarios tuvieron que ajustarse en consecuencia para proteger a los atletas y espectadores de enfermedades relacionadas con el calor.

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