Cinco formas de hacer que sus planes de marketing de eventos sean más eficaces

Los eventos tienen mucho que ofrecer a su organización. Aportan más conciencia, oportunidades para recaudar fondos, tiempo para la participación y la creación de redes, e incluso pueden impulsar el reclutamiento y la retención de seguidores. Contar con buenas prácticas y software de gestión de eventos es esencial para que estos eventos sean un éxito, pero también lo es atraer a los asistentes adecuados.

Para llegar a los asistentes potenciales al evento, llevarlos a su página de registro e inspirarlos a asistir, necesita una estrategia de marketing digital convincente. Esto garantiza que llegue a su audiencia ideal con mensajes persuasivos y en un momento excelente.

En esta guía, exploraremos los principales consejos que debe considerar al planificar su campaña de marketing de eventos. ¡Empecemos!

Comience con metas y objetivos claros

Unos objetivos claros deben ser el comienzo de cualquier plan de marketing. Estos objetivos son la fuerza impulsora detrás de sus esfuerzos y debe utilizarlos como guía al diseñar sus estrategias y mensajes de marketing.

Primero, comprenda la diferencia entre metas y objetivos en marketing:

• Objetivos son declaraciones amplias y generales enfocadas a lo que se quiere lograr con la campaña. Los objetivos suelen ser más generales y se centran en el panorama general, como aumentar el conocimiento de la marca u obtener donaciones para una recaudación de fondos.
• Objetivos son acciones más pequeñas y específicas que ayudan a su organización a alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, si su objetivo es aumentar la asistencia a su próximo evento, algunos objetivos podrían ser vender 300 o más entradas en los primeros tres meses de la campaña o aumentar la participación en las redes sociales en un 50%.

A continuación, determine el propósito de su organización y describa los objetivos correspondientes. Si se siente estancado, comience por identificar los objetivos, necesidades y prioridades clave de la organización. Luego, identifique las formas en que su evento puede abordar o contribuir a esos objetivos, dados los recursos y el cronograma disponibles.

A partir de ahí, puedes trabajar con tu equipo para determinar una meta concreta y las metas que te ayudarán a lograrla.

Identifique y segmente su audiencia

Debe tener un conocimiento profundo de su audiencia antes de comenzar la campaña de marketing. Estos son los pasos básicos a seguir para identificar y comprender a su público objetivo:

1. Revisar datos pasados. Haga una referencia cruzada de los datos que tiene en su base de datos para identificar tendencias en su audiencia, específicamente entre los asistentes a eventos anteriores. Recuerde migrar los datos almacenados en las herramientas de gestión de eventos a su plataforma de gestión de relaciones con los constituyentes (CRM).
2. Definir criterios de segmentación de donantes. A medida que estudie sus datos, probablemente notará tendencias emergentes entre los participantes de eventos anteriores. Defina criterios de segmentación, como datos demográficos, asistencia a eventos anteriores, relación con su organización, etc. Por ejemplo, tal vez tengas un grupo pequeño pero creciente de asistentes de la Generación Z con el que quieras interactuar. O tal vez segmente a los miembros según su ubicación en el ciclo de vida de la membresía.
3. Crea perfiles de audiencia. Profundice en cada segmento y cree perfiles de audiencia que detallen la demografía, los intereses, las motivaciones, las ocupaciones y cualquier otra característica clave típica de ese grupo. A partir de aquí, comenzará a generar ideas sobre mensajes únicos dirigidos a miembros de esta audiencia.

Tenga en cuenta que sus datos deben ser precisos, completos y actualizados para brindar información de alta calidad. Si le falta información, la guía de Deep Sync para el enriquecimiento de datos sugiere complementar la base de datos de su organización con datos de terceros para obtener la visión más completa de su audiencia.

Planifique contenido atractivo

Contenido como publicaciones en redes sociales, blogs, correos electrónicos, imágenes y vídeos es lo que tus miembros y fans realmente verán y con lo que interactuarán, por lo que debe ser atractivo.

Loyalty + Subsidiary Group recomienda desarrollar un mensaje central (que debe estar alineado con los objetivos de su campaña) que pueda representar en cada componente de la campaña. También es necesario aclarar cómo se puede ajustar o posicionar este mensaje para atraer a cada audiencia.

Algunos tipos de contenido interesantes que puede probar al promocionar su evento incluyen:

• Página del evento: Cree una página de inicio de evento dedicada para albergar más detalles sobre su evento. Haga que el activo más buscado del evento, como un orador conocido o una actuación musical, sea el centro de atención. Dirija el tráfico de otros canales de marketing a esta página y asegúrese de incluir un enlace o botón destacado que lleve a las personas al formulario de registro.
• adelantos: Ofrezca a los asistentes potenciales una muestra de lo que pueden experimentar en su evento para que se interesen y aprovechen su miedo a perderse algo. Por ejemplo, puede detallar algunas formas en las que planea modificar el evento y dar una idea de los incentivos o premios involucrados.
• Influencers y embajadores de marca: Aumente su credibilidad y llegue a nuevas audiencias utilizando personas influyentes y embajadores de marca para promocionar el evento. Elija personas influyentes que sean líderes de opinión que tengan un impacto en su industria.

Debido a que este contenido adoptará muchos formatos diferentes y se transmitirá en varios canales de comunicación diferentes, una marca coherente es esencial. Usar los mismos colores, logotipo y tono en cada canal ayudará a que la audiencia reconozca que los mensajes te pertenecen y fortalecerá el reconocimiento de la marca.

Optimizar registro

El registro es la acción que desea que realice su audiencia después de ver sus mensajes de marketing. En otras palabras, es la acción en la parte inferior de su embudo de marketing la que califica como conversión, lo que significa que merece un lugar en su plan de marketing.

La acción que le pide a la gente que realice debe ser lo más fácil y conveniente posible: cuanta más resistencia haya, más personas se irán antes de registrarse. Para hacer esto, asegúrese de que:

• Dirija el tráfico directamente al formulario de registro a través de enlaces en sus mensajes de marketing digital.
• Incluya códigos QR escaneables que enlacen al formulario en medios físicos, como un evento o un folleto de recaudación de fondos.
• Aproveche el software de grabación de eventos que facilita el acceso y la navegación del proceso.
• Simplifica el formulario al máximo, pidiendo sólo la información que necesitas

Si los asistentes necesitarán comprar entradas, elija una solución con un procesador de pagos integrado y seguro. Nuevamente, esto simplificará el proceso, lo hará rápido y conveniente para los participantes e infundirá confianza en su organización.

Recuerda hacer seguimiento

Quizás pienses que tu plan de marketing sólo debe describir la planificación y el lanzamiento inicial de tu campaña. Sin embargo, esto puede provocar experiencias inconexas para su audiencia e incluso hacer que pierda posibles asistentes en el camino.

Combata esto integrando cualquier proceso de comunicación de seguimiento en su plan de marketing desde el principio. Por ejemplo, planifique cómo, cuándo y dónde compartir:

• Avisos de confirmación de inscripción
• Anuncios previos al evento
• Recordatorios de próximos eventos
• mensajes de agradecimiento
• Otros seguimientos posteriores al evento, como involucrar a nuevos miembros potenciales con materiales de reclutamiento.

No olvide realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI), como las tasas de conversión y de clics, para realizar un seguimiento del éxito de sus esfuerzos de marketing. Además, considere métricas que sean relevantes para el desempeño de su evento, como asistencia, venta de entradas, ingresos, satisfacción y participación de los asistentes, nuevos clientes potenciales netos y más.

Los eventos requieren inversiones significativas de tiempo, esfuerzo y financiación de su organización. Una campaña de marketing estratégica y dirigida puede hacer que esa inversión dé sus frutos. Elaborar mensajes coherentes y eficaces lo ayudará a atraer asistentes que estén listos para interactuar con su organización durante el evento y más allá.