Búsqueda de espacios: Guía – Curación de congresos

Encontrar un lugar es mucho más que saltar a Google y buscar: «encontrar un lugar en Londres».

Hay costos a considerar. Accesibilidad para los asistentes. Adaptabilidad a tu evento. Credenciales de sostenibilidad. Costes adicionales. Comodidades. Luz. Equipo audiovisual. Y sí, aún más gastos.

En esta guía, desglosaremos todo lo que necesita saber para encontrar el lugar adecuado para su evento. O, si desea ahorrar tiempo, puede llamar hoy a uno de nuestros expertos en ubicación al 02476 269 720 o contáctenos aquí.

¿Qué es la búsqueda de ubicación?

Empecemos con lo básico. Encontrar un lugar es el acto de buscar un lugar que se adapte a las necesidades de su evento. Podría ser una conferencia, una ceremonia de premiación o simplemente un día de trabajo en equipo: cada evento necesita un espacio para albergarlo.

Dependiendo de las especificaciones de tu evento, tendrás diferentes requisitos. Por ejemplo, es probable que una ceremonia de premiación requiera un espacio amplio y abierto. Quizás necesites un escenario o un equipo audiovisual integrado. Es bastante fácil encontrar un lugar en una ubicación particular, pero es mucho más difícil encontrar uno que satisfaga exactamente sus necesidades. Esta es la razón por la que la gente tiende a utilizar un buscador de lugares, ya que combinarán de manera experta el evento con un lugar que cumpla con los requisitos correctos.

¿Cómo encuentro un lugar para mi evento?

Etapa de planificación

Para encontrar un lugar para un evento, primero debes tener una buena idea de lo que necesitas para ese evento. Esto significa asignar un presupuesto y hacer una lista de requisitos. No necesariamente tienes que ceñirte a este presupuesto, pero tener uno te proporcionará un punto de referencia.

Entonces hay que pensar en la ubicación. Esto puede parecer sencillo al principio. Por ejemplo, si tiene una empresa con sede en Edimburgo, es posible que desee celebrar su Asamblea General Anual en Edimburgo. Sin embargo, ¿qué pasa si una gran parte de su fuerza laboral está remota? ¿Qué pasa si sus clientes son internacionales? La comodidad no lo es todo, pero es un factor importante a considerar cuando encontrando lugargramo.

Descubra dónde se encuentran sus asistentes y diseñe una ubicación central. O, si esto no es aplicable, organiza un evento donde ya se encuentren la mayoría de tus participantes. ¿Su evento depende de que entre gente de la calle? Piense en dónde obtendrá más tráfico peatonal.

Cuando tengas todos estos detalles listos, podrás comenzar tu búsqueda…

La búsqueda

Comience por determinar su ubicación preferida, pero haga una copia de seguridad (o dos) si no puede elegir su primera opción.

Nuestros buscadores de lugares buscan de todo, desde cadenas confiables hasta lugares únicos e independientes. Recomendamos un enfoque similar: no se limite a lo que le resulta familiar. ¿Alguna vez has pensado en almorzar en la cripta debajo de Fortnum y Mason en Londres?

Hay muchos lugares independientes con increíbles espacios disponibles. Tenga en cuenta que es posible que los lugares más pequeños no cuenten con las comodidades o el equipo que necesita. Asegúrate de comprobar esto antes de reservar. Si puedes, visita el lugar. Esta es la mejor manera de entender el espacio.

Además, si buscas algo que se ajuste a un tema, normalmente podrás encontrarlo, pero eso limita tus opciones. Por ejemplo, un evento temático de Alicia en el país de las maravillas puede necesitar una gran zona de jardín abierta. Una exposición de tecnología puede requerir un espacio estilo almacén con muchos enchufes eléctricos. Si estás planificando un evento con un estilo determinado en mente, te recomendamos buscar asesoramiento externo. Podemos brindarle soporte experto gratuito hoy; solo llame 02476 369 720.

¿Cuándo debo empezar a buscar un lugar?

El tiempo es crucial para asegurar el lugar perfecto para su evento. Si empieza a buscar demasiado tarde, es probable que tenga dificultades con la disponibilidad y la obtención de espacio.

Si bien es mejor comunicarse lo antes posible, es posible que el proceso le resulte frustrante. Es más probable que los lugares y proveedores dediquen su tiempo a eventos que tendrán lugar en los próximos 6 meses que a los de los próximos 6 años.

El período de tiempo perfecto para encontrar un lugar depende del evento en sí. Cuanto más grande es el evento, menos espacios existen para albergarlo. Para una conferencia grande, por ejemplo, recomendamos buscar entre 12 y 18 meses antes del evento.

Una colección más pequeña requiere menos tiempo y es posible que solo necesite de 3 a 4 meses para organizarla.

Cualquiera que sea el evento, tómate siempre suficiente tiempo para realizar cambios. Es posible que descubra que el lugar no puede acomodar al proveedor de AV que reservó. O bien, es posible que tenga asistentes adicionales que el espacio no pueda acomodar. Por este motivo, siempre recomendamos buscar el recinto al menos un mes antes del evento, pero entendemos que no siempre es posible. Entonces, si necesita una excelente ubicación con un tiempo de respuesta rápido, debería considerar recurrir a una agencia…

¿Debería recurrir a una agencia de colocación?

Las agencias de espacios simplifican todo el proceso y te ayudan a encontrar la mejor opción para tu evento. Tomemos como ejemplo Conference Care: nuestros buscadores de espacios tienen más de 100 años de experiencia colectiva a sus espaldas. Nuestros agentes visitan lugares alrededor del país, para que tengan una idea directa de lo que recibirá de cada lugar.

La ventaja de los buscadores de lugares profesionales como Conference Care es que podemos usarlos de forma gratuita. Nos pagan por publicaciones, por lo que nunca tendrá que pagar por nuestro asesoramiento experto. Incluso podemos acompañarlo a un lugar si desea experimentarlo en persona. Nos aseguraremos de que haga las preguntas correctas y tenga toda la información que necesita para tomar decisiones inteligentes.

Hable hoy con uno de nuestros agentes inmobiliarios gratuitos en 02476 369 720 o contáctenos aquí.