Asesoramiento logístico de exposiciones in situ | Gestión de eventos B2B

Logística in situ

Construir – Llega durante la construcción del stand. Prepare el stand para su exhibición con gráficos, equipos audiovisuales, muebles en posición, herrajes, folletos, obsequios, catering, etc.

• Guarde las cajas de viaje adicionales con un constructor de stands o en un área de almacenamiento de exhibiciones.
• Marque las casillas y todos los artículos hayan sido entregados en el stand o recójalos según sea necesario.
• Preparar y entregar a los representantes de la empresa y expositores su cronograma de stand. Asegúrese de tener la combinación adecuada de experiencia en el stand en todo momento y de tener programados descansos para el almuerzo y el café.
• Informe a todo el personal quién es el portavoz oficial de la empresa si viene una prensa al stand.
• Informe al personal sobre cualquier concurso y cómo funcionan, y cómo completar y procesar formularios clave.
• Realice una carrera de práctica con todo el equipo para verificar que esté funcionando. Pruebe cada presentación.
• Informe al personal quién está a cargo del stand y cuáles son las funciones y responsabilidades de cada persona.
• Si se requieren paquetes de prensa, entréguelos al centro de prensa.
• Vuelva a confirmar las salas de reuniones reservadas.
• Vuelva a confirmar los horarios, los lugares y el personal que asistirá a cualquier evento de hospitalidad, como fiestas, recepciones con bebidas y cenas.

Logística durante la feria

• Antes de que abra la exposición, asegúrese de llegar primero antes de la apertura de la sala de exposiciones para poder abrir las áreas de oficina y almacenamiento y asegurarse de que todo esté listo y funcionando antes de abrir la exposición.
• Durante la feria, verifique los niveles de existencias de obsequios, exhibición de literatura y catering.
• Asegúrese de que el personal no guarde todos sus abrigos y bolsos en la oficina administrativa en lugar del guardarropa donde deberían estar.
• Asegúrese de que usted u otra persona designada tenga la responsabilidad de apagar o bloquear el equipo al final del día.
• Al final del día, revise la logística para el día siguiente e identifique cualquier problema experimentado y comunique qué se podría hacer mejor. Luego socialice informalmente con el personal.
• Tome muchas fotografías del stand durante la feria.
• Recopile clientes potenciales y, si corresponde, asegúrese de que quienes están en la oficina preparen los seguimientos necesarios.

Clausura del Salón de la Logística

• Asigna deberes y responsabilidades al personal con respecto al cierre y desmantelamiento de la exhibición. Informe del personal.
• Recoge las cajas de almacenamiento.
• Etiquete claramente las cajas que se devuelvan a la oficina central.
• Asegúrese de que los artículos del soporte estén embalados de forma segura y guardados. Utilice su lista de verificación de inventario para esto.
• Organizar el transporte de las cajas. Si el constructor del stand recoge los artículos, asegúrese de que sepa cuáles son y confirme cuándo los recibirá de regreso en la oficina.

En el último consejo describiremos un proceso de seguimiento de la exposición y retroalimentación.