Abordar la morosidad volviendo a lo básico

Philip King FCICM, ex comisionado de pequeñas empresas y consultor de PKF Littlejohn Advisory, cree que un enfoque de «vuelta a lo básico» ayudará a muchas empresas a superar el desafío de la morosidad.

Es un hecho establecido que las empresas a menudo se vuelven insolventes no porque sean inherentemente malos negocios, sino simplemente porque se quedan sin efectivo. La culpa suele ser la mala gestión del flujo de caja, agravada por deudas incobrables y clientes que pagan lentamente.

Pero si bien es tentador echarle la culpa de todo a la morosidad, las empresas deben asumir parte de la responsabilidad por sus malas prácticas de gestión crediticia. En otras palabras, las mejores prácticas de gestión de crédito pueden limitar el grado en que una empresa se encuentra financieramente vulnerable.

Entonces, ¿cómo se pueden evitar las deudas incobrables y los pagos acelerados? Se puede lograr mucho volviendo a lo básico y haciéndolo bien.

Conozca a su cliente

En primer lugar, incluso las comprobaciones más básicas pueden evitar posibles situaciones embarazosas en el futuro. Conozca a su cliente (KYC) debe ser el mantra de cada director, cada ejecutivo de ventas y cada individuo de su equipo de crédito. ¿Qué tan bien conoce la empresa con la que está tratando? ¿Cuál es su número de registro de empresa? ¿Tienen siquiera uno? ¿Cuál es su situación jurídica? ¿Son una sociedad de responsabilidad limitada? ¿Camaradería? ¿Un PLC? ¿LLP? Toda esta información es importante, sobre todo para garantizar que factura a la entidad jurídica correcta en el momento en que se entrega su producto/servicio.

Siempre se recomienda el uso de datos de agencias de referencia crediticia acreditadas para complementar la información almacenada en Companies House. Esto le permite profundizar más y profundizar en la propia empresa. Esto le ayudará a determinar la cantidad de crédito que desea otorgar, especialmente porque su éxito y supervivencia pueden depender de la estabilidad de sus clientes y otros proveedores.

Además de las fuentes publicadas, también existen otras tácticas que puede utilizar para descubrir más sobre la empresa que mantiene. Mirar sus cuentas de redes sociales (LinkedIn, Facebook, etc.) y cualquier comentario a su alrededor puede darle una pista sobre su reputación y cómo manejan su cadena de suministro. La cobertura de los medios tradicionales a través de búsquedas en Google también puede brindarle una mejor orientación sobre su viabilidad financiera. La Búsqueda de Google también puede mostrar si la tienda que dicen poseer incluso existe.

Reglas de enfrentamiento documentadas

Una vez que se incorpora un nuevo cliente, los términos y condiciones que usted acepta son absolutamente críticos. Deben estar documentados con condiciones de pago explícitas.

El concepto de ’30 días’ –particularmente favorito entre los políticos y los medios de comunicación para indicar las mejores prácticas– todavía puede significar cosas diferentes para diferentes personas. ¿Son 30 días desde la fecha de la factura, la recepción de la factura o el final del mes, por ejemplo? Esto debe quedar muy claro o, de lo contrario, 30 pueden convertirse fácilmente en 50 o más.

Al facturar, asegúrese de comprender el proceso de aprobación y pago de facturas y si, por ejemplo, se requiere una orden de compra y qué otra información específica puede ser requerida. Asegúrate de que el importe que estás facturando también sea correcto en términos de lo acordado; ¡Incluso una diferencia de un centavo puede hacer que el proceso de pago se detenga!

Interacción con el cliente

En términos de cómo interactúa con sus clientes, establezca una relación sólida con las personas clave de la empresa; pueden ser invaluables cuando necesita realizar pagos antes que otros proveedores. Por su parte, mantenga el registro limpio y tenga absoluta claridad sobre qué facturas están pendientes. La confusión es una barrera importante para el pago y puede ser fácilmente aprovechada por quienes buscan retrasar el pago de lo que deben.

Ponerse en contacto antes de la fecha de vencimiento para asegurarse de que la factura se haya recibido y sea correcta también reducirá la probabilidad de que un pago se mantenga posteriormente en disputa. Mantenga los totales generales separados de los más pequeños; No se gana nada con una factura de £10.000 que incluye £9.800 por el producto y £200 por la entrega retenida porque el cargo de entrega está en disputa.

Incluso si tiene líneas de comunicación claras con los clientes, siempre haga un seguimiento del día de vencimiento de la factura; Nunca esperes y esperes lo mejor. La esperanza no es una estrategia y alguien más cobrará mientras usted espera. Con ese fin, nunca tenga miedo de trasladar un pago atrasado a su equipo de cobros y/o a la actividad de terceros más temprano que tarde. Un cliente que no te paga no es un cliente que valga la pena tener.

Busque consejo temprano

Consejos como este no deberían ser una sorpresa, pero en mis 40 años en la gestión de crédito, todavía me sorprende la rapidez con la que las empresas culpan a todos cuando han ignorado muchos de los fundamentos.

Volver a lo básico no siempre es exitoso, pero al igual que para ganar la lotería, primero debes comprar un boleto. Y si a pesar de todos sus esfuerzos, la insolvencia aún puede ser inminente, hable con los expertos de PKF Littlejohn Advisory. Es posible que puedan ayudar a la empresa a evitar la quiebra y, si sucede lo peor, pueden trabajar con usted para obtener el mejor resultado del proceso de insolvencia en curso.