Abogando por sus expositores – Velvet Chainsaw

The Exhibitor Advocate publicó recientemente su Encuesta anual de tarifas de expositores de 2023. Este informe compara los costos de manipulación de materiales, mano de obra y equipos en 24 destinos principales de EE. UU. Aquí hay dos conclusiones a considerar.

La Encuesta Anual de Tarifas de Exposiciones no sólo es una herramienta útil para comparar los costos de los expositores en una ciudad frente a otra, sino que también ofrece otros conocimientos útiles para los organizadores de eventos. Dos de ellos me llamaron la atención, según una encuesta de conocimientos realizada por el responsable de la feria a la que se refiere en el informe: Tres de cada cuatro expositores tienen presión para reducir costes; y el 82 por ciento dice que planea hacer menos espectáculos en persona.

Estos hallazgos se alinean con lo que hemos estado escuchando de grupos de consultoría y entrevistas cualitativas. Más allá de proporcionar una audiencia, puede combatir estos desafíos para atraer expositores a su evento 1) demostrando que está haciendo todo lo posible para ayudar a controlar sus costos y 2) aumentando la transparencia.

Control de costos

Según el Informe de expositores 2024 de Freeman, el 63 por ciento de los expositores siente que el apoyo del organizador del evento es extremadamente o muy importante, pero solo el 39 por ciento de ellos informó que el apoyo que recibieron fue extremadamente o muy efectivo. Algunas de las formas en que puede demostrar que les está ayudando activamente a controlar los costos incluyen:

1. Precios de referencia — Identifique algunos eventos que tienen lugar en el mismo lugar y que sean similares en tamaño y alcance. Muchas ferias incluyen enlaces a sus manuales de expositor y formularios de pedido. Compare precios de manejo de materiales, mano de obra, servicio de Internet y mobiliario de cabina. Asegúrese de que los costos que está negociando sean comparables o mejores para sus expositores.
2. Reevaluar los beneficios de la gestión de espectáculos — Muchos acuerdos con contratistas de servicios de exhibición y grabación y proveedores de recuperación de clientes potenciales incluyen costos de gestión de espectáculos significativamente reducidos. Para contrarrestar esto, generalmente se cobran costes más elevados a los expositores. En el futuro, es aconsejable reevaluar estos acuerdos y asegurarse de negociar precios favorables para sus expositores.
3. Visitas al sitio — Algunas ferias más grandes organizan una visita al lugar del expositor entre nueve y diez meses antes del evento. Además de ayudar a estos inversores a acelerar la toma de decisiones para hoteles, ubicaciones externas y oportunidades de marca en el sitio, los organizadores patrocinadores también buscan oportunidades que les ayuden a obtener mejores resultados por su inversión. Están solicitando la ayuda de sus proveedores clave para brindarles asesoramiento sobre la elaboración de presupuestos y un mejor control de los gastos del espectáculo.

Mayor transparencia

Cuando se aumenta la transparencia, surge la confianza. Los expositores y patrocinadores deberán:

1. Integridad de precios — La capacidad de acceder al inventario y a los precios. Si les solicita que proporcionen información de contacto para recibir esta información, algunos creen que está ocultando algo.
2. La verdad en la asistencia — Asegúrese de que cada número que comunique pueda estar respaldado con pruebas. A los expositores les importa menos cuántas personas se preinscribieron: quieren saber cuántos asistentes realmente se presentaron. Si tienes muchos estudiantes, necesitarán estudiantes separados. Algunas personas recomiendan realizar una auditoría, pero no creo que sea necesaria si se cuenta con un buen proceso de auditoría de asistencia.

Paquetes de cabina llave en mano

Según el Informe de expositores 2024 de Freeman, casi siete de cada 10 expositores más pequeños quieren paquetes de exhibición que incluyan todos los costos: mobiliario del stand, mano de obra y manejo de materiales. Los espectáculos más pequeños pueden llevar esto a otro nivel ofreciendo quioscos llave en mano. Los quioscos suelen incluir marcas, un tomacorriente, un monitor de computadora y taburetes de bar. La mayoría de los expositores pueden llegar poco antes de la apertura, conectarse y estar listos para comenzar. Si bien esto es más costoso para el organizador de la feria, respalda los deseos del expositor y puede mejorar la experiencia de los participantes.

Adaptado de la columna Forward Thinking de Dave en La reunión del PCMA. Reimpreso con autorización de convocarla revista de la Asociación Profesional de Gestión de Convenciones. ©2024.