Siete estrategias para planificar un año de eventos – Ticketbud | Vender entradas para eventos en línea

A medida que el año en curso llega a su fin, los organizadores de eventos se están preparando para la próxima ronda de emocionantes programas y reuniones. Y tienen razón al hacerlo. El éxito de un evento depende a menudo de una preparación y una previsión meticulosas.

Planificar su calendario de eventos con un año de anticipación proporciona el marco para una serie de reuniones fluidas y exitosas. También fortalece las iniciativas de marketing y marca destinadas a crear mensajes coherentes y experiencias consistentes para sus audiencias.

En esta guía, exploraremos siete estrategias para planificar inteligentemente la programación de su evento para el próximo año, asegurando que cada temporada esté llena de experiencias memorables.

1. Tómate un tiempo para reflexionar

Antes de sumergirse en la planificación de eventos, tómese un momento para reflexionar sobre los eventos del año pasado. Resalte sus éxitos y desafíos, comprenda los comentarios de los participantes y patrocinadores e identifique las lecciones aprendidas.

Para comenzar, lea “Revisión de un año: realización de una revisión anual de sus eventos”.

2. Define tus metas y objetivos

Una vez que comprenda su desempeño anterior, podrá establecer puntos de referencia para el próximo año y alinear sus eventos con los objetivos estratégicos de su organización. Es importante ser específico y articular claramente sus objetivos para poder priorizar el gasto y la planificación.

¿Está buscando una mayor asistencia, una mayor participación o una gama más diversa de actividades? Definir indicadores clave de rendimiento (KPI) le ayuda a asignar el gasto en elementos que contribuyen directamente al logro de esos objetivos.

Calcule el retorno de la inversión (ROI) potencial de sus eventos evaluando los beneficios tangibles e intangibles. Considere factores como una mayor visibilidad de la marca, la satisfacción de los participantes y las asociaciones a largo plazo. Estas evaluaciones ayudarán a obtener apoyo de socios o patrocinadores para eventos futuros.

3. Comience con eventos clave

Es posible que haya ciertos eventos que actúen como anclas para su programación de eventos anuales. Estos son eventos que su audiencia puede esperar cada año, recaudar la mayor cantidad de dinero para su organización o fomentar una asociación importante con una organización externa.

Para mantener estos eventos clave a la vanguardia, planifique con anticipación la reserva de asientos y consiga artistas, oradores o proveedores muy solicitados. Recuerde, la logística lleva tiempo. Cuanto antes pueda firmar un contrato, más posibilidades tendrá de combinar las tarifas especiales. Y cuanto más rápido puedas compartir detalles con tu audiencia, más fácil les resultará bloquear su calendario.

Una vez configurado, puede trabajar para ocupar el tiempo entre sus eventos principales con otra programación que respalde sus objetivos y mensajes. Considere un sistema escalonado que ofrezca varios tipos y formatos de eventos: seminarios web, talleres, reuniones. Combinar sus ofertas satisface diferentes preferencias, amplía su alcance y posiciona a su organización como líder de la comunidad.

4. Cree su calendario de marketing

Al planificar sus eventos para todo el año, puede evitar conflictos de programación con otros eventos de la industria, días festivos u horas pico y ajustar su calendario de marketing para evitar brechas o canales con bajo retorno de la inversión. Esto garantiza una mejor asistencia y participación de su audiencia y tiempo suficiente para la promoción y el marketing estratégico.

Puede utilizar este tiempo adicional para generar anticipación, crear campañas específicas e involucrar a su audiencia en todas las plataformas. Por lo tanto, trabaje en estrecha colaboración con sus equipos de marketing para crear contenido en los canales web, sociales y de marketing por correo electrónico que se haga eco de los mensajes de su evento y viceversa.

Ver cómo el público interactúa con el contenido puede informar los planes para su próximo evento, brindándole tiempo suficiente para reenfocarse y realizar ajustes si es necesario. Si es útil, puedes considerar la posibilidad de crear temas para diferentes meses o trimestres. Los temas añaden coherencia a su programación y pueden ayudar con el marketing y la marca.

5. Identificar socios potenciales

Establecer los mensajes y los objetivos de su evento con suficiente antelación le ayudará a prospectar posibles patrocinios o asociaciones cuyos valores se alineen. Estas relaciones contribuyen en gran medida a reducir costos y mejorar la experiencia general del evento.

Consulte el análisis del evento del año pasado. Si una organización le ha ayudado en el pasado, es posible que esté dispuesta a hacerlo nuevamente y a un nivel superior. Ingrese temprano para evaluar su interés y desarrollar su confianza involucrándolos en el proceso de planificación. Las aportaciones de estos actores clave pueden influir en los temas del evento, la selección de oradores y la estrategia general del evento. También puede abrir nuevas oportunidades de recursos y promoción cruzada.

6. Comprenda su presupuesto

Planificar con anticipación le permite asignar recursos de manera más efectiva. Esto incluye planificación presupuestaria, dotación de personal y logística. Como se mencionó anteriormente, la planificación temprana puede ayudarlo a negociar mejores ofertas, asegurar ubicaciones preferidas, optimizar los esfuerzos de marketing y asegurar la financiación de los patrocinadores. Cuanto más comprenda cada uno de estos componentes, más fácil le resultará presupuestar todo el año de programación de eventos.

Comience con el presupuesto para sus eventos principales. Debido a que estos eventos son elementos básicos de su estrategia general de eventos, se debe dedicar más tiempo y recursos para garantizar que se produzcan con éxito. Por lo tanto, tenga una visión integral de cuánto necesitará para el lugar, marketing, entretenimiento, catering, alquiler de equipos, personal, etc.

Una vez que haya presupuestado sus eventos más importantes, revise la estructura de programación de eventos por niveles y desarrolle un presupuesto para cada evento. Estos eventos más pequeños deberían requerir menos dinero y recursos. Pero si su presupuesto de marketing y eventos se está reduciendo, es posible que deba evaluar cuáles vale la pena conservar o identificar dónde puede reducir costos.

7. Crea planes de contingencia

Si bien planificar su calendario de eventos con un año de anticipación ofrece muchas ventajas, es esencial mantenerse adaptable a medida que cambian las circunstancias. La flexibilidad es esencial para navegar con éxito la naturaleza dinámica de la industria de eventos.

Afortunadamente, empezar con ventaja en la planificación de eventos permite tener tiempo para realizar una evaluación de riesgos más exhaustiva y desarrollar un presupuesto para planes de contingencia. Podrá cambiar y ajustarse más fácilmente en función de los comentarios de los asistentes a eventos anteriores o de las circunstancias cambiantes sin comprometer su programa o estrategia general del evento.

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Planificar su calendario de eventos con un año de anticipación es un esfuerzo estratégico que requiere una cuidadosa consideración, colaboración y adaptabilidad. Al definir objetivos, analizar el desempeño pasado y alinearse con estrategias más amplias, los organizadores de eventos pueden crear un calendario completo y dinámico que atienda a audiencias diversas y garantice un año exitoso de experiencias memorables. La clave del éxito reside en los detalles y un plan bien ejecutado es la base de eventos extraordinarios.