Mesas redondas virtuales con salas de reuniones de Zoom

¿La mayoría de sus sesiones incluyen mesas redondas? Las sesiones de mesa redonda suelen seguir este formato:

1. Uno o más oradores dirigen la sesión.
2. En varios puntos, los ponentes dividen a los asistentes en pequeños grupos para discutir un problema o pregunta.
3. Después de un breve tiempo (de cinco a diez minutos), los oradores ponen fin a las discusiones del grupo pequeño y reúnen nuevamente a todo el grupo.

Esta colaboración hace que las sesiones de mesa redonda sean una forma popular y poderosa de brindar instrucción y ayudar a los asistentes a pensar en desafíos difíciles. En un entorno cara a cara, verá que asistieron a una mesa redonda sentados en mesas de 8, 10 o 12 personas. Estas mesas se convierten en la base de las discusiones en grupos pequeños. Sin embargo, ¿qué pasaría si hicieras tu evento virtual usando una plataforma como Zoom? La buena noticia es que Zoom tiene una característica sorprendente llamada «Salas para grupos de trabajo» que puede brindar la misma experiencia.

No debe confundirse con las sesiones de trabajo al mismo tiempo, la función de sala de trabajo de Zoom le permite dividir una reunión de Zoom en grupos pequeños y luego volver a reunirse, como en una sesión típica de mesa redonda cara a cara. Así es como puedes comenzar con esta increíble característica.

Antes de la sesión

1. Habilite la configuración de las salas para grupos pequeños en Zoom

Antes de comenzar la sesión, verifique que la configuración de las salas de grupos de trabajo esté habilitada para su cuenta de Zoom:

1. Inicie sesión en el portal web de Zoom en https://zoom.us/signin.
2. Haga clic en «Mi cuenta» en la barra de navegación.
3. Seleccione la página «Configuración» en el menú lateral del perfil.
4. Haga clic en el enlace rápido «En reunión (avanzado)» para ir a la configuración avanzada durante la reunión.
5. Habilitar «Sala de grupos de trabajo»

Puede confirmar que esto está habilitado iniciando una reunión de Zoom. Ahora debería ver «Salas de grupo» en la barra de herramientas de Zoom.

Nota: Las salas de grupos de trabajo solo están disponibles en Zoom Meetings. Las reuniones de Zoom están diseñadas para ser colaborativas, como un salón de clases. Los seminarios web de Zoom no son compatibles con los grupos de trabajo, ya que están diseñados para transmisiones pequeñas o numerosas, como un teatro. Revise el cuadro comparativo de funciones de reunión de Zoom y seminario web para ver todas las diferencias.

2. Instale el cliente Zoom para reuniones

Para organizar una reunión en una sala de grupos de trabajo, debe tener el cliente Zoom instalado en su escritorio. Vaya a https://zoom.us/download para descargar la última versión de Zoom.

¿Ya tienes instalado Zoom? Abra el programa en su escritorio y haga clic en el icono de su cuenta para ver el menú. Seleccione «Buscar actualizaciones» para confirmar que tiene instalada la última versión. Si hay una actualización disponible, descargue la última versión antes de que comience la reunión.

Durante la sesión

Administrar salas de reuniones

Crear habitaciones

Durante la sesión, el anfitrión debe crear salas de descanso. Para crear las habitaciones:

1. Haga clic en «Salas para grupos pequeños»
2. Establece el número de habitaciones que deseas crear
3. Elija cómo desea asignar los participantes:
   1. Asignar automáticamente: Zoom dividirá a los participantes uniformemente en salas
   2. Asignar manualmente: Tú eliges qué participantes quieres en cada sala
   3. Deja que los participantes elijan la sala: Los participantes pueden seleccionar una sala para grupos pequeños a la que unirse.
4. Haga clic en «Crear»

Una vez creadas las salas, puede modificar las salas, cambiar las asignaciones de los participantes y actualizar la configuración de los grupos de trabajo.

Modificar habitaciones

• Agregar una habitación: Haga clic en «Agregar sala» en la parte inferior de la ventana de salas para grupos pequeños. Esto agregará una habitación vacía al final de su lista de habitaciones. A menos que elija permitir que los participantes elijan su sala, ahora debe hacer clic en «Asignar» para agregar participantes a la nueva sala.
• Nombre de la habitación: Si permite que los participantes elijan su propia sala, es posible que desee darles nombres que reflejen temas o intereses especiales. Pase el cursor sobre una habitación de su lista para ver el menú de acciones. Haga clic en «Nombre» y luego escriba el nuevo nombre.
• Eliminar habitación: Pase el cursor sobre una habitación de su lista para ver el menú de acciones. Haga clic en «Eliminar». Haga clic en «Sí» para confirmar que desea eliminar la habitación seleccionada. A menos que elija permitir que los participantes elijan su sala, ahora debe asignar a los participantes que estaban en la sala eliminada a una nueva sala.

Cambiar asignaciones de participantes

• Asignar o eliminar participantes: Si la sala está vacía, haga clic en «Asignar» para comenzar a agregar participantes. Si la sala tiene participantes, haga clic en el número para ajustar las tareas. Consulta los nombres para incluirlos en la sala. Comprueba los nombres para eliminarlos de la habitación.
• Mover participante: Pase el cursor sobre el nombre de un participante para ver el menú de acciones. Haga clic en «Mover» y seleccione el nombre de la habitación a la que desea moverlos.
• Intercambio de participantes: Pase el cursor sobre el nombre de un participante para ver el menú de acciones. Haga clic en «Intercambiar» y seleccione el nombre del participante con el que desea intercambiar.

Actualizar la configuración de grupo

Haga clic en «Opciones» para abrir el menú Opciones y modificar cualquiera de las siguientes configuraciones:

• Deja que los participantes elijan la sala: Si está marcada, los participantes que se unieron utilizando el cliente de escritorio de Zoom o la aplicación móvil de Zoom podrán seleccionar una sala de grupo a la que unirse. Los participantes que se han unido desde el navegador no pueden seleccionar automáticamente salas de grupos de trabajo.
• Permita que los participantes regresen a la sesión principal en cualquier momento: Si está marcada, los participantes pueden abandonar la sala de descanso en cualquier momento. De lo contrario, los participantes permanecen en sus salas de trabajo hasta que el anfitrión cierre las salas.
• Mueva automáticamente a todos los participantes asignados a las salas de grupos de trabajo: Si está marcado, los participantes asignados serán ubicados automáticamente en su sala asignada cuando se abran las salas para grupos pequeños. De lo contrario, los participantes asignados serán invitados a su sala de descanso y deberán seleccionar «Unirse».
• Las salas para grupos pequeños se cierran automáticamente después de _ minutos: Si está marcada, las salas para grupos pequeños se cerrarán automáticamente después de la cantidad de minutos especificada. De lo contrario, el anfitrión deberá cerrar la sala manualmente.
• Notificarme cuando se acabe el tiempo: Si está marcado, el anfitrión verá una notificación cuando expire el tiempo. Pueden seleccionar «Cerrar ahora» o «Mantener abiertas las salas de grupos de trabajo» si desean que los participantes tengan más tiempo en sus debates en grupos pequeños.
• Cuenta regresiva después de cerrar la sala para grupos pequeños y configurar el temporizador de cuenta regresiva: Si está marcada, los participantes verán una cuenta atrás que indica cuánto tiempo tienen para volver a unirse a la reunión principal. Permanecerán en sus salas para grupos pequeños durante esta cuenta regresiva hasta que decidan abandonar la sala para grupos pequeños.

Una vez que haya habilitado todas las configuraciones necesarias, haga clic en «Abrir todas las salas» para iniciar las discusiones en grupos pequeños.

Participe en salas de trabajo como anfitrión

Una vez que las salas para grupos pequeños están en funcionamiento, los anfitriones pueden unirse a las salas para grupos pequeños, responder a solicitudes de ayuda y transmitir mensajes a todas las salas.

Únase a la sala Bakout

Haga clic en Unirse junto al nombre de la sala que desea ubicar en esa sala para grupos pequeños. Puede regresar a la sala de reuniones principal en cualquier momento haciendo clic en Salir de la sala y luego en Salir de la sala de reuniones.

Petición de socorro

Si un participante hace clic en Solicitar ayuda, puede invitar al anfitrión a unirse a su sala de descanso. Esto mostrará una notificación en su pantalla, mostrando el asistente y el nombre de la sala de grupo. Puede hacer clic en «Unirse a la sala de reuniones» para ser ubicado inmediatamente en su sala de reuniones o hacer clic en «Más tarde» para descartar la notificación y permanecer en la sala actual.

Mensajes de difusión

Haga clic en «Transmitir mensaje a todos» para enviar un mensaje a todas las salas de grupos de trabajo. Este mensaje aparecerá en las pantallas de todos los participantes.

Reapertura y Salas Recreadas

Después de crear salas de trabajo, las asignaciones de los participantes se guardan. Si desea reagrupar los mismos grupos, simplemente haga clic en «Salas para grupos pequeños» y luego en «Abrir todas las salas». Si desea crear diferentes salas, haga clic en «Salas para grupos pequeños» y luego en «Recrear». Recrear le permite comenzar el proceso de nuevo, desde el paso inicial de creación de la sala.

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