Qué incluir en la lista de verificación de planificación de su conferencia

La famosa frase «si no planificas, planeas fracasar» es cierta en los negocios y en la vida en general. Las conferencias son importantes independientemente de la industria, pero asegurarse de que sean efectivas es fundamental. Planificar y organizar una conferencia requiere mucho trabajo, pero puede ser una experiencia gratificante.

Ya sea que sea tu primera vez o seas un profesional experimentado, es útil tener una lista de verificación de elementos para marcar sobre la marcha. Aquí hay una lista de verificación para la planificación de conferencias que le ayudará a asegurarse de no olvidar nada.

Metas y objetivos

En primer lugar: define claramente tus metas y objetivos para que puedas medir el éxito de la conferencia al final. Sin tener un objetivo final, será difícil determinar si su conferencia fue un éxito y si valió la pena el esfuerzo.

Algunas cosas que quizás quieras considerar al establecer metas y objetivos incluyen:

• El propósito de su conferencia
• ¿A quién intenta llegar con su conferencia?
• ¿Qué quiere que los asistentes se lleven de su conferencia?

Línea de tiempo

Comience a planificar su conferencia al menos con un año de anticipación. Desarrolle una línea de tiempo de eventos para que tenga suficiente tiempo para planificar y ejecutar todo.

Cree un cronograma de tareas mes a mes o semana a semana. Esto le ayudará a mantener el rumbo y evitar distracciones de último momento.

crear un comité

Necesita un equipo de personas que le ayuden a planificar y ejecutar la conferencia. Crea un comité con varias personas encargadas de diferentes aspectos de la conferencia.

Ponga a diferentes personas a cargo de la logística, el marketing y las finanzas.

Configurar un sitio web

Hoy en día, es imprescindible tener presencia online para tu congreso. Configurar un sitio web es una excelente manera de promocionar su evento y mantener a los asistentes actualizados sobre las últimas noticias. Asegúrese de incluir información importante como la fecha y el lugar de la conferencia, así como la agenda y la lista de oradores.

Cuando llegue el momento de planificar el evento, hay algunas cosas clave de las que deberá ocuparse.

Presupuesto

¿Con cuánto dinero quieres trabajar? Esto determina factores como el tamaño del lugar, el número de participantes y la duración de la conferencia.

Personal de eventos

Necesitará personal del evento para ayudarlo con la configuración, el registro y otras tareas el día de su conferencia.

Asegúrese de tener un plan sobre cómo llevará a cabo su evento y de tener suficiente gente para cubrir todas las tareas que deben realizarse.

Cree una agenda participativa

Una parte importante de cualquier conferencia es la agenda. Esto es lo que determina el flujo general y el tono de su evento. Al crear una agenda, incluya una combinación de actividades y oradores que atraigan a su público objetivo.

Encuentre un equilibrio entre información y diversión, para que las personas se vayan sintiendo que han aprendido algo nuevo y al mismo tiempo se divierten.

Algunas cosas que quizás quieras incluir en tu agenda son:

• Sesión de bienvenida
• Discursos principales
• Sesiones de trabajo
• Oportunidades de establecer contactos
• Entretenimiento

Ubicación

El siguiente paso es confirmar la fecha y el lugar de su conferencia. Hay muchas consideraciones importantes al decidir una ubicación, como la capacidad, suficientes salidas y entradas, servicios y accesibilidad.

Considere los equipos audiovisuales, Wi-Fi, tomas de corriente y suministro eléctrico, y otras necesidades técnicas al elegir un lugar. Asegúrese de que el lugar que elija pueda satisfacer todas sus necesidades.

Altavoces

Los oradores de su conferencia son una parte importante de su evento. Deben seleccionarse cuidadosamente para garantizar que sean relevantes e interesantes para su público objetivo.

Al elegir los altavoces, asegúrese de considerar:

• El tema general de su conferencia.
• Lo que su público objetivo quiere escuchar
• Las credenciales del orador
• Cómo el orador realizará su presentación

Comercializar su conferencia

Una vez que haya resuelto toda la logística, es hora de comenzar a promocionar su evento. Este es un paso importante para garantizar que la gente realmente se presente.

Cree un plan de marketing y un presupuesto para la promoción de su conferencia. Luego, comience a correr la voz a través de las redes sociales, el marketing por correo electrónico y otros canales.

Algunas cosas que quizás desee considerar al comercializar su conferencia son:

• Tu público objetivo
• su presupuesto
• Tus canales de marketing
• El sitio web de su conferencia
• Tu marca de conferencia

Patrocinadores

Necesita patrocinadores para su evento para cubrir los costos de organizarlo. Los patrocinadores brindan apoyo financiero, así como productos o servicios que se utilizan en su conferencia.

Al buscar patrocinadores, asegúrese de considerar la exposición que obtendrá el patrocinador al nivel de apoyo financiero que puede brindar. Haga provisiones para ellos en su marketing para que sientan que es un comercio justo.

Alimentos y bebidas

La comida y las bebidas son una parte importante de cualquier conferencia. Los asistentes necesitarán ser alimentados e hidratados durante todo el día, así que asegúrese de tener un plan para ello. Es posible que desee considerar la posibilidad de ofrecer servicios de catering o ofrecer refrigerios y bebidas que se puedan comprar en el lugar.

Al planificar comidas y bebidas para su conferencia, asegúrese de considerar:

• El número de asistentes que esperas
• Cualquier restricción dietética que los asistentes puedan tener.
• El lugar de su conferencia
• su presupuesto

Botín de conferencia

Los artículos promocionales para conferencias, también conocidos como artículos promocionales, son una excelente manera de promocionar su marca y agradecer a los asistentes por asistir a su evento. Algunas ideas de artículos incluyen camisetas, bolsos de mano, botellas de agua y cuadernos.

Incluya esto en su presupuesto y asegúrese de que cada asistente pueda recibir una bolsa con regalos.

Seguro de Eventos

Siempre es una buena idea tener un seguro para eventos, en caso de que algo salga mal.

Esto lo protege de cualquier responsabilidad si algo sucede en su conferencia.

Evaluación de su conferencia

Una vez finalizada la conferencia, es importante tomarse un tiempo para evaluar qué salió bien y qué se podría mejorar. Esto le ayudará a planificar un mejor evento la próxima vez.

Vuelva a sus metas y objetivos para ver si se han cumplido todos sus KPI.

Lista de verificación para la planificación de conferencias

Con esta práctica lista de verificación para la planificación de conferencias, es hora de comenzar a planificar. La parte más importante de cualquier conferencia es comenzar temprano y tener una idea clara de sus objetivos. ¿Necesita ayuda para empezar?

Si bien esta es una lista básica para comenzar, tener un equipo innovador a su lado es donde ocurre la magia. Asóciese con nosotros para ejecutar eventos audaces y creativos que sus asistentes recordarán durante mucho tiempo. Póngase en contacto hoy para comenzar a ejecutar sus brillantes ideas.