Patrocinios en especie para eventos: cómo crear una situación beneficiosa para todos

Como profesionales de eventos, nos esforzamos constantemente por crear experiencias significativas para los asistentes y las partes interesadas mientras trabajamos con recursos y presupuestos limitados. Los patrocinios en especie son relaciones en las que una empresa patrocina un evento proporcionando bienes o servicios gratuitos en lugar de una contribución financiera. Entonces, ¿los patrocinios de eventos en especie pueden ayudarle a alcanzar los objetivos de su evento?

En este episodio del evento de elaboración de cerveza, Nick, Will, Deanna y Xander comparten sus reacciones al término «patrocinio en especie», consejos para manejarlo y cuál creen que es el escenario ideal para este tipo de patrocinio. ¡Pasemos!

Las reacciones iniciales de The Brew Crew a los patrocinios en especie para eventos

El «patrocinio en especie» puede provocar reacciones encontradas entre los profesionales de eventos. Para tener una idea de la situación de Brew Crew, Nick comienza la conversación de hoy preguntando si alguien tiene una respuesta visceral al término.

«La mía es: lo que siempre intento hacer es algo más que dar dinero como patrocinador», dice Will.

Xander tiene experiencias contrastantes. “Como receptor, todo el mundo intenta hacerlo. Y nunca es exactamente lo que busco», afirma.

En algún lugar entre las respuestas de Will y Xander, Deanna no tiene una fuerte reacción visceral ante el término. “No sé si alguna vez he estado en una posición del lado de dar o recibir. La única organización para la que trabajé que patrocinó un montón de eventos tenía un departamento de ventas que se encargaba de las ventas. Cuando llegaron a mí, el contrato estaba firmado y lo estaba cumpliendo». Por otro lado, Deanna trabajó para organizaciones que siempre pagaban por ser patrocinadoras. «He estado en ambos lados: la persona que compra o vende patrocinios. Pero creo que nunca he estado en una situación en la naturaleza».

«Honestamente, dejé de patrocinar cosas totalmente en especie», añade Will. “Me di cuenta de que cuando hacía cosas en especie, específicamente con servicios para eventos, las posibilidades de fracaso aumentaban dramáticamente. Cuando das algo, tienes que darle menos energía que cuando haces algo que te reporta dinero. Entonces comencé a decir que no y a decir que lo haría con un descuento. Cada vez que lo hicimos 100% gratis, nos dolió mucho”.

Will también encontró más valor en su oferta de servicios de conferencias, aunque es diferente de los servicios de gestión de eventos en los que se especializa Endless. Si todo iba bien, nadie parecía darse cuenta. “Pero cuando las cosas iban mal, todos lo sabían. Así que, naturalmente, di muchas charlas».

Como profesional experimentado en eventos en el sector de alimentos y bebidas, Nick está familiarizado con los patrocinios en especie. «El mundo en el que se hablaba de patrocinios en especie cada cinco minutos era el de F&B. Entonces, en el último trabajo que tuve en F&B creé un formulario para cualquiera que quisiera dar sus servicios a cambio de comida. Fueron las cosas que nos mostraron las que estaban en el centro de nuestro objetivo de objetivos filantrópicos. Si no estaban interesados ​​en eso, vieron por qué no eran un buen candidato para nosotros».

¿El segundo nicho más frecuente que recibe solicitudes de patrocinio en especie? Producción. «Una productora puede prestar sus servicios la mayor parte de la semana a petición», continúa Nick. “Creo que los mejores son aquellos en los que sois socios en alguna oportunidad de generación de ingresos. De esta manera, no solo obtendrá una línea de pedido, sino que también obtendrá un ingreso. Pero eso es bastante raro”.

Comprometernos con la Excelencia o No tenemos ningún compromiso

Siguiendo el comentario anterior de Will, Nick retoma la conversación. un esfuerzo. «Cuando las personas donan sus servicios, rara vez aportan su mejor nivel. Para mí, esto es un gran error. Incluso si gana menos dinero, está más expuesto. Esta es una oportunidad para brillar. Este es un esfuerzo de marketing. Hagas lo que hagas, deberías hacerlo mejor de lo que lo haces normalmente. Así es como expones a la gente a la promesa de lo que es tu marca».

Como lo ve Will, el costo de oportunidad de un patrocinio en especie fallido es mucho menor que si se fracasa en un patrocinio pagado. «Si no haces bien tu trabajo cuando te pagan, pierdes cuando te pagan», dice. Pero por naturaleza, «si todo sale mal, simplemente no te importa».

«Creo que sí», responde Nick. “Pero soy un hombre de negocios. Yo digo: ‘Está bien. Estoy gastando parte de mi presupuesto de marketing en este patrocinio en especie.’ Saber que estoy gastando dinero del presupuesto en esta presencia y no dando lo mejor de mí es una tontería. Veo lo que dices. Pero imagínese comprar un anuncio de página completa y entregárselo a un niño de cinco años con un crayón y decirle: «Dibuja eso por todas partes». Eso es lo que lleva su juego C al patrocinio en especie. Hazlo en el nivel A o no lo hagas”.

¿Vale la pena molestarse con el patrocinador? ¿Y la relación es igual?

Curioso por los pensamientos de Deanna, Nick le pregunta qué va a hacer. “Alguien se te acerca y te pregunta: ‘Necesitas alimentar’ a los asistentes. Soy una empresa de catering y sus asistentes me resultan atractivos para estar al frente. ¿Qué podemos hacer aquí?’”

«Como profesional de eventos, un patrocinio en especie tiene valor para mí sólo si reduce los costos al brindar un servicio que ya he brindado a mis asistentes», dice Deanna. «Si no es en ese ámbito, ¿realmente vale la pena molestarse con este patrocinador en especie?»

Y continúa: “Al final del día, hay que gestionarlo. Como profesional de eventos, ¿estoy ganando dinero con este evento? ¿Es este un evento con el que obtengo ganancias o es un evento en el que alcanzamos el punto de equilibrio? Con qué peleo. Como mencionó Xander, su efectivo solo llega hasta cierto punto si está en el espacio sin fines de lucro o en una organización pequeña. También reconozco que hay grandes organizaciones que tienen el presupuesto y lo explotan, que solicitan servicios de oratoria gratuitos en nombre de la exposición. La exposición no paga las cuentas y es difícil de medir”.

«También me pregunto si usted, como planificador, no está pagando por los servicios, ¿les está dando la diligencia debida que le daría a un proveedor al que le está pagando? ¿Se está asegurando de que tengan toda la información que necesitan? Especialmente en cualquier escenario donde no existe una relación equitativa o dinámica, lo siento de cierta manera. Creo que se convierte en ética y ese tipo de conversaciones».

Consejos de patrocinio

¿Están alineados su misión, visión y valores?

Pensando en sus días de eventos universitarios, Will recuerda haber corrido para el evento ASU Undie Run. “Estaba pensando en cómo los patrocinios en especie pueden ser potencialmente malos. Depende si es algo que el público quiere. La ASU Undie Run duraría hasta las 5 am. Un patrocinador de bebidas energéticas podría haber sido una gran idea. Pero a veces decimos que sí porque pensamos: ‘¿Una bebida energética gratis para mi audiencia?’ ¿Que es lo peor que puede pasar?'»

Una posibilidad es que el resultado de acuerdos en especie mal planificados sea una desalineación en la misión, la visión y los valores de todos los involucrados. Will considera la Patagonia como ejemplo. «Estoy seguro de que Patagonia no hace patrocinios gratis porque una camiseta desechable es peor que cualquier cosa en el mundo en términos de sostenibilidad».

Nick desarrolla aún más esta preocupación por la alineación. «¿Está en sintonía con la persona que ofrece el patrocinio en especie? Las relaciones en la naturaleza son asociaciones. al final del día. Todo lo demás es más una transacción. Ambos intentamos aportar valor al mismo grupo en diferentes capacidades. Ahí es donde la misión, la visión y los valores correlacionados pueden ser algo que hacer. Los aspectos negativos que hemos discutido, como traer tu juego B, quedan en el camino si realmente tienes una base para ir en la misma dirección».

No tengas miedo de negociar

Will tiene otro consejo para gestionar patrocinios en especie para eventos: no tenga miedo de negociar. Si recibe una solicitud de patrocinio en especie de una empresa, no asuma que solo puede ofrecer ese tipo de relación. «Creo que muchas veces asumimos que el dinero está completamente descartado, pero a veces puedes abrir esas conversaciones», dice.

Xander está de acuerdo. «Especialmente cuando es entrante. Eso realmente pone todas las cartas en tus manos. Todo es cuestión de negociación. El siguiente paso más sencillo cuando recibe esa solicitud de patrocinio entrante en frío es, como dice Will, envíales tus paquetes.Es posible que llegue a un rotundo «no» para todos los involucrados, «pero lo más probable es que cuando comience a observar los detalles y las oportunidades más completas disponibles pueda resaltar los elementos que están tratando de capturar y activar sus gastos». . esa oportunidad.»

¿Cuál es un escenario de patrocinio ideal?

Para Deanna, lo que le viene a la mente son las cosas que desea implementar en sus eventos pero para las que no tiene el presupuesto. “En esos escenarios, cuando es algo que está de moda o es vanguardista y no tienes la aceptación, es una manera fácil de conseguirlo. Como persona que presenta el patrocinio en especie, ¿cómo sabrá esto? Ahí es donde entra en juego conocer a tu audiencia. Si eres viejo en la industria y todos han pasado por eso, no tienes ese ángulo».

La solución milagrosa de Nick es cuando los patrocinadores aportan valor experiencial y monetario al anfitrión. «No creo que sea algo que muchas categorías puedan hacer. Pero si eres lo suficientemente creativo, hay infinitas maneras de crear situaciones en las que todos ganen”.

Y continúa: “Creo que todo se reduce a que hay una manera de alinearse en lugar de una manera para que todos ganen dinero. En eso me concentro. Dices: ‘Estamos alineados’. Este evento es mejor para ti conmigo involucrado. Y soy mejor sirviendo a esta comunidad”. Eso tiene que ser el centro de cómo haces esa oferta. De lo contrario, da la sensación de que alguien no quiere pagar».

Xander ve dos escenarios en los que el patrocinio de eventos en especie puede marcar una diferencia significativa para su negocio o evento, lo que lleva a una situación en la que todos ganan.

1. «La clara oportunidad es cuando el patrocinio en especie tiene la posibilidad de agregar valor dólar por dólar a los asistentes», dice Xander. «Este es un paso muy fácil y comprensible para sus asistentes, y sirve como material de marketing para que pueda conseguir potencialmente más asistentes».
2. “Por otro lado, existe la oportunidad de explorar la mitigación de los costos comerciales para su empresa. Si está utilizando una herramienta particular para ejecutar algo en su negocio, ya sea Dropbox o Zoom, y tiene esta alineación en la que tener Zoom frente a sus asistentes es valioso, puede compensar el costo”.

Nick está de acuerdo: «En realidad todo se reduce al valor», concluye. ¿Qué opinas? ¿Cuál sería el patrocinio en especie ideal para su negocio o evento? ¿Y cómo busca la alineación en sus asociaciones? ¡Envianos un email! Leemos a todos y nos encanta escuchar sus opiniones. Nos vemos aquí la próxima vez para otro episodio de la Podcast de cerveza de evento!