Haga que sus invitados lleguen más rápido con una aplicación de registro de eventos

¿Puede una aplicación de registro de eventos realmente mejorar o deshacer la experiencia de registro de invitados en eventos en persona? La respuesta sencilla es Sí!

Las listas en papel y los costosos escáneres no son la mejor manera de controlar un gran número de asistentes o establecer el tono de su evento. ¿Sabía que la tableta o el teléfono móvil que utiliza todos los días puede registrar de manera eficiente la entrada y salida de los invitados a sus eventos en tiempo real? Cuando se combina con la aplicación de registro de eventos adecuada, es fácil crear registros de eventos y un flujo de registro rápido para sus asistentes.

En este artículo aprenderás:

• Qué puedes hacer para acelerar tu proceso de check-in
• Cómo reducir los costos de hardware
• Cómo se pueden utilizar los datos de check-in para medir mejor el ROI del evento

Además, consulte el consejo adicional sobre cómo ser creativo con sus datos de check-in y extraer información valiosa utilizando la IA.

Utilice una aplicación de registro de eventos para acelerar el proceso

Las largas colas en el mostrador de inscripción son una frustración común para los asistentes a todo, desde conferencias y ferias comerciales hasta eventos gratuitos. Por lo general, los retrasos se deben a que el personal del evento registra a los asistentes con listas impresas. Es posible que esto no suponga una gran diferencia en los eventos más pequeños con menos de 40 a 50 participantes. Pero, en eventos más grandes, verificar manualmente los nombres de una lista uno por uno ralentizará el proceso y creará una mala primera impresión. Es por eso que los planificadores necesitan tecnologías de registro fáciles de usar que lleven a los asistentes fuera de la sala de registro a la experiencia principal del evento.

La solución de gestión de eventos de EventMobi incluye una aplicación de pago de eventos fácil de usar que le permite escanear rápidamente a los asistentes dentro y fuera de su evento y sesiones. Todo lo que tiene que hacer es apuntar la cámara de la aplicación al código QR en la credencial física o digital del asistente (¡las credenciales digitales se encuentran en el perfil del asistente en la aplicación móvil de su evento!).

El código QR exclusivo de un asistente incluye toda la información capturada durante el check-in, incluido el tipo de asistente, lo que permite al personal de check-in diferenciar rápidamente entre invitados con diferentes niveles de acceso. Por ejemplo, los oradores pueden ser dirigidos detrás del escenario antes de su presentación sin tener que explicar cuál es su función. Del mismo modo, su personal puede reconocer a los VIP, patrocinadores y otros invitados importantes inmediatamente en el momento del check-in para evitar confusiones o posibles retrasos.

Si un participante no tiene su credencial a mano, simplemente escriba su nombre en la aplicación para verificarlo. La aplicación de registro de EventMobi es increíblemente rápida, lo que significa que no obstaculizará a los asistentes cuando ingresen a su evento y realicen las sesiones. . También produce datos valiosos, lo que facilita medir el rendimiento de la sesión y otorgar créditos CE. En el futuro, también tendrá la opción de incluir un formulario de Google con código QR en materiales promocionales para su próximo evento, como carteles, folletos y pancartas, para lograr un registro del evento más rápido.

Para un check-in y check-out más rápido, cree una estación de autoescaneo para sus participantes descargando la aplicación de check-in en tabletas y habilitando el modo quiosco de servicio.

El gerente del equipo de servicios de producción de EventMobi, Ryan Sturno, muestra cómo comenzar a configurar su aplicación de registro de eventos y a crear un quiosco de registro automático optimizado con cualquier tableta.

Reduzca los costos de hardware de check-in con una aplicación de check-in para eventos

Muchos equipos de eventos tienen presupuestos más ajustados que nunca, por lo que es importante invertir en tecnología de eventos que reduzca costos. Normalmente, el coste de los escáneres de credenciales alquilados es prohibitivo para muchos eventos. Pero, cuando los teléfonos móviles o tabletas de su equipo se pueden usar como escáneres, puede aumentar de manera asequible la cantidad de personal que registra la entrada y salida de los asistentes.

La aplicación de registro de eventos de EventMobi funciona en cualquier dispositivo móvil que pueda leer códigos QR. Agregue las direcciones de correo electrónico del personal a la función de registro en EventMobi y se les enviará automáticamente un código de acceso por correo electrónico. Si trabaja con personal externo, no hay necesidad de preocuparse por la privacidad de los datos. El código de acceso solo les da acceso a la interfaz de la aplicación de registro, por lo que los datos de su evento permanecen seguros.

La solución EventMobi también incluye un Diseñador de credenciales fácil de usar y un pedido de credenciales preimpresas rentable, lo que ofrece otra oportunidad para reducir los costos de hardware. y haciendo que las credenciales sean la parte menos estresante de su evento. Con las insignias preimpresas, puede realizar su pedido a través de la plataforma EventMobi, de modo que todos los datos de sus asistentes se sincronicen automáticamente y estén listos para imprimir. Simplemente seleccione la cantidad de insignias que desea, revise su cotización e ingrese su dirección, ¡y sus insignias laminadas terminadas llegarán a su ubicación dentro de 5 días hábiles!

Recurso recomendado: 📺 ¿Busca formas más sencillas y rentables de crear y organizar sus eventos? Mira 8 vídeos cortos para aprender cómo ofrecer eventos en cualquier formato que atraigan a los asistentes y ofrezcan más valor a los patrocinadores.

Mida mejor su retorno de la inversión realizando un seguimiento de la asistencia con una aplicación de registro de eventos

Informar con precisión sobre eventos en persona como canal de marketing y participación es un desafío para los planificadores. ¡El software de grabación no puede decirle lo que sucede en el acto! Pero, al utilizar una aplicación de registro fácil de usar con potentes análisis en el backend, obtienes detalles valiosos sobre el recorrido de los asistentes al evento.

A medida que los asistentes entran y salen de las sesiones, verá dónde (y durante cuánto tiempo) eligieron pasar su tiempo en su evento. Esto es importante para otorgar créditos CE y generar informes sobre el ROI de la sesión patrocinada. ¡Estos datos te resultarán útiles cuando necesites demostrar el valor de tu evento a patrocinadores potenciales el próximo año! Úselo para resaltar los datos demográficos de los asistentes e informar sobre la participación midiendo el tiempo dedicado a las sesiones.

BONIFICACIÓN: utilice IA para generar informes con sus datos de check-in

¿Sabías que la IA puede ayudarte a generar diferentes tipos de informes basados ​​en tus datos de check-in? Digamos que usted es responsable de la educación de los miembros de su asociación y necesita otorgar créditos CE. En lugar de calcular manualmente el tiempo dedicado a las sesiones para cada asistente, puede solicitarle a una herramienta de inteligencia artificial como ChatGPT que le indique cuánto tiempo pasaron los asistentes en las sesiones para que pueda asignar los créditos en consecuencia. Mire el vídeo de nuestro vicepresidente de marketing de productos, Thorben Gosser, que explica cómo hacerlo paso a paso.

Thorben Grosser muestra cómo se puede utilizar ChatGPT para calcular de forma masiva el tiempo que los asistentes pasan en las sesiones.

Cree la mejor experiencia de registro de eventos para sus invitados

Lo que sucede durante el check-in marca la pauta para el resto de su evento. Las listas en papel y los costosos escáneres ralentizarán el proceso de registro. ¡No es el mejor comienzo para sus asistentes! La aplicación Event Check-in de EventMobi lo ayuda a atraer a sus invitados más rápido, ahorrar dinero en hardware, realizar un seguimiento de la asistencia a las sesiones y medir el ROI del evento. Además, puede introducir esos datos en una herramienta de inteligencia artificial para obtener aún más información si es necesario.

¿Está interesado en obtener más información sobre la aplicación de registro EventMobi y las funciones del sitio?📱? Reserva tu demostración personalizada ¡hoy!