Dominamos el fino arte de la comunicación con las partes interesadas del evento

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Como organizador de eventos, tu objetivo siempre es complacer, especialmente cuando se trata de tus partes interesadas. Ya sean clientes, patrocinadores, proveedores o delegados, la clave de su felicidad radica en su capacidad para comunicarse de manera efectiva con sus partes interesadas antes, durante y después del proceso de planificación. Independientemente del tipo o tamaño del evento que esté planificando, este blog revelará las estrategias que necesita para mantener a sus partes interesadas contentas y de su lado, al mismo tiempo que crea eventos memorables, significativos y valiosos.

1. Identifique a sus partes interesadas

En primer lugar, identifique claramente a sus partes interesadas y, mejor aún, trabaje para comprender tanto sus funciones como sus expectativas sobre sus actividades como planificador. Estos primeros pasos contribuirán en gran medida a garantizar un flujo fluido de comunicación entre usted y las partes interesadas a las que presta servicios.

2. Establezca objetivos claros

A continuación, debe establecer objetivos claros para su evento. Tómese el tiempo para compartirlos con sus partes interesadas para asegurarse de que todos estén en sintonía con respecto al propósito, las metas y los resultados esperados de su evento.

3. Elija los canales de comunicación adecuados

No hace falta decirlo, pero diferentes partes interesadas pueden preferir igualmente diferentes medios de comunicación. Tómese el tiempo para considerar estas preferencias personales y adapte su enfoque en consecuencia. Si bien los canales convencionales de correo electrónico, reuniones en persona o llamadas telefónicas pueden funcionar para algunos, otras partes interesadas pueden preferir utilizar software de gestión de proyectos y/o herramientas de colaboración para agilizar la comunicación y proporcionar una plataforma centralizada para actualizaciones y debates.

4. Comunicación abierta y honesta

Elegir el mejor canal para comunicarte con tus stakeholders es una cosa, pero nunca debería haber dudas sobre el tono y la manera en la que interactúas con ellos. Sea abierto y honesto con sus partes interesadas en todo momento, incluso si (y especialmente cuando) haya desafíos o retrasos en sus planes. Este tipo de transparencia genera confianza y demuestra su compromiso de realizar un evento exitoso.

5. Desarrollar un plan de comunicación

También ayuda a crear un plan de comunicaciones integral que describa cuándo, cómo y con qué nivel de detalle se comunicará con las partes interesadas a lo largo de su proceso de planificación. Esto también debe incorporar tiempos para actualizaciones periódicas del progreso, hitos y cualquier plan de comunicaciones de contingencia para abordar cualquier cambio en el alcance o presupuesto de su evento.

6. Cultivar el arte de la escucha activa

Un poco de escucha activa (es decir, escuchar con la intención de comprender plenamente la perspectiva de las partes interesadas y comprometerse con ella) puede contribuir en gran medida a mejorar la comunicación. Para usted, como planificador de eventos, esto significa tomarse el tiempo para involucrarse plenamente con los comentarios, inquietudes o sugerencias de sus partes interesadas y, a veces, incluso hacer sus propias preguntas para obtener claridad y comprensión total de sus puntos de vista. Al escuchar activamente, no solo muestra respeto por sus partes interesadas y los aportes que tienen para ofrecer, sino que también puede obtener conocimientos positivos que le permitirán perfeccionar sus decisiones como planificador.

7. Adaptarse a sus necesidades

Este mismo conjunto de habilidades de escucha activa también se puede utilizar para comprender las necesidades y expectativas únicas y variadas de cada grupo de partes interesadas. Por ejemplo, sus patrocinadores pueden estar interesados ​​en las métricas de ROI, mientras que a sus asistentes les puede interesar más la experiencia general del evento. Una vez que comprenda las necesidades de cada grupo, podrá adaptar su comunicación en consecuencia.

8. Realizar reuniones periódicas

Las reuniones periódicas con las partes interesadas, ya sea en persona o virtuales, son absolutamente cruciales para mantener a todas las partes alineadas e informadas. Independientemente del formato que adopten, la coherencia en la programación ayuda a establecer una sensación de rutina y confiabilidad.

9. Registre y documente todo

Al interactuar con las partes interesadas, es importante mantener registros detallados y actualizados de todas las comunicaciones, decisiones y acuerdos. Si es necesario, esta documentación puede servir como punto de referencia para ayudar a resolver cualquier disputa o malentendido que pueda surgir.

10. Celebre los éxitos, aprenda de los errores

Cuando su evento vaya bien, asegúrese de compartir ese éxito con sus partes interesadas y tómese el tiempo para reconocer sus contribuciones y agradecerles por su participación en su empresa. Si bien el éxito es ciertamente fácil de celebrar, es igualmente importante reconocer cuando las cosas no han ido tan bien. En estos casos, debe estar preparado para realizar una evaluación posterior al evento con sus partes interesadas, utilizando esas habilidades de escucha activa para identificar áreas de mejora para cualquier evento futuro.

Como planificador, usted sabe que la comunicación es un arte fino y sutil, especialmente cuando hay varias partes involucradas. Independientemente de quiénes sean o qué quieran, la clave para la felicidad de las partes interesadas radica en su capacidad para comunicarse con ellas de manera honesta y efectiva durante todo el proceso de planificación. Esta es una táctica que no solo fomenta una atmósfera de confianza y confiabilidad, sino también una estrategia sólida que puede ayudarlo a avanzar hacia el éxito del evento una y otra vez.

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