Del emparejamiento a la creación de contenido: cómo la IA está revolucionando la planificación de eventos

La revolución de la inteligencia artificial (IA) es más que una moda pasajera. Gracias a la creciente popularidad de herramientas como ChatGPT y Midjourney, más organizaciones están ahorrando tiempo y dinero gracias a la maravilla que es la IA. No es de extrañar por qué 87,8% de las principales empresas están aumentando sus inversiones en inteligencia artificial y análisis de datos este año. Si es nuevo en la IA para eventos, lo tenemos cubierto.

La buena noticia es que los robots no son para tu trabajo. El esfuerzo humano sigue siendo una gran parte del proceso de planificación de eventos. La IA hace que tu trabajo sea más rápido y sencillo. Entonces, ¿qué es lo que no te encanta? De hecho, la IA es una de las tecnologías de más rápido crecimiento en las que confían los organizadores de eventos para planificar, promover y analizar sus eventos. Consulte estos cinco consejos para utilizar el poder combinado de la IA y los datos para hacer de su próximo evento un gran éxito.

Uso de inteligencia artificial y datos para que su próximo evento sea un éxito

Construya comunidades con emparejamiento inteligente

Ya sea que organices un evento en persona o que lo hagas 100% en línea, tu evento debe planificar las interacciones sociales. Esto no solo brinda a los asistentes más oportunidades de establecer contactos, sino que también es una excelente manera de construir una comunidad en torno a su evento y marca.

Todo organizador de eventos quiere una comunidad, pero hay que unir a los tipos correctos de personas para formar esa comunidad, y eso no es poca cosa.

La clave para establecer contactos es encontrar a los asistentes adecuados, y la IA puede ayudarle a hacerlo. Si utiliza la plataforma de eventos adecuada, un motor de IA puede recomendar nuevas conexiones a cada participante en función de atributos compartidos. El algoritmo puede relacionar personas según la industria, el puesto de trabajo, los datos de asistencia y otras características.

Esto no significa que cada partido generado por IA será un éxito, pero conectar a personas que comparten intereses y objetivos puede aumentar la probabilidad de que los asistentes formen conexiones reales y significativas.

Automatizar la ayuda y la comunicación del operador

Los chatbots son los mejores para la comunicación automatizada, especialmente para eventos en línea. El ochenta y ocho por ciento de la gente interactuó con un chatbot en el último año, por lo que la popularidad de la tecnología de chatbot solo está creciendo.

El desafío, sin embargo, es que los chatbots no siempre son útiles. Muchos chatbots obtienen respuestas de un banco de preguntas frecuentes para responder preguntas básicas, pero si sus asistentes tienen preguntas más complejas, un chatbot tradicional probablemente los dejará en la estacada.

Afortunadamente, la IA hace que los chatbots sean mucho más inteligentes y útiles. Los chatbots con tecnología de inteligencia artificial pueden ayudar a los asistentes a obtener las respuestas que necesitan cuando las necesitan. Lo mejor de todo es que los asistentes no abrumarán a su equipo de planificación de eventos con respuestas que un chatbot inteligente puede responder.

Los chatbots de IA también brindan experiencias más personalizadas para los asistentes. Pueden recomendar próximas sesiones, ofrecer ayuda o consejos proactivos y guiar a los asistentes a través de la experiencia del evento de manera más fluida.

Además, los chatbots de IA están disponibles las 24 horas, por lo que si organizas un evento internacional en distintas zonas horarias, esta herramienta puede ayudarte a estar presente para los asistentes las 24 horas, los 7 días de la semana. Es una victoria para todos.

Simplifique la planificación de eventos

Los eventos tienen muchas partes móviles. Incluso los planificadores de eventos más experimentados tienen muchas opciones para elegir, especialmente cuando se trata de eventos globales. Afortunadamente, el doble golpe de la inteligencia artificial y el análisis de datos puede simplificar la planificación de su evento. Puede utilizar la IA para simplificar:

• Logística de eventos: ChatGPT no puede planificar todo por usted, pero ciertamente puede acelerar la investigación. Utilice esta herramienta de inteligencia artificial gratuita para generar ideas para temas de eventos, investigar lugares, planificar actividades para romper el hielo interesantes y crear un presupuesto para eventos.
• Evento de mercadeo: Puede utilizar la IA para generar campañas de fomento de clientes potenciales para atraer a más asistentes a registrarse. Una herramienta de marketing por correo electrónico basada en IA puede extraer datos de los asistentes de su plataforma de gestión de relaciones con el cliente (CRM) para crear correos electrónicos hiperpersonalizados a escala. Esto hace que sus correos electrónicos sean mucho más personalizados y aumenta las probabilidades de que las personas los abran y lean.
• Preguntas de los asistentes: Probablemente tu bandeja de entrada de correo electrónico esté inundada de mensajes. No permita que la afluencia de correos electrónicos lo distraiga de sus tareas de planificación de eventos. La IA puede responder a estas preguntas de los participantes mientras se centra en las cosas importantes. Incluso puede recomendar hoteles locales y proporcionar direcciones a los asistentes sin perder el ritmo. Fácil, ¿verdad?

Cree más contenido, más rápido

Todo evento necesita contenido, pero el contenido necesita tiempo y energía. Además de planificar un evento memorable, es posible que también necesites crear:

• Diapositivas de presentación
• Discursos
• Guiones
• Preguntas del panel
• Folletos
• Encuesta de networking
• Mapas de eventos
• Correos electrónicos de marketing
• Blogs promocionales
• Gráficos promocionales

Eso es mucho trabajo. La buena noticia es que Las herramientas de inteligencia artificial simplifican la creación de contenido para eventos. Por ejemplo, puedes usar ChatGPT para contenido escrito y A mitad del viaje para generar gráficos AI personalizados.

Puede utilizar ChatGPT para generar ideas de contenido y diseñar el contenido en sí. Pídale a AI que haga una lluvia de ideas para blogs, escriba un guión para que su director ejecutivo presente el evento o desarrolle preguntas intuitivas para una sesión de panel.

Puede darle un mensaje como «¿Qué tipo de taller debo realizar en mi conferencia de liderazgo?» o «¿Qué obsequios debo incluir en la bolsa de obsequios de mi evento de sostenibilidad?» También puedes decirle a ChatGPT: «Escríbeme un discurso de 3 minutos agradeciendo a todos mis invitados por asistir a mi evento». Si bien ChatGPT nunca debería reemplazar a un planificador de eventos, ciertamente puede ayudarlo a ahorrar tiempo.

Si estás intentando ahorrar tiempo y dinero creando gráficos para tu próximo evento, prueba Midjourney. Esta plataforma de generación de imágenes con IA requiere una suscripción paga, pero si crea muchos gráficos, puede que valga la pena la inversión. Simplemente animas a la IA y ésta genera una imagen única que puedes usar para tu evento.

Por ejemplo, puede darle a Midjourney un mensaje como «El director ejecutivo posa frente al Empire State Building», lo que generará una imagen única que se ajuste a ese encargo. Puede utilizar esta herramienta para todo, desde diseño gráfico hasta contenido de redes sociales.

Necesitará ajustar cómo anima la IA; sin embargo, para obtener una imagen lista para producción pueden ser necesarias varias rondas de animación.

Impulsar un mejor análisis posterior al evento

¿Fue tu evento un éxito? En lugar de hacer suposiciones, observe los datos para determinar qué hizo bien y qué puede mejorar.

Si desea mejorar sus eventos, es una buena idea consultar los análisis posteriores al evento. Normalmente, esto requeriría mucho esfuerzo manual y semanas de espera. Pero la IA le ayuda a reunir rápidamente todas las métricas de sus eventos en un solo lugar para que pueda tomar decisiones basadas en datos sobre eventos futuros.

Cuando finalice su evento, puede utilizar la IA para extraer y analizar datos de múltiples fuentes, como:

• Su página web
• Encuesta a los asistentes
• Formularios de comentarios de los clientes
• Publicaciones en las redes sociales
• Datos de participación en la plataforma de eventos

Un plataforma integrada que rastrea todas las actividades e interacciones relacionadas con eventos puede ayudar a su equipo a mantenerse organizado y aprovechar mejor la inteligencia artificial y el análisis de datos para el éxito del evento.

Por ejemplo, en un evento, su chatbot podría recibir muchas preguntas sobre el estacionamiento en esa ubicación en particular. Esto podría significar que el estacionamiento podría haber sido más evidente en esta ubicación, un área de mejora futura. O una sesión específica tuvo poca asistencia. La IA puede ayudarle a encontrar esa información más rápidamente, lo que puede ayudarle a organizar mejores eventos en el futuro.

Aprovecha el poder de la IA para que tu próximo evento sea inolvidable

Tus eventos ya son buenos, pero la IA puede mejorarlos aún más. En lugar de temer a la IA, aprenda cómo aprovechar esta tecnología para planificar eventos mejores y más asequibles que generen un retorno de la inversión (ROI) para su negocio. Por supuesto, ayuda tener la tecnología adecuada a tu alcance, y ahí es donde entramos nosotros. Vea cómo la perfecta tecnología y el análisis predictivo de Endless Events pueden mejorar su próximo evento.