El dinero habla: definición del presupuesto de un evento – Ticketbud | Vender entradas para eventos en línea

Imagínate comprar entradas para un evento muy esperado que promete charlas exclusivas con celebridades del podcast y un panel con actores de Supernatural y Harry Potter. Ahora, imaginemos mostrar el evento, escuchar que la mayoría de los oradores se echaron atrás después de no recibir su pago, y luego que les pidieran que ayudaran a cubrir los costos de la factura pendiente del hotel de $17,000.

Suena como una pesadilla, pero esa fue la realidad de la DashCon 2014, un evento donde los asistentes fueron testigos de una de las lecciones más importantes en la planificación de eventos: no sobrepasar el presupuesto.

Esta lección se volvió cada vez más difícil a medida que las cosas se volvieron más caras. Según un reciente Informe de tendencias de la industria de Maritz, la mayoría de los costos de las reuniones han aumentado más del 20 por ciento desde antes de la pandemia. Pero la mayoría de los presupuestos no duraron. En cambio, los organizadores de eventos viven dentro de limitaciones y dependen más de una planificación y previsión financiera adecuadas para garantizar el éxito de sus eventos.

Por qué los presupuestos para eventos son importantes

Un presupuesto sirve como plan financiero para un evento exitoso, alineando los costos con los resultados deseados y garantizando la viabilidad financiera.

Un presupuesto claramente definido proporciona un marco para la toma de decisiones, lo que permite a los organizadores de eventos asignar recursos estratégicamente. Al delinear los costos en varias categorías, como ubicación, marketing y entretenimiento, los presupuestos ayudan a priorizar el gasto para lograr el máximo impacto. Esta previsión evita gastos excesivos y optimiza los fondos en áreas que ayudan a los organizadores a alcanzar sus objetivos.

Los presupuestos de eventos también actúan como una herramienta de gestión de riesgos. Al estimar los costos y los flujos de ingresos por adelantado, los presupuestos ayudan a identificar posibles brechas financieras. Esto permite a los organizadores diseñar planes de respaldo, formar asociaciones y negociar acuerdos favorables con proveedores para garantizar que el evento se mantenga encaminado durante la planificación y ejecución.

Los conceptos básicos del presupuesto de eventos

Crear un presupuesto para eventos requiere una planificación meticulosa, atención al detalle y adaptabilidad. Para crear un presupuesto sólido que cumpla con las limitaciones financieras y se alinee con los objetivos del evento, comience con lo básico:

• Establecer los objetivos del evento. Describa el propósito del evento, los objetivos y los resultados esperados. Estos aspectos influyen en cada decisión presupuestaria.
• Necesidades de investigación y previsión. Recopile información sobre los requisitos del evento para estimar los costos con precisión. Considere eventos similares anteriores, estándares de la industria y costos proyectados.
• Identificar fuentes de ingresos. Pronostique fondos potenciales provenientes de la venta de entradas, patrocinios, mercancías o donaciones para establecer una línea de base para su presupuesto.
• Entienden los costos. Desglose, priorice y asigne costos en categorías como lugar, catering, marketing, personal, tecnología, permisos, etc.
• Se crea un fondo de contingencia. Reserva entre un 10 y un 20 % del presupuesto total para sufragar cualquier gasto imprevisto o emergencia.

Cuando los organizadores de eventos tengan un conocimiento sólido de los conceptos básicos, sabrán si es posible que el evento se lleve a cabo o no.

Nueve pasos para crear un presupuesto integral para eventos

1. Empiece temprano

Organizar un plan financiero desde el principio pone el poder en manos del organizador del evento y alivia el estrés durante la planificación. Un comienzo temprano significa más tiempo para buscar ofertas, establecer asociaciones y negociar con los proveedores. Mientras que empezar demasiado tarde puede significar menos opciones y primas.

2. Crea una hoja de cálculo

Los organizadores del evento deben mantente organizado. Crear una hoja de cálculo o utilizar software para eventos relevante ayudará a categorizar y decidir gastos, estimar gastos e ingresos y realizar un seguimiento de los gastos.

Herramientas como Google Sheets o Microsoft Excel ofrecen plantillas de presupuesto con fórmulas que facilitan el cálculo de los costos frente a los ingresos. Al modificar o crear una hoja de cálculo, los organizadores de eventos deben incluir categorías como:

• Gastos administrativos, como entradas, inscripción o acreditación.
• Gasto en comunicaciones y marketing
• Gastos de proveedores, incluidos alimentos y bebidas, entretenimiento, fotografía, AV, limpieza, seguridad, decoración, parlantes, etc.
• Necesidades de personal
• Costos in situ y necesidades de materiales, como costos de impresión, wifi, baños, transporte, etc.

3. Priorizar gastos

Algunos artículos, como el lugar, el catering y el entretenimiento, definitivamente tienen un precio más alto. Por lo tanto, es importante que los organizadores de eventos tengan una idea clara de qué les dará el mayor rendimiento por su inversión o el mayor retorno de su inversión. Aquí es donde la comprensión de las metas y los objetivos generales del evento juega un papel central.

“Ya no podemos darnos el lujo de hacer todo lo que queramos debido al estado de la economía y el estado de la industria en este momento. Así que tienes que ser aún más estratégico acerca de dónde pones esos dólares y qué haces con ellos para lograr el mayor impacto”, dijo a Event Marketer Jitter García, vicepresidente de marketing de eventos y experiencias de marca de TelevisaUnivision.

4. Investigar y negociar con los vendedores

Una solicitud de propuesta (RFP) es un documento importante que se utiliza para comunicar las necesidades y expectativas a los proveedores con el fin de recibir una cotización por los servicios prestados. Crear uno requiere una buena comprensión de los requisitos y objetivos del evento.

A medida que se recopilan las cotizaciones, los organizadores de eventos deben realizar un seguimiento de ellas en su hoja de presupuesto para ver y comparar precios fácilmente. Esto proporciona una comprensión general del costo competitivo de los servicios prestados y brinda a los organizadores poder de negociación cuando buscan las mejores opciones de proveedores. Por ejemplo, si un proveedor preferido tiene un costo más alto pero está disponible para varios eventos durante el año, el organizador puede negociar precios mayoristas o un contrato a largo plazo por una tarifa más baja.

5. Considere cómo reducir costos

Más allá del uso del conocimiento y las relaciones competitivas para negociar con los proveedores, los organizadores de eventos deberían considerar otras formas de reducir el gasto. Esto puede incluir mantener la planificación y gestión de eventos internamente, siempre que no interfiera con otras prioridades de la organización.

“Los equipos internos aportan un nivel de eficiencia y rentabilidad difícil de igualar. Pueden optimizar los procesos, negociar mejor con los proveedores y aprovechar las relaciones existentes. Su continuidad y familiaridad con su marca conduce a una mejor planificación, ejecución y gestión de crisis”, escribe Chaviva Gordon-Bennett en un artículo para Bizzabo.

Para reducir aún más el gasto, los organizadores pueden aprovechar las redes sociales gratuitas y las herramientas de marketing por correo electrónico, así como utilizar el poder del boca a boca de socios o audiencias leales. Si organiza varios eventos, el gasto también puede limitarse digitalizando carteles o folletos o eligiendo pancartas o artículos de hoja perenne que excluyan fechas o información específica sobre el evento.

6. Identificar patrocinadores y socios

Los patrocinadores y socios desempeñan un papel clave en la producción de eventos. Con financiación y apoyo de organizaciones externas, los organizadores de eventos pueden ahorrar dinero en la producción del evento, atraer nuevas audiencias y realizar aspectos importantes o elevados de su evento.

Sin embargo, esto requiere investigaciones y conversaciones cuidadosas. Atraer este tipo de asociaciones requiere comprender el valor de marketing del evento, así como los valores con los que la organización o evento puede alinearse con el posible socio.

7. Pago por Valor Agregado

Además de los ingresos por entradas y el patrocinio, los organizadores de eventos pueden crear muchas otras vías para generar ingresos en sus eventos. Considerar:

• Mercancía para eventos
• boletos de bebida
• Boletos de comida
• Asientos actualizados
• Acceso al contenido después del evento
• Pasos rápidos para realizar el check-in
• Pasos para sesiones múltiples o exclusivas
• Paquetes de entradas VIP o paquetes de entradas que combinan experiencias y servicios

8. Seguimiento de gastos e ingresos

La hoja de cálculo del presupuesto no es sólo una herramienta utilizada para la planificación inicial. En cambio, los organizadores de eventos deben consultarlo durante el proceso de planificación, actualizando los costos reales y los ingresos entrantes a medida que sucede para garantizar que su evento vaya por buen camino. Mantener el control del presupuesto permite a los organizadores realizar los ajustes correspondientes. Por ejemplo, si los ingresos por la venta de entradas parecen bajos, el organizador de un evento puede optar por realizar una promoción por tiempo limitado para impulsar las ventas y generar más expectación.

¿Sabías? Con Ticketbud, los organizadores de eventos pueden acceder a los fondos de las entradas con anticipación para cubrir los costos anticipados del evento. Obtenga más información en ticketbud.com.

9. Informe de desempeño

Cualquier persona u organización que haya invertido tiempo o dinero en producir un evento sentirá curiosidad por su éxito general. Los organizadores de eventos pueden utilizar los datos rastreados en su hoja de cálculo para producir informes de desempeño relacionados con el evento, su presupuesto y cualquier ingreso o valor de mercado logrado.

Demostrar el retorno de la inversión es fundamental para mantener la confianza de las partes interesadas y garantizar que un evento pueda reproducirse en el futuro.

Claves para un presupuesto de eventos eficaz

«Para obtener el mejor valor de las reuniones y eventos tan esperados y mitigar los crecientes costos, las corporaciones necesitarán planificar con más anticipación, presupuestar cuidadosamente y adoptar un enfoque disciplinado para gestionar reuniones y eventos en toda la organización».

– Beau Ballin, director global de desarrollo de mercado de CWT Meetings & Events, dijo skift Meetings.

Los eventos son cada vez más caros. Dedicar tiempo a formular un presupuesto bien pensado en las primeras etapas de planificación evitará problemas desde la planificación hasta la producción.