CÓMO EL COVID-19 HA CAMBIADO LA CARA DE LA INDUSTRIA DE EVENTOS

Es mundialmente reconocido que la industria de eventos ha sido la más afectada por la crisis del COVID-19. Desde el inicio de la pandemia, se han cancelado o pospuesto cientos de reuniones y eventos en todo el mundo. La tendencia ha mejorado aún más en los últimos meses, ya que un número cada vez mayor de ciudades se han visto obligadas a implementar un bloqueo total parcial. Esto ha hecho necesario que los profesionales de este sector tomen algunas decisiones difíciles sobre el funcionamiento futuro de la industria.

Preparándose para el desafío principal

Los profesionales que trabajan en la industria de eventos deben estar preparados para realizar ajustes importantes en la forma en que se organizarán eventos y reuniones en el futuro. En este contexto, lo más importante en lo que deben centrarse estos profesionales es en la seguridad y el bienestar tanto de los organizadores como de los participantes. Se necesitarán los esfuerzos combinados de todas las partes interesadas para garantizar que los requisitos clave para la organización de reuniones y eventos seguros se cumplan de la manera más efectiva. Estos requisitos incluirían principalmente el establecimiento de protocolos de salud y seguridad, la garantía de un distanciamiento social adecuado, el suministro seguro de alimentos y bebidas y la organización de inscripciones remotas para eventos utilizando aplicación de planificación de eventos.

Pasos clave a seguir para organizar eventos seguros

A pesar de la incertidumbre que rodea al COVID-19, los organizadores de eventos deben centrarse en reiniciar los negocios y al mismo tiempo mantener seguros a sus equipos y asistentes. Necesitan crear estrategias para implementar reglas sanitarias estrictas que hagan que los eventos estén relativamente libres de riesgos. A continuación se analizan los pasos más importantes que los organizadores de eventos pueden tomar para garantizar lo mismo.

Crear un plan de preparación

Un plan de preparación puede ayudar a garantizar a los socios y asistentes al evento que su seguridad con respecto al COVID-19 se toma muy en serio. También aumentará la confianza de los equipos organizadores durante las actividades de promoción del evento. Los organizadores del evento deben cargar y actualizar el plan de preparación en la página web dedicada al evento específico en su sitio web. Crear un plan de preparación implica hacer lo siguiente:

• Coordinar con los funcionarios de salud locales.
• Contacta con la dirección de las ubicaciones seleccionadas.
• Establecer pautas para identificar y aislar a los asistentes de alto riesgo.
• Asegurar la circulación oportuna de literatura relacionada con la prevención de COVID-19 en todo el recinto.
• Tenga disponible en todo momento un amplio suministro de desinfectantes y toallitas desinfectantes.

Actualizar a los asistentes de forma proactiva

Los asistentes al evento, los socios del evento y los oradores del evento deben recibir actualizaciones proactivas con la información más reciente. Esto se puede hacer con la ayuda de varias herramientas de comunicación digital, como el correo electrónico, plataformas de redes sociales e incluso notificaciones automáticas para su mejor aplicación de eventos. Los factores importantes a considerar en este contexto incluyen:

• Comparte las últimas actualizaciones sobre el estado del evento.
• Proporcionan actualizaciones de los funcionarios de salud locales.
• La repetición del plan de preparación.
• Dirija a los participantes a páginas web relevantes para obtener información detallada de manera confiable.

Establezca reglas de salud y seguridad para su evento

Es extremadamente importante que los organizadores de eventos establezcan pautas claras y estrictas de salud y seguridad que deben seguir todos los asistentes. Estas pautas ayudan a minimizar el riesgo para quienes asistieron además de brindar protección adicional a las personas que los rodean. A continuación se enumeran algunos pasos importantes que deben tomarse para garantizar lo mismo.

• Proporcionar información detallada a los asistentes sobre la política sanitaria del evento con suficiente antelación a través de su canal de comunicación preferido.
• Los organizadores deben tener una política clara de reembolso/transferencia de inscripción para los asistentes en caso de que sea necesario prohibirlos o excluirlos del evento en una etapa posterior.
• Ofrecer instrucciones claras y precisas sobre lo que está permitido, lo prohibido y lo recomendado.

Creando un ambiente sanitario

Tomar las medidas necesarias para mantener el lugar bien higienizado y desinfectado es fundamental para crear un ambiente seguro para el evento. Estas medidas deben figurar en el plan de preparación y deben seguirse del modo más estricto. Se deben hacer las siguientes cosas para crear un ambiente seguro y desinfectado.

• Tenga suficientes sitios de desinfección dedicados repartidos por todo el lugar con un amplio suministro de desinfectante para manos y toallitas desinfectantes desechables.
• Asegúrese de que los micrófonos y otros equipos similares se limpien y desinfecten minuciosamente después de cada uso.
• Proporcione recordatorios constantes a los asistentes sobre las mejores prácticas de higiene.

Seguir las pautas anteriores puede ser de gran ayuda para que los eventos y reuniones sean seguros para todos los involucrados en el futuro. Hasta entonces, ¡mantente a salvo!