Software de gestión de contratos B2B SaaS: las 8 mejores opciones de 2024

Atrás quedaron los días de gestionar contratos manualmente. Las empresas globales se están digitalizando y es hora de que su sistema de gestión de contratos también revolucione.

La práctica de almacenar documentos en carpetas compartidas, buzones de empleados y buzones de correo electrónico es tradicional y parece anticuada. La gestión manual de contratos no sólo es tediosa sino también propensa a una serie de errores y retrasos. Lo que es peor: documentos tan importantes pueden perderse entre los archivos recopilados. Semejante caos es un grito de cambio.

Ahora que el mundo está inmerso en tecnologías emergentes, es hora de recurrir a soluciones de software. El software de gestión de contratos SaaS no sólo protege los materiales esenciales, sino que también evita que un archivo importante se pierda en el desorden. El software está diseñado para mejorar la eficacia del sistema de gestión de contratos de su marca. Con esta tecnología implementada, la gestión de contratos comerciales se simplifica enormemente. Desde la negociación del contrato hasta la firma y renovación, todas las fases están sistematizadas y disponibles en una ubicación centralizada.

Por qué integrar el software B2B SaaS

Hay varias ventajas al dejar atrás las prácticas tradicionales de gestión manual de contratos y elegir una herramienta SaaS. Repasemos la lista.

Rentable

Además de la comodidad, las soluciones de software SaaS ofrecen una descripción general completa de precios, términos y datos de uso. Analice los patrones de uso para identificar funciones infrautilizadas o licencias redundantes y utilice estos datos para renegociar los términos del contrato. con proveedores y optimizar costos.

Gestión centralizada

A medida que el negocio se expande, también lo hace la lista de contratos. Y si no los organiza, la recuperación de datos durante las auditorías o renovaciones se vuelve caótica. El uso de la gestión de contratos SaaS le permite mantener todos los datos en un solo lugar y categorizarlos, promoviendo un acceso fluido a los datos. Además, también tienen recordatorios automáticos integrados que no te permitirán perderte ninguna renovación o tarea asignada.

Revisión de contrato

Independientemente de una base de datos de contratos en crecimiento, revisar cada documento es crucial para mantener los estándares de calidad. Resulta más fácil mitigar los riesgos asociados con los procesos manuales, mantener los errores al mínimo y cumplir con los requisitos legales mientras se monitorean los controles de acceso.

Prevenir la autorrenovación

Algunas renovaciones automáticas son innecesarias y pueden resultar bastante frustrantes. El software SaaS promueve el seguimiento de las renovaciones y le notifica con suficiente antelación sobre la fecha de renovación. Esto le da tiempo suficiente para decidir si continúa el contrato o suspende la renovación.

como funciona

El sistema de gestión de contratos B2B SaaS desempeña el papel de su asistente detrás de escena. Puede dejar que maneje la serie de componentes complejos involucrados en la administración de estos archivos. Están automatizados y apenas consumen su tiempo. Esto es lo que se esconde detrás del buen funcionamiento del software:

Creación del contrato: Elija entre varias plantillas para crear rápidamente su contrato único. La etapa de creación del contrato es divertida y garantiza la coherencia en todo momento. No tienes que pasar por ningún problema manual en la etapa de redacción inicial.

Comercio: Intercambie contratos para una colaboración fluida con proveedores y partes interesadas. Realice un seguimiento de los cambios y asegúrese de que todas las partes estén actualizadas, lo que le evitará un seguimiento de ida y vuelta.

Aprobación: Automatice todo el ciclo de aprobación agregando contratos a flujos de trabajo cuidadosamente seleccionados. Las partes interesadas reciben notificaciones inmediatas y se realiza un seguimiento de las aprobaciones en el sistema.

Ejecución: Reciba firmas electrónicas de todas las partes y guárdelas de forma segura en la nube. Los contratos están organizados por categorías o etiquetas, lo que permite una recuperación rápida. No es necesario imprimir, escanear ni enviar contratos por correo. Todos los datos están disponibles en el software.

Seguimiento y cumplimiento: Reciba recordatorios automáticos para el seguimiento de plazos o plazos. Elimina la molestia de mantener registros manuales para saber cuándo vence la próxima renovación.

Auditoría e informes: Vea el seguimiento de auditoría de cada acción asociada con un contrato. Desde las modificaciones hasta la fase de aprobaciones, utilice análisis avanzados para evaluar el desempeño del contrato, los tiempos de los ciclos y los cuellos de botella, y permanezca atento a todos los datos esenciales.

Principal software de automatización de contratos: 2024

Ahora que hemos cubierto cómo le beneficiará una herramienta SaaS, profundicemos en las mejores soluciones de software para elegir.

Pandodac

(Fuente: Pandodac)

Esta solución proporciona todos los datos en un solo documento y le ayuda a crear, aprobar y firmar contratos digitalmente.

Características clave

• Editor de arrastrar y soltar, simplifique la redacción de propuestas y contratos.
• Contratos centralizados y basados ​​en la nube
• Una serie de modelos de contratos y condiciones preaprobados.

Obras por contrato

(Fuente: ContractWorks)

Lo más destacado de este software es el OCR basado en IA y las capacidades de búsqueda que le permiten encontrar palabras específicas. Sus funciones de seguridad respaldadas en la nube protegen sus datos y los hacen accesibles.

Características clave

• Una interfaz fácil de usar que simplifica la incorporación de nuevos empleados
• Los informes personalizados proporcionan información importante
• Cree informes basados ​​en etiquetas para compartir con sus partes interesadas

Portero

(Fuente: Portero)

Además de ofrecer un centro de información centralizado, el software impulsado por IA proporciona un registro auditable de las operaciones.

Características clave

• Uno de los sistemas más fiables, rápidos y eficientes del mercado.
• Optimizar contratos
• Firma electrónica integrada conforme a las normas reglamentarias

trackado

(Fuente: Trackado)

Trackado es otro SaaS basado en la nube que le ayudará a optimizar todo el ciclo de vida del contrato. Simplifica la búsqueda y recopilación de contratos según categoría, sector o socio comercial. La mejor parte es que no requiere ninguna formación exhaustiva.

Características clave

• Organice contactos, almacene correos electrónicos en un solo lugar
• Sigue todas las actividades
• Enviar notificaciones en tiempo real

Concordia

(Fuente: Concordia)

Puede acceder a varias herramientas para automatizar e integrar el ciclo de vida del contrato con este software. Sus plantillas preaprobadas ofrecen una redacción de contratos fluida.

Características clave

• Flujos de trabajo de aprobación personalizados para la distribución de contratos
• Control de versiones para permitir a los usuarios acceder a versiones recientes.
• Una visión general del estado de todos los contratos.

Libro de Contratos

(Fuente: Libro de Contratos)

Si desea redactar un contrato directamente, este es el software perfecto. Está integrado con un formato compatible con máquinas y le permite trabajar con varios equipos para tener una idea de su situación legal.

Características clave

• Invitar a los invitados a salir
• Cree contratos desde cero, regístrelos, almacene y envíe
• Gestión inteligente de tareas para estar al tanto de todas las actualizaciones de contactos

firmar

(Fuente: Signeasy)

Su API de firma electrónica hace que sea muy fácil firmar contratos y gestionar documentación. Si hay firmas pendientes, recibirá inmediatamente un recordatorio automático.

Características clave

• Integración con múltiples herramientas comerciales como Google Drive y Microsoft SharePoint.
• Plantillas reutilizables
• Categorización de contratos y almacenamiento seguro.

nubeáguila

(Fuente: CloudEagle)

Esta completa herramienta de gestión de contratos SaaS ofrece una interfaz fácil de usar y funciones sólidas.

Características clave

• Plantillas personalizables, recordatorios automáticos y análisis de datos avanzados
• Seguimiento de negociación y aprobaciones de contratos.
• Información sobre contratos basada en IA, gestión de proveedores y optimización de gastos

Elegir el software de gestión de contratos ideal basado en la nube: mejores prácticas

Hay tantas opciones disponibles para una plataforma SaaS que elegir la adecuada puede parecer abrumador. A continuación se presentan algunos factores clave a considerar al elegir el software para su marca:

Alineación con sus necesidades: Enumera las características que buscas en tu marca. ¿Una firma electrónica robusta es una plantilla personalizable o algo más? Identifique sus principales requisitos y filtre aquellos que coincidan con los criterios.

Escalabilidad: Determine el software que crece con su negocio en expansión y los requisitos contractuales en evolución. Verifique si la solución puede manejar un gran volumen de contratos, usuarios y flujos de trabajo sin enfrentar problemas de rendimiento.

Fácil de usar: La funcionalidad compleja puede ralentizar el proceso de integración y obstaculizar la productividad general. El software que elija debe tener una interfaz que sea fácil de navegar.

Integración con otras herramientas: Compruebe si es compatible con herramientas existentes como sistemas CRM y plataformas financieras. La integración perfecta evita los silos de datos y ahorra tiempo.

Seguridad y cumplimiento: Los acuerdos contractuales contienen datos sensibles y confidenciales, lo que hace que la seguridad sea una máxima prioridad. Mientras reduce el software SaaS, encuentre funciones como cifrado y cumplimiento normativo para garantizar el más alto nivel de seguridad de los datos.

Funciones de automatización e inteligencia artificial: Las tareas repetitivas, como recordatorios, aprobaciones y renovaciones de contratos, pueden parecer mundanas y, si no se automatizan, pueden salir mal. Las funciones impulsadas por IA están integradas con información que traza el rumbo para una mejor toma de decisiones.

Atención al cliente y reseñas: La atención al cliente confiable es una forma segura de mejorar la satisfacción del cliente. Vea software que ofrece un marco sólido para la atención al cliente al verificar las opiniones de los usuarios y tener una idea de los comentarios en tiempo real.

En breve

Una plataforma consolidada es una herramienta indispensable para realizar un seguimiento de los flujos de trabajo aprobados, mantenerse al día con las fechas de renovación y agilizar las negociaciones de contratos. No lo piense dos veces antes de integrar un software de gestión de contactos B2B SaaS eficaz. Ofrece información sobre todos estos datos esenciales en una sola pestaña. Si bien existe una variedad de servicios de software en el mercado, nuestra lista completa lo guiará para incorporar la mejor plataforma.