Conferencia de la Asociación Canadiense de Represas en NF – CanadianSpecialEvents.com

La Conferencia Anual de la Asociación Canadiense de Represas es una iniciativa impulsada en gran medida por voluntarios. La mayoría de las 14 personas del Comité de Planificación de la Conferencia estaban basadas en el destino de la conferencia, San Juan, y por lo tanto había maravillosos voluntarios «sobre el terreno». Eran un comité práctico que podía conseguirle todo lo que necesitaba, desde lugares y músicos hasta transporte, proveedores de regalos e incluso qué represas serían buenas para las giras técnicas posteriores a la conferencia.

El comité de planificación estaba emocionado de incorporar personal nuevo para ayudar con su próxima conferencia en persona. Sin embargo, el nuevo personal nunca antes había planeado una conferencia CDA, por lo que todos buscaban una nueva perspectiva. El comité quería crear un programa innovador que atrajera a colegas de la industria de represas de todo Canadá y más allá al centro de convenciones en St. John’s, Terranova, a pesar de la pandemia en curso.

tEl formato de la conferencia de 2,5 días incluyó:
• 6 talleres previos a la conferencia
• Redes de velocidad
• Recepción de bienvenida del domingo
• Lunes clave
• 52 sesiones técnicas presentadas en 3 salas de trabajo
• Recepción en la Obra de Comercio
• Celebración del 25.º aniversario fuera del establecimiento
• Cena de Premiación
• Panel de cierre
• 2 visitas técnicas posteriores a la conferencia a represas locales

OBJETIVOS
Financiero (mandato del Consejo de Administración para ayudar a paliar el déficit por la pandemia):

Meta Asistencia: 325 participantes

Meta del Comité de Membresía: Aumentar la membresía en un 10%.

Objetivos de programación: (basados ​​en comentarios):
• Cambie al banquete de cena de premiación.
• Como la encuesta de expositores se quejó de la falta de tiempo presencial de los delegados, el nuevo objetivo era crear más tiempo dedicado para los delegados en la feria comercial y un mayor valor agregado.
• Continuar ofreciendo un elemento de Mujeres en Ingeniería
• Ofrecer más espacios de exposición, siempre agotados anticipadamente (según el comité/Junta):
• Incorpora una gran celebración por el 25° Aniversario del CDA
• Presentar comida, entretenimiento y lugares de Terranova en cada elemento de la conferencia.

PROGRAMA

Talleres previos a la conferencia
El domingo dieron inicio a la conferencia seis talleres previos a la conferencia con alrededor de 25 participantes cada uno, celebrados en el hotel anfitrión. Para aumentar las alineaciones anticipadas en el mostrador de inscripción a la conferencia que se abrirá más tarde ese día en el centro de convenciones, el personal de CDA recopiló y distribuyó paquetes de inscripción a la conferencia para brindarles a los asistentes el taller.

Un regalo de bienvenida

Para que todo fuera Terranova, el comité decidió que cada delegado recibiría una barra de chocolate Terranova personalizada con el logotipo del patrocinador de regalo de bienvenida, Tetra Tech, así como una montaña rusa de pizarra con el logotipo del 25º aniversario de CDA. La producción de la montaña rusa tardó entre 2 y 3 semanas. Fue importante tener en cuenta esto ya que se ordenaron más 3 semanas antes de la conferencia cuando las inscripciones superaron las expectativas. ¡La entrega llegó justo a tiempo y solo quedan 2!

Redes de velocidad: compromiso
Aunque durante el proceso de inscripción más de 200 participantes marcaron «Sí» que asistirían al primer Speed ​​Networking jamás ofrecido y fijaron el salón para 180, sólo 60 inscritos asistieron a la sesión del domingo. Se animó a los asistentes a buscar y hacer un seguimiento de las personas que habían conocido para conectarse más utilizando la lista de asistentes de la aplicación móvil. Los asistentes quedaron entusiasmados con la experiencia y esperan que se vuelva a ofrecer.

Recepción de bienvenida «interna» del domingo
En conferencias CDA anteriores, la recepción de bienvenida se realizaba tradicionalmente fuera del recinto. Para mantener el presupuesto bajo control y para la simple comodidad de los asistentes que viajan a Terranova, el comité decidió realizar la recepción en el vestíbulo principal del área de inscripción del Centro de Convenciones. Con el tamaño del programa CDA, no hubo ningún otro evento competitivo en el centro de convenciones. CDA tenía todo el espacio. Esta recepción trajo la asistencia más alta jamás vista, aumentando la tasa de «recogida de credenciales» antes del inicio oficial de la conferencia y suavizando las alineaciones anticipadas.

Sin embargo, el Centro de Convenciones no estaba preparado para la afluencia de asistentes y los camareros estaban llenos desde el principio sin ningún otro personal disponible en el lugar. El comité había hecho su mejor estimación con estadísticas históricas, pero nada pudo superar el anhelo de estar en persona y ¡a la recepción asistieron 80 personas más de las esperadas! Aunque las colas en los bares eran largas, los delegados pasaron el tiempo poniéndose al día con viejos amigos. Sabiendo que habría otra recepción la noche siguiente en el recinto de la feria comercial, CDA programó una reunión rápida con el lugar durante la recepción del domingo. CDA pudo aumentar el número de bares y bartenders, así como la comida de recepción, para mejorar el flujo de la noche siguiente, con una nueva idea de tener una cerveza artesanal local.

Centro de Convenciones de San Juan – Edificio Privado
El Centro de Convenciones de San Juan no era como muchos otros centros. Al ser un edificio privado sin acceso público, no se permitía entregar envíos al lugar, ni siquiera mensajeros, por lo que debían enviarse a la oficina de Show Services que se encontraba a 10 minutos en auto. Sabiendo eso, el personal de CDA trabajó con el comité para determinar una impresora, PrintThree se aleja del lugar para cualquier requisito de último momento, así como para enviar cualquier envío de último momento al hotel anfitrión o a las casas del miembro del comité.

Creativo e innovador: inicio del lunes
El guión para el inicio del lunes fue una oportunidad para dirigirse a toda la delegación y agradecerles por asistir a la conferencia. Los copresidentes de la conferencia aprovecharon esta oportunidad para marcar el tono de la conferencia inyectando humor en el guión y enseñando a la audiencia las palabras de Newfie y cuándo hoy. A los copresidentes se les ocurrió una idea única y muy creativa. En lugar de agradecer a los patrocinadores con PowerPoint y reconocimiento verbal, los copresidentes escribieron una canción personalizada.

Más de 50 sesiones técnicas
Se utilizaron dos salas de descanso y la sala de sesiones generales para albergar las 12 sesiones de 52 presentaciones durante dos días. Para ayudar a gestionar a los oradores, se formó un subcomité técnico para ayudar a seleccionar entre las revisiones de artículos. Los estudiantes de ingeniería voluntarios locales en el lugar fueron utilizados como monitores de sala para ayudar a saludar a los oradores, verificar las presentaciones y controlar el tiempo. Para darle tiempo a los banquetes para preparar y limpiar la cena de premiación del martes que se lleva a cabo en la sala de sesiones generales, el cronograma fue diligente para eliminar las sesiones técnicas que tienen lugar en esa sala inmediatamente antes y después del almuerzo.

Entretenimiento en el recinto ferial
¡Nuevo! La recepción en el recinto ferial nunca había parecido tan entretenida. Dolly Rogers era un dúo femenino prometedor de San Juan recomendado por el capitán de un barco, que también estaba en una banda. Dolly Rogers tuvo una actuación fabulosa y marcó la pauta para establecer contactos en un ambiente de pub informal en el recinto de la feria comercial. Una vez más, ¡a los expositores les encantó el tráfico de la feria!

Cena de Premiación
¡Nuevo! Organizada por el Comité de Premios y Honores de CDA y trabajando en conjunto con el comité de planificación de banquetes y conferencias, la primera cena de premiación fue un éxito ya que el equipo del banquete entregó los elementos de la comida alineados perfectamente con el guión. La audiencia de 420 personas fue una asistencia récord para los premios y estaban comprometidas y todavía tenían tiempo suficiente para crear las mesas en red.

Celebración del 25 Aniversario
¡Nuevo! El comité de planificación eligió el lugar, The Rooms, un museo construido en vidrio en la cima de una colina en San Juan con vistas del atardecer desde los grandes ventanales. Este lugar incluyó toda la historia de Terranova en sus exhibiciones y en su puerta construida. El comité atrajo talento local desde el casting de una producción de teatro con cena itinerante (Spirit of Newfoundland) hasta una banda celta (primo de un miembro del comité) y un trío celta (un elemento básico local).

El comité programó la velada de celebración para incluir los tres tipos de entretenimiento en el lugar como viñetas que incluyen un área de chirrido. Utilizando el DMC local para el transporte en autobús desde el hotel anfitrión y perros Terranova afuera de The Rooms como saludadores, cuando los delegados bajaron del autobús, pudieron sentir la cálida hospitalidad de lo que iba a haber allí esa noche. Dentro de un trío celta, tocaron en el primer nivel de este edificio de concepto abierto. El segundo piso acogió un chirrido. Desde el nivel del cuarto piso, donde había asientos más tranquilos y la estación de mariscos, uno podía mirar por encima de la barandilla de vidrio y ver toda la acción en los niveles. El tercer nivel tiene la mayor acción con el escenario para la banda y presentaciones de canto, así como la mayoría de las estaciones de comida y bares.

Con el chirrido en un nivel y la banda celta en otro, el nivel de sonido era perfecto para no perturbar ninguna actividad. La banda mantuvo al público interesado y creó el ambiente para la noche. Después de que la banda fuera la cabeza de cartel, la producción de Spirit of Newfoundland presentó una interpretación de las mejores canciones y parodias de su cena espectáculo. Fue una forma divertida de conocer un poco la historia de Terranova y escuchar las canciones regionales clásicas, una manera perfecta de terminar la noche.

Los asistentes deambularon, pastaron y disfrutaron de la música y las actuaciones del museo. Los voluntarios y el personal de CDA recibieron muchos comentarios como estos: «¡Gracias por organizar esta recepción y no obligarlos a escuchar aburridos discursos en un banquete!»

Al ser una recepción de 4 horas, el personal de banquetes de The Rooms se apresuró a informarle dentro de las 2 horas posteriores al evento que había grandes comensales en el lugar y que ya estamos viendo señales de que se estaba acabando la comida (especialmente los mariscos). El lugar y el comité pudieron coordinar rápidamente la entrega de pizzas durante la última hora del evento para aliviar el hambre. Terminó siendo una cantidad perfecta ya que muchos asistentes se habían dirigido a bares de George Street, lo cual estaba calculado.

El último día
El último medio día consistió en la Asamblea General Anual, la sesión de la Junta Industrial y la presentación del lugar de la Conferencia 2023. ¡Los asistentes salieron rejuvenecidos con nuevos conocimientos y nuevas conexiones de todo el mundo!