Cuidado de la gestión de datos – Eventsforce

Hogar » Blog » Si algo te importa este mes, que sea la gestión de datos (sí, de verdad)

Dado que el bullicio de diciembre ya es un recuerdo lejano, la llegada de enero llega como un anticlímax. Es la vuelta al trabajo, la vuelta a la normalidad y, para muchos organizadores de eventos, un momento que puede parecer desafiante e incluso un poco abrumador. Si bien puede ser difícil reunir entusiasmo por algo en este momento, la gestión de datos (sí, así es) es algo que siempre merece su consideración y, como lo expresa este blog, un concepto que nunca deja de ser más relevante que al principio. del año, cuando tienes un calendario completo de eventos para ejecutar con éxito. Y así, si puedes reunir entusiasmo por una sola cosa este mes, deja que estos consejos de gestión de datos te ayuden a entender un concepto que, una vez comprendido, te llevará al éxito del evento tanto ahora como en el futuro.

Si ese pensamiento por sí solo no es suficiente para convencerlo, hemos reunido cinco razones concretas por las que vale la pena su esfuerzo mental en la gestión de datos este mes:

1. Es una oportunidad para mejorar la eficiencia y la organización

Empecemos por el punto más obvio, es decir, al ser consciente y gestionar activamente la información que utilizas habitualmente, mejorarás significativamente tu flujo de trabajo como planificador. Considere los datos clave en los que confía en sus tareas diarias, es decir, los relacionados con clientes, ubicaciones, proveedores, etc. – y organizarlo de la manera que tenga más sentido para usted como usuario. La gestión de datos no es más que eso y con tan solo un pequeño mantenimiento, puede mejorar enormemente su flujo de trabajo y ahorrar tiempo (el recurso más preciado) cuando necesita acceso rápido a información crítica.

Cuando se trata de consejos de gestión de datos, el punto más importante a tener en cuenta es recopilar y almacenar únicamente los datos que necesita. Como planificador de eventos, esto significa pedir a sus delegados sólo información que sea pertinente para la ocasión o el proceso que desea ejecutar. Por ejemplo, si no necesita la edad o el sexo de sus delegados durante el registro, no la solicite. Después de todo, los detalles superfluos no sólo ralentizan el proceso de registro, sino que también aumentan la tasa de abandono del carrito de registro de su evento. Desde la perspectiva del cumplimiento del RGPD, tampoco se considera que esté en consonancia con las mejores prácticas. Para ello, recuerde siempre eliminar los datos que ya no necesite o utilice de forma habitual.

2. Utilice estos consejos de gestión de datos para obtener información sobre la gestión de relaciones con los clientes (CRM):

Piense en la gestión de datos como una herramienta que puede mejorar fácilmente sus esfuerzos de CRM al ayudarle a realizar un seguimiento de las preferencias de sus participantes, especialmente cualquier comentario que le hayan brindado durante su relación con ellos. Este nivel de detalle es invaluable al planificar eventos futuros y es fundamental para garantizar un proceso de planificación de eventos productivo y una experiencia positiva para sus clientes. Solo piense: analizar eventos pasados ​​ofrece una ventana vital hacia el éxito futuro, todo gracias al poder de la gestión de datos.

Para los planificadores, la relevancia del CRM radica en la integración con el sistema de gestión de eventos (EMS) elegido. Por lo tanto, la información contenida en el CRM se puede compartir y actuar en consecuencia, según sea necesario. En este sentido, la gestión de datos tiene que ver con el flujo de información rápido, preciso y fluido entre los dos sistemas. Estos consejos concretos de gestión de datos se ejemplifican en los siguientes procesos:

• La capacidad de extraer listas de invitaciones de CRM directamente a EMS
• Actualización automática de perfiles de participantes en CRM
• Crear clientes potenciales en su CRM cada vez que capture nuevos datos de registro
• La descripción general en tiempo real del historial de eventos de los participantes en su CRM
• La capacidad de gestionar los datos de forma más eficaz y, así mismo, cumplir con la normativa de Protección de Datos (GDPR)

3. La gestión de datos ofrece protección contra riesgos:

Si bien los datos bien organizados ciertamente pueden mejorar su capacidad como profesional de planificación, también le permiten identificar y mitigar de manera efectiva cualquier riesgo que pueda encontrar durante su trabajo diario. Ya sea que esté lidiando con problemas relacionados con obligaciones contractuales o problemas con vendedores o proveedores, una buena gestión de datos actúa como una especie de salvaguardia para cualquiera de los muchos problemas que usted, como planificador, puede enfrentar y probablemente enfrentará en un momento u otro durante su carrera profesional. carrera profesional. .

A nivel de delegados, la mala gestión de los datos conlleva un elemento de riesgo considerable. Digamos, por ejemplo, que realiza un seguimiento de la información sobre las necesidades dietéticas de sus participantes. Si un delegado le informó sobre una alergia grave y usted no lo registró, su mal manejo de esos datos no sólo corre el riesgo de dañar su reputación como planificador, sino también la salud personal de alguien.

4. Estrategia para un marketing de eventos eficaz:

Cuando se trata de marketing dirigido, los datos son una herramienta increíblemente poderosa, por lo que es bueno mantener bien organizados los datos que utiliza para analizar a su público objetivo. Al hacer esto, puede crear de manera clara y sencilla estrategias de marketing más efectivas, llegando a las personas adecuadas con los mensajes correctos para crear los tipos de eventos que resuenan en su audiencia. En nuestro libro electrónico, exploramos consejos clave de gestión de datos en relación con la personalización, pero la conclusión es que sus mensajes a sus delegados deben adaptarse al comportamiento y las preferencias de su pasado. Estos, por supuesto, sólo pueden entenderse mediante un análisis y una gestión cuidadosos de los datos.

5. Consejos de gestión de datos para estar un paso por delante del cambio:

Como sabe cualquier planificador, los cambios pueden ocurrir en cualquier momento y en cualquier lugar. Los profesionales de esta industria ejemplifican un verdadero dinamismo en el curso de sus operaciones diarias, por lo que tiene sentido que esto también conduzca a los datos en los que se basa cada evento. Aquí en Eventsforce, incluso ofrecemos una solución que permite a los planificadores gestionar su evento a medida que se desarrolla a través de nuestra aplicación. Sin embargo, el punto más amplio es que cuando se asegura de que sus datos se gestionen cuidadosamente, ya está un paso por delante del cambio que, tarde o temprano, seguramente se producirá. Incluso en estos tiempos de cambio, la gestión de datos ofrece una plataforma sólida desde la cual tomar decisiones buenas, sólidas y exitosas.

Muchas cosas pueden resultar difíciles en esta época del año, pero deje que estos cinco sencillos consejos le sirvan como un recordatorio sencillo de todo lo que la gestión de datos tiene para ofrecer a sus eventos, tanto ahora como en el futuro. Y hablando del futuro, en nuestro próximo blog ofreceremos algunos consejos y sugerencias para ayudarle a organizar sus datos para lograr el máximo efecto.

¿Organiza eventos en vivo, virtuales o híbridos? ¿Quiere maximizar el éxito del evento? Estos son los consejos de gestión de datos que necesita para brindarles a sus asistentes una experiencia de evento memorable con tecnología en la que puede confiar. Descubra cómo Eventsforce puede hacer que su próximo evento sea fabuloso y exitoso. Reserva tu demostración personalizada ahora.