Los 10 mejores consejos para planificar un evento exitoso – Grenadine Event Management Software

¿Crees que sabes lo que se necesita para que un evento sea un éxito? Bueno, aquí tienes algunos consejos que puedes utilizar para mejorar tus habilidades de planificación de eventos. Es posible que algunos de ustedes ya conozcan estos consejos; sin embargo, siempre es bueno tener recordatorios. Incluso las tareas más básicas pueden olvidarse cuando estamos demasiado consumidos por nuestro trabajo.

Desde hacer llamadas telefónicas hasta preparar decoraciones y completar un montón de papeleo, existen muchos requisitos para garantizar que un evento esté bien preparado y listo para su lanzamiento. Una vez lanzado, el verdadero problema es mantener un trabajo constante y no quitar las tareas más importantes. A continuación se enumeran los consejos más utilizados a la hora de organizar un evento:

Fijar metas. Al hacerlo, podrá concentrarse en lo que es realmente importante lograr. También ayuda en el proceso de decisión a la hora de preparar artículos para logística. Desde establecer la cantidad de boletos hasta la preparación de la cantidad de paquetes VIP, todos estos números se establecerán más fácilmente con los objetivos. Desde finanzas hasta marketing y objetivos generales. Se convertirán en las pautas para que usted planifique su curso de acción.

El tiempo es importante. Cuanto antes empieces, mejor preparado estarás. Para eventos más pequeños, se recomienda empezar a organizarlos con al menos un mes de antelación. Para un evento más grande, el proceso de planificación puede tardar entre tres meses y un año. El proceso de planificación variará según los objetivos que haya establecido y la escala de su evento. Si está intentando conseguir el mejor lugar del mercado, que se sabe que siempre está reservado, la reserva debe hacerse con antelación. En general, si una tarea se retrasa tras otra, puede provocar un efecto dominó de tareas incompletas. Al dedicar tiempo extra a la planificación, se hace innecesaria una carrera contra el tiempo.

conseguir voluntarios! Las mejores personas son aquellas que están dispuestas a dedicar su tiempo libre para ayudar. Pueden marcar una gran diferencia en su evento. Especialmente con un presupuesto ajustado para contratar personas, darles experiencia a cambio de mano de obra es un gran compromiso.

ser un social una mariposa Hoy en día, le conviene utilizar las plataformas de redes sociales para impulsar la promoción de su evento. ¡No sea un adoptante tardío, sino un innovador! Con las redes sociales, puedes compartir tus publicaciones e incluso realizar una sesión en vivo de tu evento. Todas estas plataformas pueden incluso ayudar a mejorar la participación de los usuarios.

La ubicación es esencial. Puede ayudar a atraer tráfico a su evento o ser perjudicial. Es por eso que la ubicación de su evento juega un papel clave. Generalmente, los mejores lugares son aquellos de fácil acceso a pie o en transporte público. Si la ubicación está muy lejos, es posible que deba proporcionar autobuses lanzadera para ayudar con el proceso de viaje. Otro punto importante es el aparcamiento. Si el evento es en un lugar un poco alejado y más del 80% de los participantes vienen en coche. Necesita espacio para aparcar su coche, por lo que el aparcamiento también es importante. Con todo, a la hora de elegir una ubicación final, recuerda pensar en la comodidad y accesibilidad.

Planifica tu presupuesto. Todo el dinero que entra y sale debe estar arreglado. Un error común es pensar en todos los ingresos por entradas o patrocinadores, pero olvidarse de todos los pequeños costos que suman una gran suma.

Estar siempre informado. Asegúrese de que todo el equipo de planificación involucrado sepa lo que está pasando. Muchas veces, pueden ocurrir errores debido a una falta de comunicación. A lo sumo podemos intentar evitarlo. Antes de cualquier evento, es importante realizar reuniones para informar a cada miembro de la A a la Z. Puede llevar mucho tiempo hacer esto, sin embargo, hace una gran diferencia cuando las personas saben lo que están haciendo. Los repasos son perfectos para deshacerse de malentendidos.

Ser proactivo. Una cosa que debes hacer constantemente es hacer un seguimiento de las personas que has contratado, ya sea un artista, orador, proveedor del lugar o patrocinador, has cerrado el trato. Hasta entonces no puedes tomar ningún descanso.

ser automatico. En lugar de hacer las cosas con lápiz y papel, es hora de digitalizar tu trabajo y eliminar todos los procesos manuales y repetitivos. El uso de un sistema de gestión de eventos o de venta de entradas puede evitar tener que realizar un seguimiento o monitorear manualmente todo el proceso de planificación.

escuchar. A nadie le gusta que lo critiquen. Sin embargo, es bueno saber qué salió bien y qué salió mal en su evento. Obtener la mayor cantidad de comentarios de sus voluntarios, su personal, la audiencia/participantes/invitados es la forma en que puede mejorar drásticamente la próxima vez que planee realizar un evento.

Enviar una encuesta o incluso hablar con la gente inmediatamente después de su evento puede resultar útil.