Preguntas que debe hacerle a su proveedor de software híbrido de gestión de eventos para conferencias y ferias comerciales

Es un eufemismo decir que los organizadores de eventos han estado en racha desde principios de 2020. Después de dominar los eventos presenciales, los planificadores tuvieron que aprender rápidamente e implementar adecuadamente conferencias 100% virtuales. Ahora que la pandemia disminuye, hay otra transición a eventos híbridos. Este cambio no sólo resulta en una curva de aprendizaje pronunciada, sino que también requiere una reelaboración de las tecnologías particulares que se implementarán para un evento híbrido.

¿Qué es un evento híbrido?

¿Qué es un evento híbrido? No se trata solo de transmitir transmisiones en vivo desde F2F o publicar grabaciones como se hacía en el pasado. Un evento híbrido reúne a dos grupos diferentes de participantes, uno cara a cara (F2F) y el otro virtual, en una experiencia unificada. Si bien el horario de cada grupo puede variar en ocasiones, ocurrirán muchas experiencias superpuestas. La planificación tanto para los participantes presenciales como virtuales debe ser intencional para lograr un evento unificado. En particular, habrá una tendencia a tratar a los asistentes virtuales como una ocurrencia de último momento, a conformarse con simplemente proporcionar un flujo de inscripciones. Esto dará lugar a un asistente virtual muy insatisfecho. Con las tecnologías adecuadas, puede brindar a ambos grupos de asistentes la experiencia del evento adecuada. Aquí hay algunas preguntas que debe hacerse al buscar un proveedor de tecnología de eventos para su evento híbrido.

Preguntas para hacer: las preguntas clave

• ¿El sistema tiene una aplicación de evento móvil (para asistentes F2F) y una plataforma virtual?
• ¿La plataforma virtual móvil reacciona en caso de que los asistentes F2F prefieran la plataforma virtual?

Preguntas para hacer – Experiencia en educación

• ¿Tanto los asistentes presenciales como los virtuales podrían tener una forma de ver su agenda y crear una lista de sesiones favoritas?
• ¿Pueden ambos hacer preguntas a los presentadores de la sesión?
• ¿Las grabaciones de las sesiones en vivo pueden estar disponibles para ambas partes después de la conferencia?
• ¿Las grabaciones pueden estar disponibles bajo demanda antes de la conferencia?

Preguntas para hacer – Feria comercial virtual

• ¿El sistema admite mapas de pisos físicos y virtuales?
• ¿Existe la recuperación de clientes potenciales tanto móvil como virtual?
• ¿Pueden los asistentes ver a todos los expositores tanto en la aplicación móvil como en las plataformas virtuales?
• ¿Pueden los asistentes virtuales charlar con los expositores?

Preguntas para hacer: networking de asistentes

• ¿La lista de perfiles de participantes incluirá a ambos grupos de asistentes?
• ¿Pueden los asistentes hacerse amigos tanto de asistentes presenciales como virtuales?
• ¿Pueden chatear con amigos independientemente de si la persona es F2F o virtual?

Preguntas para hacer – Acreditación de asistente

• ¿Tanto las plataformas F2F como las virtuales tienen una forma de rastrear quién asistió a qué sesión?
• ¿Puede el sistema realizar un seguimiento de los asistentes a la sesión con encuestas y cuestionarios?
• Finalmente, ¿puede el sistema otorgar CEU a los asistentes que cumplan con sus requisitos de asistencia?

Muchos sistemas pueden satisfacer las necesidades de un evento presencial o virtual, pero no ambos. Al hacer las preguntas correctas, puede estar seguro de obtener el software de gestión de eventos perfecto para su reunión híbrida.

¿Necesita ayuda con su evento híbrido o virtual? Contáctenos ¡Para ver cómo la tecnología puede hacer tu vida más fácil!