Por qué las asociaciones deberían adoptar eventos híbridos

Realizar eventos que funcionen en diferentes entornos para diferentes tipos de asistentes refleja la realidad de que las personas necesitan cosas diferentes a la educación continua y la colaboración.

Algunas de las personas que asistieron son padres ocupados o pueden administrar su propio negocio, y esto puede dificultar reservar unos días para asistir a una conferencia en persona. Los costos de los vuelos, las estadías en hoteles e incluso el evento en sí pueden ser un factor disuasorio. Y es posible que algunos asistentes simplemente se encuentren en una etapa temprana de sus carreras (quizás incluso estudiantes) y no puedan permitirse el lujo de viajar a una reunión en persona en este momento.

La demanda de tal flexibilidad está creciendo. Artículo de opinión reciente en una revista académica. Naturaleza señaló cómo los eventos híbridos, si bien son difíciles de llevar a cabo, mejoran en gran medida la accesibilidad para los padres, junto con las personas que no pueden viajar internacionalmente por motivos de visa.

«Los comités organizadores deben priorizar que sus eventos estén disponibles en línea, no sólo para los padres con compromisos de cuidado de niños, sino también para las personas que no tienen los fondos o visas, o que no pueden asistir en persona», afirmó el editorial del personal.

Las organizaciones profesionales enfrentan un problema similar: ¿cómo equilibrar la complejidad añadida y al mismo tiempo hacerla más accesible para más personas? Al menos una organización ha encontrado un enfoque que satisface las necesidades de sus miembros.

Haciendo espacio para nuevos tipos de asistentes

No es sorprendente lo que llevó a la Academia Estadounidense de Fisioterapeutas del Manual Ortopédico (AAOMPT) a convertirse en una empresa de eventos híbridos, pero lo fascinante es cuán dramático ha sido el cambio para la organización.

Dado que la asociación tradicionalmente celebra su reunión anual en otoño, tuvo más tiempo para prepararse para el gran cambio que requería COVID-19. Cuando AAOMPT se volvió virtual para su reunión anual de 2020, la organización se dio cuenta de que había muchas personas interesadas en sus ofertas educativas que nunca antes habían podido asistir, dice Emily Saibara, coordinadora senior de la asociación AAOMPT.

«Vimos que asistieron muchas personas que normalmente no asistirían, especialmente estudiantes», dice Saibara. “Quizás sea una conferencia costosa volar a través del país, y además, habitaciones de hotel y cosas así. Entonces se volvió más accesible».

Pero no eran sólo estudiantes. Dado que AAOMPT representa a muchos profesionales ocupados, no todos pueden asistir a todos los eventos en persona, lo que significó que los profesionales más tradicionales también quedaron fuera.

“Hemos notado que les resulta muy difícil alejarse de la clínica para volar por todo el país y pasar el fin de semana en persona. Muchos lo hacen, pero muchos no pueden”, afirma.

Y eso significaba que era valioso seguir ofreciendo eventos virtuales incluso después de que regresaran los eventos en persona. Hoy en día, AAOMPT cobra a la mayoría de los asistentes un poco menos por asistir virtualmente que en persona, al tiempo que ofrece a los tipos de miembros estratégicamente importantes, como los estudiantes, un descuento aún mayor. Desde entonces, la organización ha aprovechado la plataforma de eventos híbrida de EventMobi para apoyar a esta nueva audiencia.

«Después de la COVID, sabíamos que no podíamos simplemente volver en persona», añadió.

Sesiones tan agradables que las hicimos dos veces

Por supuesto, configurar elementos virtuales es sólo una parte de la ecuación. Puede parecer una cantidad de trabajo estresante.

Y una mirada al calendario de reuniones anuales de AAOMPT parece sugerir mucho trabajo por parte de los planificadores de eventos, incluida una gran carga de contenido para consumo inmediato por parte de los asistentes virtuales. Pero Saibara dice que hay un secreto detrás de hacer que la estrategia de eventos de la organización funcione.

«Tenemos dos tipos de grupos de trabajo: uno para nuestro aprendizaje práctico, donde traemos mesas de terapia y cosas que no se traducen bien en una conferencia virtual», dice Saibara. «Pero tenemos otra cara de los brotes en la que se basan más en investigaciones y conferencias».

Este último tipo de grupo, que tiende a ofrecerse para sesiones virtuales, no se graba en vivo; más bien, se completa dos veces, primero en una sesión virtual pregrabada y luego en persona.

«Ellos graban previamente mucho antes de esa sesión, nos la envían, la revisamos y luego estamos listos para ingresar a EventMobi», dice. «Y luego, cuando llegan al lugar, vuelven a tener esa sesión».

Saibara dice que este enfoque, aunque exige más a los presentadores, ahorra dinero y simplifica la logística, al tiempo que garantiza que los asistentes virtuales obtengan la mejor experiencia posible.

«Siento que la calidad será mucho mejor si eres como alguien hablando por Zoom, en lugar de estar al fondo de una sala, e interactúas con los asistentes en persona», dice. El formato, afirma, resulta «un poco más interactivo, aunque esté pregrabado».

A veces, el enfoque más simple es el mejor.

Garantizar que la logística funcione para todos

En última instancia, lo que puede asustar a las organizaciones a la hora de adoptar reuniones híbridas es la complejidad añadida de tener que gestionar dos cosas al mismo tiempo. Saibara dice que comprende las dudas, pero dice que definitivamente es factible, especialmente si las aplicaciones de eventos son parte de su estrategia.

«Sé que mucha gente dice: ‘Bueno, son dos conferencias separadas'», dice. “Bastante, y puedes verlo de esa manera. Pero gran parte del trabajo ya lo ibas a hacer; especialmente, si la gente tiene una aplicación, ya la vas a poner en una aplicación”.

Dicho esto, la logística, sin duda, sigue siendo importante cuando se trata de desarrollar una estrategia de evento híbrido que funcione tanto para los asistentes presenciales como virtuales.

AAOMPT está trabajando con un pequeño equipo de sólo cinco personas, lo que significa que hay mucho que hacer, pero Saibara dice que la facilidad de uso de EventMobi lo hace muy sencillo desde el punto de vista previo al evento.

«Antes de la conferencia, instalé toda la plataforma y, una vez más, no da tanto miedo», dice. «También estoy haciendo gran parte de la preparación personalmente, pero todo va de la mano».

Por supuesto, hay cosas que gestionar: algunas sesiones tienen elementos de preguntas y respuestas en vivo que se basan en una moderación interactiva que representa a los asistentes tanto digitales como presenciales. Además, alguien debe vigilar el elemento virtual para garantizar, por ejemplo, que los eventos virtuales hayan comenzado a tiempo.

En el lugar, AAOMPT colabora con un proveedor audiovisual externo para gestionar conferencias magistrales y otros eventos transmitidos en vivo fuera del salón de convenciones.

«Especialmente durante las sesiones generales, están sentados allí para asegurarse de que todo se transmita en la plataforma», añadió Saibara. «Así que en el lugar tenemos una persona dedicada a esto».

En pocas palabras, mantener todo organizado requiere tiempo y coordinación, pero con las herramientas adecuadas, es más que posible.

¿Pasarse a ser híbrido a largo plazo?

Muchas organizaciones han suspendido los eventos híbridos después de que la pandemia disminuyó, pero desde la perspectiva de Saibara, AAOMPT probablemente no será una de esas organizaciones, porque los beneficios adicionales del alcance la hacen más valiosa para su público objetivo.

«Siempre decimos que esto no va a desaparecer rápidamente», dice. «Es muy accesible para muchas personas; como mencioné antes, muchas personas que no hemos visto antes en nuestras conferencias aún pueden participar».

Saibara admite que hay muchas áreas potenciales de crecimiento, entre ellas, agregar más patrocinios a través de la plataforma EventMobi, que, según afirma, tiene espacio para evolucionar a medida que madure la estrategia híbrida. Y para aquellos que simplemente sienten curiosidad por hacer que los eventos híbridos sean permanentes, puede haber preocupaciones sobre cómo navegar por el lado técnico de las cosas. Esto es especialmente cierto si dirige una asociación más pequeña con menos experiencia técnica. Pero Saibara dice que la voluntad de cambiar de tema te ayuda a encontrar el equilibrio.

«Lo que aprendí es que esos dos o tres elementos, llevar algo del escenario a la plataforma, no es nada difícil. Es literalmente copiar y pegar”, dice. «Por lo tanto, puede que tenga un nombre extraño y es posible que no esté acostumbrado a él o no sepa exactamente lo que está haciendo, pero si puede proporcionárselo a su empresa audiovisual y es bueno para ellos, será bueno para usted».

No tiene por qué ser aterrador ni ser una solución de último recurso. En cambio, podría ser una oportunidad: un servicio dirigido a los tipos de asistentes a los que sus eventos personales tal vez no atiendan.

Para obtener más información sobre cómo EventMobi puede ayudarlo a organizar un evento híbrido exitoso, regístrese para una demostración gratuita