3 eventos que brindaron conexión y educación

Encontrar el equilibrio adecuado entre networking y educación al diseñar tus eventos no es imposible. Así es como se desarrollaron estos eventos.

Si las recepciones ruidosas y llenas de gente no logran la conexión humana que sus asistentes anhelan, intente ajustar su programa.

Beth Surmont, CMP-Becaria, FASAE, CAE

Existe una tensión creciente entre lo que los asistentes quieren obtener personalmente de un evento y lo que sus jefes (los patrocinadores) quieren como resultado de su participación. «Viajo a eventos para establecer contactos con mis amigos», nos dijeron una y otra vez, «pero mi jefe sólo aprueba mi viaje si ve muchas opciones educativas». «No quiero respaldar un despilfarro», dicen los patrones. «No los enviaré a pasar el rato en un bar abierto con sus amigos. Necesito que me traigan información práctica y procesable”.

¿Cómo terminamos tratando de resolver ambos? Overbooking eventos con contenido y dejamos que los participantes se conecten solos en recepciones y pasillos ruidosos. Y lo que estamos viendo, dos ciclos después de esta nueva era de eventos post-Covid, es que este modelo obsoleto está perdiendo rápidamente su atractivo.

En nuestros entornos de trabajo híbridos, a menudo estamos aislados de nuestros pares, y los eventos en persona brindan lo que se está convirtiendo en una oportunidad única de tener conversaciones cara a cara con profesionales que trabajan en los mismos tipos de temas que nosotros. Y es mucho más que una simple charla. Los participantes pueden intercambiar ideas, comparar, discutir, inventar, resolver, compartir e incluso simplemente disfrutar de la compañía de alguien que enfrenta desafíos similares.

La buena noticia es que podemos diseñar para esta tensión. Podemos crear el equilibrio adecuado entre conexión y educación ajustando los formatos de nuestros programas. Y la ventaja es que podemos ofrecer eventos que son más atractivos, ofrecen mayor valor y son más divertidos.

Hay varias maneras de lograr esto. Aquí hay tres ejemplos de éxito que hemos visto recientemente.

1. No esperes a divertirte. Todos conocemos el cronograma estándar de eventos y, por lo general, hay varias sesiones que debemos completar antes de pasar a lo divertido. Retrasamos la gratificación, y para eso está la gente, que es conectarse entre sí. El FLEX Summer Camp, un evento regional para ejecutivos de eventos, fue pionero en este modelo. Antes del orador inaugural, antes de agradecer al patrocinador, incluso antes de las palabras de bienvenida, los organizadores hicieron que la audiencia se dividiera en grupos de tres y pidieron a cada persona que compartiera algo bueno y algo con lo que necesitaba ayuda. El resultado fue una explosión instantánea de energía y conexión. De repente, todos en la sala parecían viejos amigos.

2. Conexión de un ingeniero en las sesiones. Cuando un cliente recientemente necesitaba que el equipo se sintiera más empoderado y alineado para tomar decisiones difíciles, diseñamos una sesión de escenario sólida, donde los equipos tuvieron que trabajar en un estudio de caso ficticio y decidir dónde realizar una inversión hipotética. El giro fue que cada uno de los caminos propuestos ofrecía relativamente iguales oportunidades buenas y malas. Los equipos tuvieron que trabajar juntos para discutir las opciones y llegar a un acuerdo sobre la decisión, que luego debían defender ante sus amigos. Además de desarrollar habilidades a través de aplicaciones en el mundo real, los equipos expresaron cuánto disfrutaron trabajando juntos en el problema.

3. Anime a los grupos a crecer orgánicamente. En julio, en la Convención Internacional de Destinos anual, una mujer me entregó una cinta con un extraño conjunto de iniciales (SWWGSD) mientras caminábamos por el pasillo y me dijo que asistiera a una recepción no incluida en la lista a las 4 p. m. Esa persona era Tammy Blount-Canavan. , presidenta y directora ejecutiva de Visit Seattle y fundadora de SWWGSD (Smart Women Who Get Sh*t Done), un grupo que creció orgánicamente a partir de unas pocas mujeres que se conectaron en la convención cada año. En la recepción de la convención DI de este año, unas 100 personas en la sala se celebraron entre sí e invitaron a los recién llegados a unirse al grupo prestando juramento. Al hacer espacio para esta comunidad orgánica, los organizadores generaron lealtad y conexión con el evento.

Ninguna de estas opciones requirió inversiones costosas, ni siquiera mucho tiempo para desarrollarse. Pero exigieron que los organizadores fueran intencionales a la hora de crear una conexión en sus eventos. Hagamos lo mismo. Cómo El arte de coleccionar La autora Priya Parker dice: “La conexión no ocurre por sí sola. Tienes que diseñar para ello”.

Beth Surmont, FASAE, CMP-Fellow, CAE, es vicepresidenta de estrategia y diseño de eventos para la agencia de marketing, estrategia y experiencia 360 Live Media.