Genere compromiso a través de mejores reuniones de capítulos locales

Los capítulos son un elemento fundamental de la gestión de una asociación. Son las raíces, donde los objetivos de colaboración y compromiso se convierten en acción.

A menudo se construyen en torno a lugares o causas específicas, con un enfoque más limitado que el que podría tener en una reunión anual. Es posible que algunos miembros del capítulo trabajen juntos; otros simplemente comparten una comunidad.

Pero, en última instancia, los capítulos ofrecen una oportunidad específica para la colaboración entre pares, con los eventos en el centro. Ya sea una experiencia estilo aula, un evento de networking o un happy hour, puede ser una excelente forma de estrechar lazos en el sector de eventos.

Como veterana de 40 años en eventos, Lynda Hoff, CMM, CMP, gerente de Eventos y Experiencia de Miembros de la Asociación de Enfermeras de Ontario, está muy familiarizada con las necesidades de los capítulos, tanto por su función actual, que supervisa los capítulos en todo el provincia. y su trabajo anterior con el capítulo de Toronto de Meeting Professionals International.

«El compromiso ha cambiado y cambiado a lo largo de las décadas, y seguirá haciéndolo a medida que avancemos», afirma. «Pero no creo que esa conexión personal, esa conexión humana, desaparezca jamás».

En muchos sentidos, comprender la participación del capítulo se reduce a comprender quiénes son los miembros de su capítulo y cómo deben ser atendidos. Y resulta que es posible que ya no necesiten estar en la misma habitación.

4 datos importantes sobre los capítulos de asociaciones

Los capítulos de la asociación no son un monolito, ni mucho menos. De hecho, pueden ser muy diferentes en forma y diseño. Algunos datos clave sobre cómo funcionan los capítulos:

1. Los capítulos están en gran medida vinculados a la organización principal.

Si bien los capítulos pueden tener su propia programación y estructura organizativa, están diseñados para funcionar dentro de un marco más amplio. Como señala el Informe de rendimiento y evaluación comparativa del Capítulo 2022 de Mariner Management & Marketing y BillHighway, más de las tres cuartas partes de los capítulos estudiados fueron arrendados o propiedad total de la organización matriz. Sin embargo, esto tiene límites: el punto de referencia encontró que sólo el 45% de los capítulos exigían que sus miembros se unieran a la organización principal.

2. Sin embargo, los capítulos pueden actuar de forma completamente autónoma.

Como señala McKinley Advisors, algunos capítulos pueden optar por un modelo autónomo, que permite al capítulo centrarse en las necesidades de los miembros del capítulo sin la influencia directa de la organización matriz. Esto puede conducir a relaciones más reactivas entre los capítulos, al mismo tiempo que se desconecta el capítulo de la organización nacional.

3. No es necesario que los capítulos estén orientados geográficamente.

En los últimos años, la tecnología mejorada ha permitido la creación de capítulos basados ​​en un área de interés en lugar de una ubicación, lo que ha llevado al surgimiento de «capítulos virtuales» en los que la gente colabora principalmente en entornos puramente digitales.

4. El recurso más importante que ofrecen los capítulos es la educación.

Según el Informe de evaluación comparativa y rendimiento de los capítulos, el 95% de los capítulos ofrecen eventos de desarrollo profesional, la oferta más popular del capítulo. El networking general, con un 82%, solía ser casi tan popular como la educación, aunque ha disminuido ligeramente en los últimos años, probablemente debido a la pandemia.

Comprenda a quién intenta llegar

Hoff deja en claro que, si bien los capítulos de ONA varían ampliamente en proximidad y tamaño, se crea una dinámica única dependiendo de en qué parte de Ontario se encuentre el capítulo.

Los capítulos de asociación tienen mucho que gestionar, y una de esas cosas es la distancia física, que puede ser un factor incluso entre capítulos individuales. ONA, un sindicato con más de 68.000 miembros, tiene capítulos en cinco regiones muy diferentes, lo que crea el potencial para experiencias de afiliación muy diferentes.

La Región 1, mayoritariamente rural, por ejemplo, cubre partes de la provincia a las que puede resultar difícil llegar en coche. Mientras tanto, la Región 3 tiene su sede alrededor de Toronto, la ciudad más grande de Canadá, lo que hace posible no sólo reuniones regulares del capítulo, sino también reuniones regionales frecuentes. En algunos casos, incluso se puede caminar por ellos, según Hoff.

«Pero en otras áreas donde el transporte y la distancia geográfica son grandes», pregunta, «entonces, ¿cómo lo hacemos?».

Además, no todos los miembros necesitan las mismas cosas de sus capítulos. La ONA, por un lado, tiene un contingente de miembros francófonos y miembros indígenas. Esto puede requerir ofertas especializadas, como herramientas de traducción. Además, los capítulos suelen ser una forma importante de presentar el edificio a las nuevas generaciones de estudiantes.

Los capítulos se definen tanto por su regionalismo como por su capacidad para atender a miembros con necesidades más específicas, y las reuniones de los capítulos deben reflejar esto.

Ofrezca a los miembros del capítulo contenido útil y conexión

Las reuniones de capítulo pueden adoptar muchas formas, pero el tipo más común implica desarrollo profesional. Con eso en mente, Hoff dice que es importante escuchar las necesidades de los miembros del capítulo para comprender las oportunidades educativas que son más importantes para ellos. Ella recomienda iluminar el evento a pequeña escala.

«En un evento de un capítulo pequeño, conoces a muchas personas allí y tienes la oportunidad de conectarte con aquellas personas que realmente pueden ayudarte a comprender cuál es ese problema, o brindarte un proveedor que pueda ayudarte o una guía». en algo que sabes que podrá resolver ese problema por ti”, dice. “¿Gran espacio para tienda de campaña? Quizás no tanto».

Pero como es probable que los recursos sean más escasos que en los eventos tradicionales, tampoco tengas miedo de robar ideas y modificarlas, dice Hoff. «No quiero reinventar la rueda».

Los eventos presenciales de los capítulos de ONA tienen ofertas limitadas de patrocinadores, como estaciones de café patrocinadas, pero el objetivo final es dejar espacio para las interacciones. Incluso si se trata de una reunión para llevar a cabo los asuntos básicos del capítulo, debe haber espacio para la creación de redes en cada evento, ya que la escala hace que dichas conexiones sean importantes.

«Ese espacio debe valorarse y ese tiempo debe apreciarse», añade. «Porque no te da muy a menudo.»

Lo bueno y lo malo de la integración tecnológica

La tecnología ha cambiado significativamente en los últimos años, hasta el punto de que a menudo domina la discusión, incluso cuando todos están en la misma sala. Hoff dice que los teléfonos inteligentes son el cambio más grande que ha visto en toda su carrera. Existe un riesgo constante de distracción.

«En un salón de clases, puedo decir: ‘Entiéndelo’, pero una vez que tratas con adultos, no lo ignoran», dice.

Sin embargo, no todo es malo. Hoff ve efectos secundarios positivos de la naturaleza rompehielos de la tecnología. Por ejemplo, antes era posible entrar a una reunión del capítulo y no conocer a nadie más que quizás el nombre o la voz de la persona que hablaba por teléfono. Pero esto ha cambiado significativamente en los últimos años.

«La tecnología me ha permitido verte físicamente», dice Hoff. «Y ahora, cuando estoy en persona contigo, soy como amigos perdidos hace mucho tiempo. Te reúnes, los conoces, sabes dónde podrías haber estado».

Mezcla virtual en eventos del capítulo

La incorporación de eventos virtuales ha creado nuevas formas para que los capítulos interactúen, haciéndolos menos vinculados a áreas geográficas. Como indica el informe de Mariner Management, los capítulos ahora tienen espacio para organizarse según la zona horaria y convertir los eventos del capítulo en eventos híbridos.

Los líderes suelen ser escépticos, pero aun así, los elementos virtuales hablan por sí solos, según Hoff.

«Vieron que se puede involucrar a alguien que tal vez no pueda asistir en persona por cualesquiera que sean sus circunstancias, pero aún así puede participar y llevar esas cuestiones de base a una mesa más grande», dice.

Sin embargo, en este contexto debe considerarse la adaptación. ONA utiliza EventMobi para ofrecer servicios de traducción automática para miembros francófonos. Y, por supuesto, los moderadores deben asegurarse de que las personas al otro lado de la línea no se pierdan en la confusión.

«Muchas veces escuchas a la gente decir: ‘Fui parte de un evento híbrido, estuve en persona’. Y los olvidamos en la pantalla’”, dice Hoff. «Hay que ser realmente intencional para asegurarse de que se incluya a las personas que aparecen en la pantalla».

Por otro lado, los eventos híbridos abren nuevas vías de patrocinio que tal vez no hubieran sido tan obvias antes, con oportunidades de integración de marcas, como la capacidad de publicar videos, que profundizan más de lo que era posible antes.

Es posible que el futuro de los capítulos sea un poco más amigable con la tecnología y menos dependiente de la geografía, y las integraciones de eventos virtuales podrían ser la manera de llegar allí.

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