Seis formas de aprovechar el impulso de su reunión anual

Una reunión anual es muchas cosas: una reunión, una experiencia y una forma de establecer conexiones.

Reunir a miles de personas apasionadas por una misma causa o industria es una estupenda manera de conseguir un chute de energía durante unos días. (Esto es especialmente cierto una vez que llega al recinto de la feria comercial). Cuando finalice el evento, es probable que los asistentes se sientan bastante bien con su asociación.

Pero una reunión anual dura sólo tres días al año, tal vez cuatro. ¿Hay alguna manera de mantener esas buenas vibraciones después de que todos se hayan ido a casa?

El director de ventas de EventMobi, Ian Webb, así lo cree. Como veterano de la industria de eventos con sede en el Reino Unido que ha asistido a cientos de eventos a lo largo de sus 20 años de carrera, lo ha experimentado todo y sabe cómo los grandes eventos pueden centrar a toda una organización.

«La reunión anual siempre ha sido lo más destacado del año tanto para la asociación como para sus miembros, especialmente las asociaciones médicas, científicas o técnicas en las que he realizado gran parte de mi trabajo», dijo Webb en una entrevista.

¿Qué hace que un evento personal sea tan poderoso y cómo se puede llevar la antorcha de un gran evento durante todo el año? Aquí hay algunas ideas que pueden hacerte pensar:

El poder de la educación presencial

Después de unos años de transición abrupta e inesperada para la industria de eventos, las reuniones en persona han resurgido: más fuertes, más nítidas y más enfocadas que nunca. El sector de reuniones ha mostrado resiliencia, incluso en medio de panoramas presupuestarios cambiantes e incertidumbre económica, y las asociaciones han encontrado impulso en reuniones que se inclinan hacia las fortalezas tradicionales de la interacción personal y experiencias de eventos únicas. ¿El resultado? Muchas organizaciones están produciendo mejores reuniones que nunca.

Para cada PCMA convocarel 30 de Estudio de mercado de reunionesEl interés por las reuniones personales ha aumentado significativamente: el 40% de los encuestados informó un aumento en la asistencia en comparación con los días previos a la pandemia.

Pero dicho esto, el creciente interés no significa necesariamente que los asistentes quieran la misma experiencia educativa tradicional de la reunión anual. Saber que más personas vendrán en persona, dice Webb, abre una oportunidad para crear elementos más interactivos que alteren los eventos, ofreciendo algo distinto de lo que se obtiene en la pantalla de una computadora portátil.

«Creo que ahora, cada vez más, las oportunidades de conocer, aprender y colaborar en persona son obviamente enormes», dice Webb. «Ahora hay un enfoque en eventos que son más que una experiencia diseñada y una experiencia inmersiva de cómo se entrega ese contenido».

(En otras palabras, menos conferencias, más sesiones prácticas).

Lleve la educación a casa

La escala de los eventos es tal que las reuniones anuales tienen espacio para cubrir tanto temas extremadamente amplios en conferencias magistrales como ofertas educativas limitadas en sesiones de trabajo, y ambos se unen para ofrecer un resultado más satisfactorio. Pero el problema es que las opciones limitadas suelen ser tan abundantes que compiten por su atención. Esto, dice Webb, es en secreto una gran oportunidad de participación para las asociaciones.

«Ahora debería haber oportunidades para continuar interactuando con ese contenido, aprender y recibir esa educación fuera del evento en sí», dice.

En cierto modo, tener muchas sesiones atractivas es bueno porque fomenta el «miedo a perderse algo» entre los asistentes. Pero esto podría ser potencialmente perjudicial, si la abundancia de opciones significa que quienes asisten pierden esas oportunidades educativas.

«No podré asistir a todas esas sesiones», afirma. «No voy a poder acceder a todo ese contenido en una conferencia de tres días, pero creo que es probable que la oportunidad se presente ahora».

Cómo se ve? Webb sugiere grabar tantas sesiones como sea posible, con la idea de que las ofertas de contenido se puedan convertir en ofertas educativas digitales a pedido o seminarios web posteriores al evento; sin embargo, se resuelve el problema de FOMO y se hacen que las ofertas educativas duren más allá del evento en sí. . (Además, ¡imagina todas las formas en que puedes crear excelente contenido de eventos para tus miembros!)

No abandones el híbrido todavía

Dicho esto, existe un riesgo real de perder la oportunidad en medio de una reversión pospandemia. Como dice el informe PCMA Convene, el 42% de los encuestados dijeron que volverían a estar completamente en persona sin un elemento digital, en comparación con el 24% que transmitía en tiempo real y el 21% que ofrecía eventos asincrónicos.

En otras palabras, es posible que la puerta híbrida se cierre antes de que haya explorado adecuadamente su valor posterior al evento. Webb dice que ahora es el momento de repensar lo que es posible con los eventos, porque pueden tener valor no sólo desde el punto de vista del compromiso, sino también financiero.

«Creo que, como parte del diseño del evento de una manera ligeramente diferente, tenemos que pensar en el evento no como una conferencia de tres días donde se utiliza esa educación, ese contenido», dice Webb. «Hay que asegurarse de brindar oportunidades para involucrarse con eso fuera de la conferencia misma».

Mantenga a los asistentes en contacto

Otro beneficio de crear oportunidades de participación fuera del evento es que puede aprovechar las conexiones que los asistentes establecen durante la conferencia.

Conectarse con personas reales es, por supuesto, una de las mejores partes de asistir a una reunión anual. Si vas a asistir a todas estas sesiones interactivas, probablemente harás algunos amigos. Y aunque tácticas como ofrecer etiquetas con nombres bien diseñadas pueden ayudar a romper el hielo, el hecho es que sólo una relación de networking sólida empieza en una reunión anual.

Pero mantenerse conectado con esas personas es otra tarea completamente diferente. Afortunadamente, las aplicaciones de eventos (a menudo utilizadas durante el evento en sí y luego olvidadas hasta el próximo evento) están bien posicionadas para ayudar.

Webb señala que herramientas como EventMobi, aunque inicialmente diseñadas para la comunicación durante el evento, ahora «le permiten continuar las conversaciones que tuvo durante el evento, conectándose y continuando después del evento».

Tal vez cambie el alcance de cómo ves tu aplicación de eventos, pero dada la reciente interrupción de redes sociales como X (anteriormente Twitter), ¿es eso algo malo? Puede que sea simplemente la oportunidad de fortalecer sus canales de medios.

¿Otro factor para ampliar el alcance de las reuniones anuales más allá del evento actual? ¡Patrocinadores! Como escribió el año pasado el creador de Association Chat KiKi L’Italien, es importante dejar de mirar las relaciones con los patrocinadores en términos de sus conferencias y, en cambio, sintonizar más ofertas durante todo el año que puedan tener más sentido para las organizaciones que intentan llegar. sus miembros durante todo el año. .

Al combinar elementos de eventos presenciales con ofertas digitales durante todo el año, añade Webb, también significa que se obtienen los beneficios de ambos mundos, incluido el pop del marketing de eventos y el enfoque más granular favorecido en la esfera digital, lo que hace posible patrocinadores para realizar un seguimiento de cuánta atención reciben sus perfiles a lo largo del año, por ejemplo.

«Creo que el paquete tradicional de patrocinio de eventos se puede trascender ahora a una oferta diferente utilizando la tecnología», afirma.

Aproveche los eventos como catalizador para el compromiso y la retención

Una reunión anual es, en última instancia, una oportunidad para poner todas las canicas en una sola canasta. En cuanto a las oportunidades de participación de los miembros, es la carrera de 100 metros.

Pero no hay razón para poner toda su energía colectiva en un evento en beneficio de su asociación, cuando también hay muchas oportunidades de correr un maratón durante todo el año. Hay espacio para ambas estrategias.

“Creo que si empiezas a seguir ese camino, de alguna manera puedes ir a otra área. De hecho, eso puede aportar valor a la retención y al crecimiento de la membresía en su conjunto. Así que definitivamente creo que ahora es mucho más fácil unir la estrategia del evento y la estrategia de membresía de la asociación en una conversación lineal”.

En el pasado, este tipo de enfoque integrado y de círculo completo que vincula los eventos personales con una estrategia de participación de los miembros durante todo el año podría haber seguido siendo dominio de la asociación con decenas de miles de miembros y un presupuesto acorde. Pero herramientas como EventMobi pueden ayudar a cerrar el círculo, incluso para asociaciones más pequeñas que tal vez no tengan el presupuesto necesario para satisfacer sus ambiciones. (¡O eso pensaban!)

Sin embargo, en última instancia, el panorama en torno a la tecnología de eventos está cambiando, al igual que nuestra forma de pensar sobre lo que constituye una buena reunión anual. Y es probable que nuestras tácticas cambien para reflejar eso.

Para descubrir cómo EventMobi puede ayudarlo a crear reuniones y eventos más atractivos durante todo el año, regístrese para una demostración gratuita.