Los mejores consejos para los organizadores de reuniones sobre cómo trabajar con oradores

Encontrar oradores para conferencias y eventos puede ser una tarea difícil. ¿Estamos eligiendo al orador adecuado? ¿Qué cobra el orador por una tarifa justa? ¿Cómo sabemos si el orador puede transmitir el mensaje correcto a nuestra audiencia? ¿Es el orador el socio estratégico y adecuado para nuestra conferencia?

Los consejos que se describen aquí ofrecen una descripción general de alto nivel de las preguntas que los organizadores de eventos y reuniones deben formular a los oradores como parte del proceso de contratación. También describimos los mejores consejos para que los oradores los comenten con los planificadores, para que usted, el planificador de la reunión, esté al tanto de los desafíos que enfrentan los oradores.

Los consejos aquí se basan en el taller «Construyendo relaciones: planificadores y oradores», presentado por The James Bond of Speaking, Kenyon Salo y Al Wynant, cofundador y director ejecutivo de Eventinterface en EventTechHub. Puedes ver el taller completo de forma gratuita registrándote aquí.

Para organizadores de reuniones y eventos: las 3 preguntas principales para hacerles a sus posibles oradores.

1. ¿Cuál es la inversión total que tendré que hacer?

• ¿Cuál es la tarifa del orador y qué otros costos habrá que cubrir? ¿Viajes, hotel, depósitos?
• ¿La experiencia del orador es proporcional al cargo del orador?
• ¿Tiene el orador experiencia en presentaciones ante su tipo de audiencia y con el tema?
• ¿Su pago es competitivo en el mercado?

2. ¿Cuál es el nivel de experiencia del orador para ser orador y el tema?

• ¿El orador es miembro de una asociación profesional de oradores y es miembro de alguna organización o asociación relacionada con el tema que se presenta?
• El orador es alguien reconocido en la industria como experto en el tema, o él/ella
• ¿Más generalista?
• ¿El orador adapta la presentación a su audiencia o es una presentación enlatada que se repite con frecuencia?
• ¿Cuál será el impacto del orador en su audiencia? ¿Puede el orador compartir ¿Resultados de otras conversaciones? ¿Puedes hablar con los planificadores anteriores que contrataron al orador?

3. ¿Será el orador un gran socio, un socio estratégico con quien trabajar?

• ¿Es fácil trabajar con el orador?
• ¿El orador investiga su audiencia, organización y tema a discutir para personalizar la presentación?
• ¿El orador atraerá audiencia, inscripciones? ¿Apoyará él/ella sus esfuerzos de marketing?
• ¿Podrá el orador interactuar con los asistentes antes, durante y después del evento?
• ¿Está el orador dispuesto a utilizar herramientas actualizadas de presentación y participación?

Para oradores: Las 3 preguntas principales para hacerle al planificador que busca contratarlo.

1. ¿Cuál es el propósito del evento y quiénes estarán entre la audiencia?

• ¿Cuál es el propósito del evento? ¿Los resultados deseados?
• ¿Quién asistirá al evento? ¿Cuál es su conocimiento sobre el tema a discutir? ¿Qué edad tienen? ¿Demografía de la audiencia?

2. ¿Cómo entregarás tu mensaje?

• ¿Cuál será el entorno en el que estás hablando? ¿Escenografía, iluminación, tecnologías de presentación que se utilizarán? ¿Cómo está configurada la sala? ¿Qué tamaño tendrá mi audiencia? ¿Cómo se distribuirán los materiales: electrónicamente o en papel? ¿Hay acceso a Wi-Fi?
• ¿Tendrán los oradores acceso a herramientas de participación previas al evento para comunicarse con los asistentes y ayudar a dar forma a las presentaciones? ¿Lo mismo ocurre con el compromiso durante y después del evento?
• ¿Dónde encajará la presentación en el programa? Si lo contratan como orador principal, asegúrese de que sea la última sesión de la agenda.
• ¿Tendrás acceso a la sala antes de tu sesión para probar TODO el equipo y familiarizarte con la sala?

3. ¿Comentarios posteriores al evento?

• ¿El planificador compartirá comentarios con usted después del evento? 
• ¿Habrá oportunidades para continuar interactuando con la audiencia después del evento?
• Como orador, ¿compartirá sus comentarios con el planificador?

SOBRE LOS TALLERES

EventTechHub ofrece esta serie de talleres educativos. Cada sesión virtual abordará un tema que abordan los planificadores de reuniones y sus proveedores al planificar y ejecutar conferencias y eventos. Durante cada taller escucharemos consejos de ambos lados del pasillo, lo que resultará en una mejor comprensión de nuestras oportunidades y desafíos trabajando juntos. ¿Interesado en conocer futuros talleres? Suscríbete a nuestro boletín aquí.

Source link